Pada dasarnya, mengelola stok barang dalam gudang bukanlah hal yang sulit. Asal, Anda tahu bagaimana cara menjalankan manajemen gudang dengan benar. Kesalahan dalam mengelola stok barang dapat menimbulkan kerugian besar, apalagi jika stok tersebut merupakan barang atau bahan yang bernilai tinggi.
Agar dapat menjaga stok barang di dalam gudang dengan baik dibutuhkan sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan. Di sinilah peran penting manajemen gudang dalam bisnis Anda.
Memahami Pengertian Gudang (Sumber: Pexels.com)
Sebelum membahas pengertian manajemen gudang, kita perlu mengetahui apa itu gudang. Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara.
Manajemen gudang (warehouse management) merupakan pengelolaan dari aktivitas yang saling berhubungan untuk melakukan penyimpanan barang sementara. Alur pengelolaan penyimpanan stok barang di gudang terdiri dari penerimaan bahan baku/barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan dan pencatatan stok barang terkini.
Kegiatan manajemen gudang terdiri atas beberapa aktivitas sederhana yaitu:
1. Administrasi
Proses pancatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara akuntansi, pengendalian dokumen dan authorisasi, sampai pelaporan stok barang.
2. Penerimaan Barang
Aktivitas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang diatur dengan prosedur untuk memastikan barang tetap dalam kondisi baik dan aman. Aktivitas penerimaan barang diatur sepenuhnya untuk memetakan besaran dana dan produk yang didapatkan oleh perusahaan.
Salah Satu Fungsi Gudang untuk Pengiriman atau Penyimpanan (Sumber: Pexels.com)
Gudang memang memiliki fungsi pokok sebagai tempat penyimpanan. Namun ternyata masih ada fungsi lain dari gudang, di antaranya:
Beberapa perusahaan menggunakan gudang sebagai tempat assembling yaitu untuk merakit produk yang dipesan oleh klien atau pelanggan.
Sebagai dispatching untuk penyimpanan mau pun pengiriman. Dengan ini proses produksi suatu barang bisa dikendalikan dan sesuai dengan schedule yang ditetapkan.
Perusahaan menggunakan gudang juga sebagai inbound dan outbound consolidation. Inbound consolidation merupakan proses di mana barang-barang dikonsolidasi terlebih dahulu di dalam ruang penyimpanan sebelum masuk proses produksi. Sedangkan outbound consolidation ialah menempatkan barang-barang yang diproduksi dan dikonsolidasi sebelum nantinya diserahkan kepada pelanggan.
Gudang dijadikan sebagai tempat penyimpanan yang berfungsi untuk melakukan perawatan produk. Apalagi jika barang dagangan yang dimiliki perusahaan memang perlu ditempatkan di ruangan yang baik agar kualitas barang tetap terjaga.
Gudang juga digunakan untuk tempat pengepakan suatu produk sebelum diserahkan ke pelanggan. Di gudang pula pemilihan pesanan dilakukan sebelum dilanjutkan ke proses selanjutnya. Di ruang penyimpanan ini pula dilakukan aktivitas penyortiran dan pemeriksaan barang dalam kontainer sampai dikirim ke pelanggan.
Memahami Peerbedaan Gudang Terpusat dan Multi Gudang (Sumber: Pexels.com)
Perbedaan utama terletak pada lokasi gudang. Gudang terpusat terletak di satu tempat saja, sedangkan multi gudang tersebar di berbagai tempat.
Gudang terpusat memiliki kelebihan yaitu pengeluaran biaya gudang lebih murah, tidak memerlukan banyak karyawan untuk mengontrol dan mengelola gudang, memudahkan dalam proses distribusi barang karena terletak di satu tempat.
Multi gudang juga memiliki kelebihan yaitu, segala jenis kerusakan atau risiko buruk pada barang dapat dicegah dan mudah diatasi. Seperti misalnya, ketika terjadi bencana alam di satu lokasi gudang, perusahaan tidak perlu khawatir karena masih memiliki lokasi gudang di tempat lain. Selain itu, proses pengiriman barang ke pelanggan akan lebih cepat, karena jumlah gudang yang tersebar di berbagai wilayah tidak hanya satu lokasi.
Mana yang paling baik untuk usaha Anda? Sesuaikan dengan target, lokasi, pelanggan, dan jumlah produk yang dimiliki. Memilih jenis gudang harus dipertimbangkan secara matang untuk menghindari kerugian.
4 Proses Manajemen Gudang (Sumber: Pexels.com)
Barang baru datang harus terlebih dulu dimasukkan ke dalam sistem manajemen pergudangan. Hal ini memudahkan karyawan untuk mengupdate database barang di dalam gudang penyimpanan.
Proses input barang yang baru datang menggunakan input data PO (Purchase Order) yaang dapat dilakukan baik secara otomatis maupun manual oleh departemen pembelian. Proses ini bertujuan untuk adanya keseuaian data antara barang yang datang dengan kebutuhan di dalam gudang.
Setelah proses receiving (penerimaan), selanjutnya barang diletakkan pada gudang yang disebut dengan istilah putaway. Proses ini untuk memberi informasi yang akurat mengenai di mana barang yang diterima diletakkan. Proses ini mendukung sistem FIFO/FEFO (First In First Out/First Expired First Out)
Proses ini untuk menunjang operasional pengeluaraan barang dalam gudang (picking and delivery) terhadap barang-barang yang akan dikirimkan kepada para pelanggan dan membantu operator gudang dalam mencari lokasi barang-barang yang akan dikeluarkan.
Setelah mereka melakukan proses picking, barang-barang tersebut akan dikirimkan kepada para pelanggan. Mereka harus dipandu dengan informasi barang-barang yang akan dikirimkan atau diberangkatkan ke tujuan tertentu.
Karyawan akan mendapatkan informasi order/pesanan dari para customer melalui sticker barcode yang ditempelkan pada tempat karton yang akan dikirimkan. Sticker barcode tersebut akan menunjukkan secara pasti jumlah barang yang diambil dari dalam gudang.
Stock Take bertujuan untuk menyesuaikan stok fisik dan stok komputer. Stock take merupakan proses menghitung satu per satu barang-barang di dalam gudang untuk memastikan kecocokan antara barang fisik dengan data dalam komputer.
Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan stock update yang sesuai antara data computer dan barang fisik. Proses ini sangat menguras tenaga,waktu dan juga membutuhkan jumlah pekerja gudang yang banyak.
Setelah para pekerja melakukan perhitungan barang untuk memastikan kesesuaian antara barang fisik barang dan data komputer, selanjutnya report stock take akan dicetak. Laporan tersebut harus dapat memastikan tidak ada selisih antara fisik barang dan data stok di dalam komputer.
Proses reporting juga penting dalam manajemen gudang. Laporan yang terdapat pada sistem manajemen gudang ini harus dapat menjelaskan banyak hal yang berkaitan dengan stok barang yang tersedia di dalam gudang secara valid. Laporan tersebut sewaktu-waktu bisa digunakan oleh perusahaan untuk membuat keputusan atau kebijakan.
Baca Juga: 4 Kelebihan Aplikasi Stok Barang, Salah Satunya untuk Stock Opname
Manajemen Gudang Mempercepat Pengiriman Barang ke Konsumen (Sumber: Pexels.com)
Memastikan penyimpanan stok yang memadai di gudang terdekat berdasarkan permintaan terencana atau mendadak dalam jumlah banyak dapat dipenuhi dengan mengambil inventori dari beberapa gudang. Penyatuan stok juga bisa dilakukan untuk tujuan seperti drop shipping dan stock cross-docking.
Tata letak gudang menentukan seberapa cepat dan akurat barang diambil dan dikirim. Manajemen guudang memastikan stok barang sesuai dimensi, bentuk, dan ruang penyimpanan untuk mengelola penyimpanannya dengan lebih baik.
Salah satu kesulitan dalam pengelolaan multi gudang yakni menentukan kapan harus re-order. Ini disebaban oleh stok yang tersebar di berbagai lokasi. Manajemen Gudang dapat terus memantau jumlah persediaan stok sehingga manajer bisa langsung menghubungi pemasok bila persediannya berkurang.
Dengan adanya manajemen gudang yang baik, maka Anda turut mengurangi risiko kerugian yang mungkin terjadi di masa depan. Risiko kerugian yang dimaksud ialah seperti kerusakan barang yang disimpan terlalu lama hingga pengurangan biaya logistik. Gudang yang notabenenya sebagai tempat transit, distribusi dan terminal konsolidasi, bisa dimanfaatkan dengan baik sesuai fungsinya jika manajemen gudang dilakukan dengan benar.
Mendorong penyajian informasi stok secara real time. Anda bisa mengetahui jumlah stok, berapa stok yang mengalami kerusakan dan berapa jumlah unit yang masih dalam proses hingga yang sudah jadi. Anda mampu memperhitungkan biaya lebih mendetail dan sesuai dengan data di lapangan. Hal ini tentu memudahkan Anda dalam menyusun dan membaca laporan terkait.
Informasi terkait gudang juga diperlukan untuk mengambil kebijakan dalam perusahaan khususnya dalam hal produksi dan logistik. Informasi gudang dibutuhkan untuk menetapkan harga pokok penjualan yang nantinya digunakan untuk memperhitungkan untung rugi yang diperoleh perusahaan. Data gudang juga diperlukan sebagai pembanding dengan data sebelumnya demi mengambil kebijakan perusahaan yang tepat.
Manajemen gudang juga diperlukan untuk mengidentifikasi kecurangan dan kelalaian yang mungkin terjadi pada perusahaan. Manajemen gudang bisa dijadikan sebagai bentuk pengawasan, kontroling dan perencanaan persediaan barang yang ada.
Cara Mudah Menjalankan Manajemen Gudang (Sumber: Pexels.com)
Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah membuat data yang akurat. Hal ini karena data gudang terdiri dari data pembelian, stok barang, dan juga penjualan. Ada baiknya Anda mengetahui data penjualan periode yang lalu, data penjualan saat ini, serta target pemasaran dan forecast penjualan periode berikutnya. Data yang akurat diperlukan untuk menentukan forecast penjualan dan untuk mengetahui seperti apa rencana pemasaran dan target Anda.
Memiliki item yang mencapai jumlah hingga ratusan ribu menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Membuat forecast persediaan stok barang tidak mudah karena Anda harus mengecek alur stok barang. Namun, jika Anda tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik, Anda akan memiliki risiko kehilangan stok barang baik dalam jumlah kecil hingga jumlah besar.
Salah satu cara dalam sistem manajemen gudang yang harus perusahaan terapkan adalah melakukan pengecekan kembali sebelum memasukan barang ke gudang. Pengecekan kembali bisa perusahaan lakukan sebelum memberikan kode agar perusahaan dapat mengecek ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam stok gudang. Pengecekan ini juga bisa membantu perusahaan untuk mengetahui barang mana yang memiliki kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya di gudang atau warehouse. Untuk barang yang sudah teridentifikasi mengalami kecacatan, Anda dapat mengumpulkannya ke dalam suatu tempat dan berikan tanda khusus.
Ketika Anda mencampur stok barang lama dan baru di satu tempat, baik dengan disengaja atau tidak hanya akan membuat Anda bingung dalam pemasukan dan pengecekan data stok barang. Memisahan stok barang lama dan baru berguna juga untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang sudah terjual ataupun yang belum terjual.
Perusahaan bisa membuat jadwal pembelian kepada supplier untuk memudahkan perusahaan dalam mengerjakan forecast. Selanjutnya, perusahaan juga bisa membuat jadwal penerimaan dan pengiriman barang.
Mengatur Tatat Letak Gudang (Sumber: Unsplash.com)
Pertama perusahaan harus mengetahui karakter stok barang, kemudian perusahaan dapat mengatur tata letak gudang. Hal ini juga penting untuk perusahaan yang bergerak dibidang bisnis ritel yang beberapa barangnya memiliki masa kadaluarsa.
Ketika Anda ingin mengatur dan mengelola stok barang di gudang, pastikan Anda sudah menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok Anda tersebut. Meskipun bisnis Anda terbilang masih cukup kecil, sebaiknya Anda sudah mempersiapkan tempat khusus tersebut untuk menimbun stok tersebut.
Pemberian kode pada tiap barang akan sangat membantu Anda ketika melakukan penjualan barang. Sehingga Anda dan pelanggan tidak bingung ketika melakukan transaksi. Sebagai contoh, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode HJ berwarna hijau, maka Anda sebagai penjual akan secara langsung paham dengan apa yang ditanyakan dan dipesan oleh pelanggan.
Pencatatan persediaan secara rutin dilakukan setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Anda bisa melakukan stok opname secara berkala sesuai kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang
Pengelolaan barang tidak bisa dianggap sepele. Apalagi di era yang super canggih seperti saat ini dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dirancanglah software yang mampu mengontrol persediaan gudang yang dimiliki. Penggunaan software kelola stok juga mengurangi risiko human error saat meng-input data maupun pengawasan. Selain itu software kelola stok juga mampu memberikan informasi yang real time dan lebih cepat dalam menyajikan laporan.
Baca Juga: Cara Sederhana Membuat Laporan Stok
Melihat fungsi-fungsi gudang di atas tentu Anda paham kenapa manajemen gudang menjadi salah satu aspek penting dalam menjalankan usaha. Gudang sebenarnya bukanlah urusan stok belaka, namun juga bisa merambat ke manajemen lain seperti manajemen produksi dan manajemen keuangan.
Untuk mempermudah bisnis Anda, akan lebih baik untuk mempertimbangkan menggunakan software akuntansi online yang bisa diakses secara realtime. Fitur lengkap yang dimililki software akuntansi online, Beecloud membantu mengatasi manajemen keuangan, pengontrolan stok, dan pemantauan hutang dan piutang.
Coba gratis klik di sini atau klik gambar di atas.
