Tidak Bisa Edit atau Void Pembelian Beecloud - Error Qty Tidak Boleh Minus

Hallo Pebisnis

Pernahkah menjumpai gagal edit atau gagal void transaksi pembelian "qty tidak boleh minus.." pada program Beecloud?

Pada panduan kali ini akan dijelaskan mengenai muncul keterangan error ketika ingin edit pembelian, errornya seperti pada gambar dibawah ini:

Gambar 1. Error Qty Tidak Minus

Keterangan errornya adalah item dengan kode 001063 dan dengan nama KAOS BEE MERAH, stocknya tidak boleh minus pada gudang Gudang.

Maksud error tersebut adalah, jika pembeliannya berhasil di edit atau void, maka akan menyebabkan stocknya minus, dan Beecloud akan block aktivitas yang menyebakan stock minus. Jadi sebelum di edit atau void, kondisi stocknya memang tidak minus. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai error tersebut:

• Penyebabnya karena sudah ada transaksi Penjualan atau Penyesuaian Stock atau Stock Keluar atau Transfer Stock pada item tersebut, dan pada gudang yang sama dengan gudang pembeliannya.

• Jadi, misalkan input item baru, yaitu item a, b, c. Kemudian input Pembelian item a, b, c. Setelah input pembelian tersebut, ada input penjualan untuk item c. Maka pembelian tersebut sudah tidak dapat di edit maupun void.

• Contoh kasus lain, misalkan kemarin input pembelian item a 3 PCS, kemudian hari ini input pembelian lagi untuk item a 3 PCS. Lalu input penjualan 4 PCS. Maka baik pembelian yang kemarin maupun hari ini tidak akan bisa di edit maupun void.

• Kenapa bisa menyebabkan stocknya minus jika berhasil edit? Contoh beli 3, kemudian beli 3 lagi, kemudian jual 4. Jika salah satu pembelian di edit maupun di void, maka stock akan menjadi -1. Karena untuk proses edit pada Beecloud adalah dengan menghilangkan stock pada tranasaksi pembelian terlebih dahulu, kemudian di input ulang. Jadi kalau dalam rumus matematika, jika ada edit atau void, stock nya akan terhitung seperti 3+3-4-3= -1

• Contoh lain misalkan beli item a 100 PCS, kemudian dijual 2 PCS saja. Maka ketika di edit maupun void, yang terjadi adalah 100-2-100= -98. Oleh karena itu tidak bisa edit maupun void pembelian tersebut.

• Maksud dari edit disini adalah, baik edit nama supplier saja, atau nama item saja, atau qty item saja, atau termin pembelian saja, atau cabang pembelian saja, dst, tetap saja tidak bisa edit pembelian tersebut.

BISA EDIT PEMBELIAN JIKA:

• Jika kemarin input pemblian untuk item a 3 PCS. Kemudian hari ini input pembelian lagi untuk item a sejumlah 3 PCS. Lalu ada penjualan item a sejumlah 2 PCS. Maka pembelian pertama maupun kedua masih bisa di edit maupun void.

• Jika input pembelian untuk item a, b, c kemudian ada penjualan untuk item d, maka pembelian tersebut masih bisa di edit maupun void.

Kemudian bagaimana untuk solusinya? Solusi yang paling kami sarankan adalah void / hapus transaksi Penjualan atau Penyesuaian Stock atau Stock Keluar atau Transfer Stock, yang berkaitan dengan item yang dibeli dan yang di input setelah pembelian tersebut dan pada gudang yang sama dengan gudang pada pembelian tersebut.

Kenapa kami sarankan demikian? Agar laporan - laporan nya masih rapi. Karena jika pembeliannya salah input harga beli, salah input diskon per item, atau salah centang harga termasuk pajak atau lupa tidak centang harga termasuk pajak, maka pada dasarnya HPP barang juga salah. Jadi kami sarankan void penjualan juga karena penjualannya memakai hpp yang salah.

Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Cek Laporan Kartu Stock
   • Buka terlebih dahulu Pembelian yang mau di edit, guna cek tanggal pembelian, item yang dibeli, dan diarahkan ke gudang mana. Untuk cek nya bisa di menu Pembelian - Daftar Pembelian, jika sudah ketemu silahkan klik Preview (simbol mata). Contoh seperti foto berikut:
     

     Gambar 2. Pembelian Yang Ingin Di Edit

   • Pembeliannya pada tanggal 06 07 2021, ada 3 item yang dibeli, kemudian gudang mengarah ke Gudang.
   • Selanjutnya, masuk ke menu Stock - Laporan Stock - Laporan Kartu Stock. Silahkan filter sesuai dengan Detail Pembelian yang sudah di cek tadi.
   • Preview laporannya untuk setiap item yang dibeli. Contoh seperti foto berikut:
     

     Gambar 3. Kartu Stock Kaos Bee Kuning

     

     Gambar 4. Kartu Stock Kaos Bee Merah

     

     Gambar 5. Kartu Stock Kaos Bee Biru

     Terlihat bahwa setelah pembelian nomor BL00001049 sudah ada 2 nota penjualan untuk Kaos Bee Kuning, ada 1 penjualan untuk Kaos Bee Merah, dan belum ada penjualan untuk Kaos Bee Biru.

2. Void Penjualan
   • Karena nomor nota 3 penjualan tersebut berbeda semua, maka harus void 3 nota penjualan tersebut agar bisa edit pembeliannya.
   • Silahkan masuk menu Penjualan - Daftar Penjualan, kemudian cari nomor penjualannya lalu void (simbol keranjang sampah).
     

     Gambar 6. Void Penjualan

     CATATAN

     Sebelum void, pastikan sudah punya arsip Invoicenya, baik berupa PDF maupun hasil cetaknya
3. Edit Pembelian
   • Selanjutnya silahkan Edit pembeliannya. Klik menu Pembelian - Pembelian, cari nomor pembeliannya kemudian klik edit (simbol pensil).
     

     Gambar 7. Edit Pembelian

   • Silahkan edit pembeliannya. Jika sudah, bisa klik Simpan.
   • Dalam contoh kali ini, yang di edit adalah harga beli Kaos Bee Biru..
     

     Gambar 8. Sebelum Edit

     

     Gambar 9. Sesudah Edit

4. Input Ulang Penjualan
   • Langkah terakhir adalah input ulang penjualan yang sudah di void tadi.

Solusi lain jika Anda ingin edit pembelian, dan yang di edit adalah selain:

• Harga beli

• Diskon per item

• Salah centang/lupa centang harga termasuk pajak

(Baca Juga : Solusi Lain Agar Bisa Edit Pembelian - Stock Masuk)

Jika ingin merubah jumlah stock, dan hpp stock tanpa melalui edit pembelian, maka bisa melalui Penyesuaian Stock

(Baca Juga : Penjelasan 3 Metode Penyesuaian Stock)