Cara Membuat Master Item di BeeAccounting

Halo Pebisnis..

Master item adalah dokumen yang menyimpan data item - item barang pada perusahaan

Ikuti Panduan berikut untuk Cara Membuat Master Item di BeeAccounting

1. Masuk pada menu |Master| - |Item| - |Item|
   

   Gambar 1. Master Item

2. Klik |New| untuk membuat Baru Item
   

   Gambar 2. Klik New

3. Pada Tab Master terdapat 7 Tab, Pertama Tab Spesifikasi
   

   Gambar 3. Tab Spesfikasi

   • Kode Item
     Secara default sistem akan mengisinya dengan isian "AUTO" ini berarti Kode Item yang nantinya akan anda gunakan secara otomatis akan di Generate oleh sistem. Silahkan ganti isian "AUTO" jika ingin membuatk Kode Item sendiri.
     Tips : Jika Anda Membuat Kode Item sendiri lebih baik menggunakan singkatan / inisial dari Nama Barang tersebut, karena akan mempermudah anda dikemudian hari.
   • Barcode
     Diisi dengan kode Barcode item tersebut. Karena kolom ini Optional, jadi silahkan digunakan jika Kode Item dengan Kode Barcode ingin anda bedakan mungkin karena kode barcode mengikuti dari pabrik (vendor).
   • Nama Item
     Diisi dengan Diskripsi atau Nama Item.
     Tips : Dalam membuat nama barang mohon Diperhatikan urutan penulisannya, karena akan memudahkan anda dalam pencarian item tersebut. Urutan Penulisan : <Nama Barang / Jenis Barang> <Merk> <Model> <Warna> <Ukuran>
     Contoh : Shampo LifeBoy Merah 25ml (Shampo LifeBoy Merah 25ml)
   • Item Alias
     Diisi dengan nama lain dari barang tersebut. Karena kolom ini Optional, maka tidak masalah jika dikosongi.
   • Item Grup
     Diisi dengan Jenis Item / Barang berdasarkan Master Grup Item yang telah dibuat sebelumnya. Untuk menambah / mengubah / menghapus Item Grup masuk ke |Master| - |Jenis Item| - |Grup|
   • Jenis
     Diisi Tipe Item / Barang : Jasa, Barang Jadi, Paket dll. Silahkan ganti sendiri Tipe item yang anda inginkan.
     NB : Tipe Item ini tidak dapat dirubah (locked) setelah master item sudah anda simpan
   • Merk
     Diisi dengan Merk Item. Untuk menambah / mengubah / menghapus Merk masuk ke |Master| - |Jenis Item| - |Merk| 
   • Model
     Diisi dengan Model Item. Untuk Menambah masuk ke |Master| - |Jenis Item| - Model|
   • Keterangan
     Diisi dengan keterangan yang terkait dengan Item tersebut.
   • CheckBox Pakai PID
     Centang CheckBox ini jika Item yang digunakan menggunakan Serial Number. Misalkan HP, Voucher dll.
   • Checkbox Unik PID
     Centang CheckBox ini jika Serial Number yang anda gunakan Tidak Boleh Double (Unique).
   • CheckBox SO Pakai PID
     Centang CheckBox ini jika Product ID harus diisikan pada saat pembuatan transaksi Order Penjualan.
   • CheckBox PO Pakai PID
     Centang CheckBox ini jika Product ID harus diisikan pada saat pembuatan transaksi Order Pembelian.
4. Tab Satuan
   

   Gambar 4. Tab Satuan

   • Satuan-1
     Diisi Satuan Satu / Satuan Terkecil. Secara Default Sistem sudah mengisinya dengan isian "PCS", silahkan ganti jika menginginkan satuan lain.
     NB: Satuan ini harus diisi
   • Satuan-2
     Diisi Satuan Dua. Harus merupakan satuan yang lebih besar dari Satuan-1, Tidak boleh sama atau lebih kecil dari Satuan-1.
     • Isi
       Diisi dengan Konversi isi dari Satuan-1. Maksudnya adalah Satuan-2 berapa kalinya Satuan-1. Misalkan : Satuan-2 adalah Box dimana isinya adalah 10 PCS berarti Isi diisi dengan nilai 10
   • Satuan-3
     Diisi Satuan Tiga. Harus merupakan satuan yang lebih besar dari Satuan-2, Tidak boleh sama atau lebih kecil dari Satuan-2.
     • Isi
       Diisi dengan Konversi isi dari Satuan-1. Maksudnya adalah Satuan-3 berapa kalinya Satuan-1. Misalkan : Satuan-3 adalah CRT dimana isinya adalah 100 PCS berarti Isi diisi dengan nilai 100
   • Satuan Pembelian
     Digunakan untuk seting default Satuan Pembelian. Jika anda seting satuan CRT pada field ini maka ketika melakukan transaksi Pembelian untuk item tersebut secara otomatis satuannya akan terset CRT.
   • Satuan Penjualan
     Digunakan untuk seting default Satuan Penjualan. Jika anda seting satuan BOX pada field ini maka ketika melakukan transaksi Penjualan untuk item tersebut secara otomatis satuannya akan terset BOX.
5. Tab Pembelian
   

   Gambar 5. Tab Pembelian

   • Pajak Pembelian
     Menginformasikan Item terbuat terkena Pajak atau tidak saat Pembelian
   • Pajak Penjualan
     Menginformasikan Item terbuat terkana Pajak atau tidak saat Penjualan
   • Supplier Utama
     Diisi dengan Supplier Utama untuk Item tersebut. Karena kebanyakan Supplier untuk satu Item tidak hanya satu tempat maka silahkan isi Field ini dengan Supplier yang anda paling sering membeli di tempatnya atau Tidak Usah Diisi.
   • Kode Barang Supplier
     Jika Kode item anda dengan kode item Supplier tidak sama dan anda perlu Record untuk Kode Item Supplier silahkan masukan pada Field ini.
   • Lama Pemesanan
     Diisi waktu yang dibutuhkan Supplier untuk mengirim Item yang telah kita beli. Dengan data ini kita bisa Analisa kapan kita harus Order sehingga Stock kita tidak sampai kosong
6. Tab Stock
   

   Gambar 6. Tab Stock

   • Buat Kartu Stock
     Klik untuk menginformasikan dan Input Lokasi, Min dan Max Stock Per Gudang
   • Lokasi
     Menginformasikan Lokasi Stock Item per Gudang, biasa diisi dengan Lantai 1, Rak 2, Dsb
   • Qty
     Menginformasikan Qty Stock Item per Gudang
   • HPP
     Menginformasikan HPP Stock Item per Gudang
   • Min
     Menginformasikan Minimal Stock Item per Gudang, tetapi bukan batasan minimal stock. Nantinya terdapat Informasi pada menu |Stock| - |Lihat Stock| saat mendekati atau kurang dari minimal akan berwarna merah
   • Max
     Menginformasikan Maximal Stock Item per Gudang, tetapi bukan batasan maksimal stock. Nantinya terdapat Informasi pada menu |Stock| - Lihat Stock| saat mendekati atau melebihi dari maksimal akan berwarna Biru
7. Tab Penjualan
   

   Gambar 7. Tab Penjualan

   • Mata Uang
     Pilih Mata Uang yang ingin diset harga jualnya IDR atau USD ataukah yang lain
   • Level Harga
     Menunjukan Level Harga yang ingin diset. Ini akan bermanfaat ketika anda melakukan penjualan, pada saat anda memilih Customer dan memilih item tersebut maka secara Otomatis harga akan terisi berdasarkan Level Harga Customer tersebut. Untuk merubah / menambahkan / menghapus Level Harga akses ke menu |Master| --> |Level Harga|
   • Harga 1
     Diisi dengan harga per Satuan-1
   • Diskon 1
     Diisi dengan diskon untuk Satuan-1
   • Harga 2
     Diisi dengan harga per Satuan-2
   • Diskon 2
     Diisi dengan diskon untuk Satuan-2
   • Harga 3
     Diisi dengan harga per Satuan-3
   • Diskon 3
     Diisi dengan diskon untuk Satuan-3
8. Tab Gambar
   

   Gambar 8. Tab Gambar

   • New
     Membuat dan Menginputkan Informasi Gambar Item
   • Delete
     Menghapus Informasi Gambar Item
   • Browse
     Mencari Gambar pada data komputer
9. Tab Akutansi
   

   Gambar 9. Tab Akutansi

   BeeAccounting adalah Software yang terintegerasi. Sistem BeeAccounting ini akan bekerja berdasarkan settingan. Salah satu master yang sangat penting untuk Integrasi antar data tersebut adalah Master Item pada Tab Akuntansi.

   • Inventory
     Ketika ada proses pembelian atau Penjualan secara otomatis sistem akan memposting akuntansi dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Inventory.
     • Untuk jenis Item barang Jadi, inventory di arahkan ke Akun Persediaan Barang Dagang. Sehingga ketika item tersebut dipilih dalam transaksi pembelian atau penjualan secara Otomatis akun Persediaan Barang Dagang akan bertambah dan berkurang senilai transaksi tersebut.
     • Untuk jenis Item Barang Setengah Jadi, inventory di arahkan ke Akun Persediaan Barang Setengah Jadi.
     • Untuk jenis Item Jenis Jasa / atau yang tidak mempengaruhi inventory seperti Biaya Maintenance, servis dll user dapat mengarahkan Tab Inventory ini ke akun Biaya sesuai dengan yang diperlukan. Sehingga ketika transaksi pembelian atau penjualan yang menggunakan item tersebut secara Otomatis akan memposting ke akun yang telah diset sesuai settingan.
   • HPP
     Ketika ada Proses Penjualan Item yang sifatnya mengurangi Inventory secara otomatis sistem akan memposting akuntansi dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Akun HPP dan ini termasuk Akun Biaya.
     • Untuk Item Barang Jadi, Anda bisa arahkan ke Akun Harga Pokok Penjualan
     • Untuk Item Jasa setingan ini tidak digunakan, sehingga oleh sistem di disable.
   • Penjualan
     Setingan ini diarahkan ke Akun yang bertipe Pendapatan karena nantinya akan menambah Omset Penjualan anda.
     • Untuk Item Barang Jadi anda bisa arahkan ke Akun Penjualan.
     • Untuk Item Barang Jasa anda bisa arahkan Ke Akun Penjualan Jasa.
       Kenapa dua Akun tersebut perlu dibedakan ?
       Karena akan mempermudah anda dalam pengecekan laporan. jika postingnya terpisah maka anda bisa mengetahui nilai pendapatan penjualan dari masing-masing Tipe Barang (tidak terTotal).
   • Retur Penjualan
     Ketika ada Proses Retur Penjualan secara otomatis sistem akan memposting Akuntansi, dimana salah satu Akun yang digunakan adalah Akun yang sifatnya mengurangi pendapatan. Pada Sistem BeeCloud ini anda harus memilih Akun yang setara Pendapatan, Karena ketika transaksi yang anda lakukan adalah Retur maka secara otomatis Akun tersebut akan mengurangi pendapatan anda meskipun sesungguhnya Akun tersebut termasuk Akun Pendapatan.
10. Klik |Simpan| untuk Menyimpan Data Item
    

    Gambar 10. Simpan Item