Cara Impor Master Item BeeAccounting

Halo Pebisnis..

Berikut ini adalah panduan cara impor item melalui file excel (*xls) pada program BeeAccounting.

Perlu diketahui Impor Item ini dilakukan per jenis item yang digunakan. Contoh anda mempunyai jenis item Barang Jadi dan Paket, maka anda memerlukan 2 file excel (*xls) berbeda untuk jenis Barang jadi sendiri dan jenis Paket sendiri.

Berikut langkah Impor Master Item,

1. Masuk menu |Master| - |Data Impor| - |Impor Item|
   
   

   Gambar 1. Impor Item

2. Klik |Download Contoh File Xls|, untuk download format Excel impor item BeeAccounting
   

   Gambar 2. Download Contoh File Xls

   • Kolom bertanda bintang (*) tidak wajib diisi
3. Isi Format Excel sesuai informasi Item yang akan diimpor
   

   Gambar 3. Data Excel Impor Item

   Keterangan Kolom pada File Excel :

   • Kode Item : diisikan sesuai dengan kode yang diinginkan
   • Nama Item : diisikan sesuai dengan nama item/ barang yang diinginkan
   • Alias Item : diisikan sesuai dengan nama alias item (Jika ada)
   • Satuan 1 : diisikan informasi satuan terkecil yang digunakan oleh master item yang dibuat. Contoh : PCS
   • Satuan 2 : diisikan informasi satuan level diatas satuan terkecil. Contoh : DOS
   • Conv. 2 : diisikan informasi nilai konversi dari satuan 2 ke satuan 1. Contoh : 1 DOS = 20 PCS, maka diisikan 20
   • Satuan 3 : diisikan informasi satuan level ke-2 diatas satuan terkecil. Contoh : PACK = 5 DOS = 100 PCS. Satuan 3 nya adalah PACK
   • Conv.3 : diisikan informasi nilai konversi dari satuan 3 ke satuan 1(terkecil). Contoh : 1 Pack = 100 PCS, maka diisikan 100
   • Item Group : diisikan kode item group yang telah dibuat sebelumnya(apabila belum dibuat silahkan langsung isi nama Item Grup
     (Baca juga panduan : Cara Impor Item Grup BeeAccounting)
   • Merk : diisikan kode merk yang telah dibuat sebelumnya(apabila belum dibuat silahkan langsung isi Nama Merk)
   • Model : diisikan kode model yang telah dibuat sebelumnya(apabila belum dibuat silahkan langsung isi Nama Model)
   • Akun Inventory : diisikan kode atau nomor akun akuntansi penampung nilai persediaan barang yang telah dibuat
   • sebelumnya pada daftar akuntansi
   • Akun HPP : diisikan kode atau nomor akun akuntansi penampung nilai HPP item yang terjual pada Laporan Laba/ Rugi yang telah dibuat sebelumnya pada daftar akuntansi
   • Akun Penjualan : diisikan kode atau nomor akun akuntansi penampung nilai penjualan yang telah dibuat sebelumnya pada daftar akuntansi
   • Barcode : diisikan kode barcode sesuai dengan yang diinginkan
   • Barcode 2 : diisikan kode barcode 2 sesuai dengan yang diinginkan
   • Akun Retur Penjualan : diisikan kode atau nomor akun akuntansi penampung nilai retur penjualan yang telah dibuat sebelumnya pada daftar akuntansi
   •  Pajak Penjualan : menentukan apakah item tersebut pada transaksi penjualan dikenakan pajak atau tidak. Jika iya diisikan "PPN", jika tidak dikosongi saja
   •  Pajak Pembelian : menentukan apakah item tersebut pada transaksi pembelian dikenakan pajak atau tidak. Jika iya diisikan "PPN", jika tidak dikosongi saja
   • Keterangan : diisikan Keterangan item yang diinginkan
   • Kode Supplier : diisikan Kode Supplier Utama Item
   • Qty Min : diisikan Qty Minimal Item pada Gudang
   • Qty Max : diisikan Qty Maximal Item pada Gudang
4. Pada Excel Impor Item sebenarnya hanya beberapa kolom saja yang Wajib diisi, dan lainnya Opsional.Kolom Wajib diisi adalah Kode Item, Nama Item, dan Satuan 1
   

   Gambar 4. Kolom Wajib Impor Item

   • Kolom bertanda bintang (*) opsional
5. Apabila sudah siap Excel (*xls) impor item, silahkan kembali ke BeeAccounting.Klik |Browse| untuk mencari file excel (*xls) yang akan diimpor
   

   Gambar 5. Klik Browse

6. Cari dan Pilih File Excel Grup Item,setelah itu klik |Open|
   
   

   Gambar 6. Pilih Excel (*Xls)

7. Apabila pada Excel terdapat kolom yang tidak terisi, silahkan hilangkan kolom pada Impor Data Item dengan cara Klik Kanan pada Kolom tersebut.
   

   Gambar 7. Impor Item

   • Kolom yang bertanda *, jika tidak diarahkan maka data akan masuk pada settingan default
8. Pada kolom Standar pilih Jenis Item untuk Excel yang akan diimpor
   

   Gambar 8. Pilih Jenis Item

   • Jenis :  Pilih Jenis Item yang digunakan
     (Baca juga : Perbedaan Fungsi Jenis Item di Beeaccounting )

   • Checklist Generate Item Group, Merk dan Model jika ingin input Item Group atau Merk atau Model melalui Excel untuk Import Item. Dengan Catatan, yang ditulis di Excel adalah NAMA ITEM GROUP, bukan KODE. Jika tidak di centang, maka tulis KODE

   • Checklist Generate Kartu Stock jika item yang diimport ingin tampil di menu Lihat Stock, pastinya stocknya masih 0. Jika tidak dicentang, maka item yang diimport akan muncul di Lihat Stock ketika sudah input Set Saldo Awal Stock atau Pembelian. Dengan kata lain, kalau dicentang akan ada informasi bahwa stocknya 0 meski belum pernah ada transaksi. Jika tidak dicentang, informasi stock akan muncul ketika sudah ada transaksi atas item tersebut.
     (Baca Juga: Panduan Set Saldo Awal Stock )

   • Checklist PID jika Item  menggunakna PID
     (Baca juga : Transaksi di BeeAccounting Dengan PID )
   • Checklist PID Unique jika item menggunakan PID Unique
     (Baca juga : Transaksi di BeeAccounting Dengan PID Unik )

   • CATATAN LAIN: Jika ada Item yang memakai Item Group atau Merk atau Model, maka semua Item dalam satu Excel harus pakai juga. Jika ada sebagian yang pakai dan sebagaian yang tidak pakai, maka pisah menjadi 2 Excel

9. Setelah semua di sesuaikan,silahkan klik |Proses|

   

   Gambar 9. Impor Item 

10. Proses Impor Berhasil
    

    Gambar 10. Impor berhasil

    

    Gambar 11. Log Impor berhasil

Tonton juga Video mengenai Impor Master item : klik disini

Atau Bisa melihat video ini untuk jelasnya