Surat penawaran barang dan jasa merupakan salah satu bentuk dari surat resmi. Offering letter atau bisa disebut juga proposal penawaran barang sangat dibutuhkan oleh semua jenis bisnis, mulai dari bisnis di bidang jasa maupun barang.
Seperti yang kita ketahui bersama persaingan bisnis di era masa kini begitu ketat. Oleh karena itu Anda harus memutar otak bagaimana caranya penjulan Anda tetap stabil bahkan naik. Anda sudah tidak bisa lagi hanya duduk-duduk manis di kantor dan mengharapkan customer datang menggunakan jasa.
Jika Anda masih menggunakan strategi lama tersebut saya jamin bisnis Anda tidak akan berkembang. Jangankan berkembang untuk sekedar bertahan saja akan membutuhkan sebuah keberuntungan. Karena itu Anda harus memiliki startegi baru yaitu jemput bola.
Apa itu strategi jemput bola? Strategi jemput bola yaitu Anda harus aktif dalam menawarkan barang/produk atau jasa Anda kepada calon customer. Dan dengan canggihnya dunia teknologi saat ini Anda tidak perlu lagi seperti dahulu.
Pintu lari ke pintu sebuah perusahaan hanya untuk sekedar menawarkan barang/jasa Anda. Manfaatkan saja media komunikasi seperti telpon dan email. Oleh karena itu surat penawaran saat ini menjadi suatu hal yang penting dalam sebuah bisnis.
Quotation Letter yaitu surat yang berisikan penawaran suatu barang ataupun jasa kepada calon customer perorangan maupun suatu instansi.
Dari pengertian diatas kita bisa menarik kesimpulan jika fungsi atau tujuan dari surat quote, yaitu untuk menawarkan suatu barang ataupun jasa kepada calon customer dalam bentuk tulisan. Selain itu surat penawaran juga berfungsi sebagai berikut ;
Sebagai media memperkenalkan produk / barang atau jasa Anda kepada customer. Biasanya ini dibuat jika ada permintaan penawaran dari customer. Surat penawaran juga bisa digunakan untuk memberitahu kepada customer jika Anda memiliki jenis layanan baru atau produk baru. Dengan harapan customer akan tertarik dan kemudian membeli barang.
Dengan Anda membuat surat penawaran dan dikirimkan kepada calon customer bisa membantu Anda memperluas jaringan bisnis. Memperkenalkan perusahaan Anda beberapa orang atau instansi yang sebelumnya tidak kenal perusahaan Anda menjadi kenal.
Intinya membuka lahan bisnis baru dengan cara mengirimakn surat penawaran pengenalan baru kepada suatu instansi atau perorangan yang memiliki potensial untuk menggunakan jasa atau membeli produk Anda.
Contoh surat perkenalan perusahaan
Contoh Surat Penawaran (Sumber: Bee.id)
Kesepakatan atas Penawaran (Sumber: Freepik.com)
Mengingat begitu pentingnya fungsi dari surat penawaran. Untuk itu Anda harus membuat surat penawaran atau offering letter tersebut dengan baik dan benar dengan harapan surat penawaran tersebut bisa meningkatkan penjualan / omset bisnis.
Susunan surat penawaran dibagi menjadi 5 bagian :
Kop surat merupakan identitas suatu perusahaan/instansi. Seperti nama perusahaan, alamat, no telpon, email dll.
Ini bertujuan agar calon customer Anda bisa tahu surat itu dikirim dari perusahaan Anda. Selain itu juga nilai plusnya adalah membuat bisnis Anda terlihat lebih professional.
Kepala surat ini berisikan beberapa kompenen
Pada pembukaan surat ini menjelaskan secara singkat dan jelas apa dari tujuan surat penawaran dibuat. Apakah karena adanya surat permintaan penawaran sebelumnya atau memang Anda sedang menawarkan produk kepada calon customer.
Isi dari surat penawaran sebagai berikut :
Penutupan surat biasanya berisi harapan dan ucapan terima kasih serta tanda terang pihak pengirim.
Agar Anda tidak bingung langsung saja saya berikan contoh dari surat penawaran barang dan jasa.
Contoh Penawaran Barang (Sumber: Bee.id)
Berikut ini salah satu contoh sederhana dari surat penawaran barang elektronik. Anda bisa modifikasi sendiri jika ada yang ingin disampaikan pada surat penawaran. Karena setiap perusahaan pasti memiliki format dan kebijakan sendiri.
Surat penawaran jasa ini digunakan jika bisnis Anda bergerak dibidang penyedia jasa. Seperti jasa rental, jasa service, jasa konsultan, jasa penyediaan persewaan software akuntansi dll.
Berikut ini salah satu contoh surat penawaran jasa sederhana yang mungkin bisa Anda gunakan sebagai acuan dalam menyusun surat penawaran.
Contoh Penawaran Jasa (Sumber: Bee.id)
Contoh surat penawaran yang langsung ditulis di email.
Contoh Penawaran Kirim Email (Sumber: Bee.id)
Membuat surat penawaran ini memang susah-susah gampang apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu. Apalagi jika bisnis Anda bergerak di bidang retail. Yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu.
Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat penawaran. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya.
Dan yang paling penting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda. Dan salah satu softaware akuntansi yang sudah dilengkapi dengan surat penawaran penjualan yaitu software akuntansi online Beecloud.
Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/ sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.
Dari pada Anda penasaran langsung saja deh dibuktikan sendiri. Apalagi beecloud juga menyediakan gratis uji coba. Langsung saja klik disini ya untuk mencoba versi gratisnya.
Semoga artikel mengenai surat penawaran ini dapat membantu dalam mengembangkan bisnis Anda. Jika ada yang ingin ditanyakan jangan sungkan-sungkan untuk koment dibawah ya. Sampai jumpa dengan artikel-artikel selanjutnya.
