Tugas PPIC dan Skill yang Diperlukan di Bidang PPIC

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control merupakan aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan ketepatan dalam pelaksanaan proses produksi dengan merencanakan dan mengontrol persediaan.

Persediaan tersebut terdiri dari persediaan bahan baku/raw material, persediaan barang sedang dalam proses produksi, dan persediaan barang jadi yang dimiliki untuk kemudian dijual kepada buyer/pembeli.

Perencanaan dan pengendalian produksi mencakup sekumpulan kegiatan yang pada umumnya dimulai dari estimasi/perkiraan permintaan yang akan datang, perencanaan produksi, persediaan dan kebutuhan bahan, kapasitas mesin dan tenaga kerja, keseimbangan lintasan dan penjadwalan mesin.

Definisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Ilustrasi PPIC Staff Memeriksa Persediaan (Sumber: Freepik.com)

PPIC dapat didefinisikan sebagai proses untuk merencanakan dan mengendalikan aliran material yang masuk dan keluar dari sistem produksi/operasi sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi dengan jumlah dan waktu yang tepat, serta biaya produksi yang minimum.

Dari definisi di atas bisa kita simpulkan bahwa tugas PPIC adalah sebagai perencanaan produksi dan pengendalian produksi.

Perencanaan produksi adalah kegiatan untuk menentukan arah awal dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan di masa mendatang. Karena perencanaan ini berkaitan dengan masa mendatang, maka perencanaan disusun atas dasar perkiraan yang dibuat berdasarkan data masa lalu. 

Perencanaan tidak akan selalu memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan, sehingga setiap perencanaa yang dibuat harus dievaluasi secara berkala dengan melakukan pengendalian.

Pengendalian produksi adalah kegiatan untuk menjaga agar pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan langkah-langkah yang telah ditetapkan sehingga pencapaian tujuan dapat terlaksana.

Apa Tugas PPIC?

Ilustrasi Tugas PPIC Mengendalikan Produksi (Sumber: Freepik.com)

Tugas PPIC adalah melakukan proses penjadwalan produksi, pengendalian stok dan perencanaan bahan baku. PPIC staff adalah seseorang yang bertugas untuk menjembatani antara bagian produksi dan bagian pemasaran dalam perushaan.

Berikut apa saja tugas PPIC staff:

• Membuat rencana produksi berdasarkan ramalan penjualan dari ​departemen pemasaran.​
• Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stok dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standar stok yang ideal (ada batasan jumlah minimal dan maksimal bahan).​
• Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stok yang ada di gudang, maupun barang yang didatangkan, sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan tetap berjalan lancar dan seimbang.​
• Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan, maupun kondisi inventory.​
• Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan penjualan serta data inventory.​
• Menghitung standar kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung.​
• Menghitung standar yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun. ​
• Melakukan pengiriman produk akhir kepada pelanggan

Baca Juga: Tips Melakukan Manajemen Gudang yang Benar

Fungsi PPIC

Ilustrasi Fungsi PPIC di Gudang (Sumber: Freepik.com)

PPIC bertanggung jawab pada monitoring persediaan (safety stoock, mengelurkan bill oof material, akurasi data inventory, efektivitas sistem informasi). Sedangkan aktivitas perdagangan seperti, penerimaan, penyimpanan, pengiriman raw material ke bagian prcessing, penerimaan, pembayaran, pengiriman final produuct ke customer, hingga mengoperasikan sistem informasi umumnya di bawah kendali Head Warehouse setingkat Supervisor atau Manager disesuaikan dengan lingkup tanggung jawabnya.

Tujuan PPIC

Di samping sebagai devisi yang menginformasikan mengenai level raw of material, work in process, final product dan data stock opname, PPIC juga membantu dalam membuat laporan keuangan. Karena PPIC sangat penting terutama di perusahaan manufaktur, berikut beberapa poin terkait tujuan adanya PPIC:

• Membantu perusahaan agar dapat menjalankan kegiatan produksi dengan lebih efektif dan efisien. 
• Membantu perusahaan agar dapat lebih mengoptimalkan modal produksi sehingga dapat mencapai target jangka panjang.
• Mengatur berbagai langkah dalam proses produksi agar bisa dijadikan sebagai patokan dalam hal membuat perencanaan proses produksi di masa depan.

Baca Juga: Pentingnya Stock Opname Untuk Perusahaan

Manfaat PPIC

Ilustrasi Manfaat PPIC dengan Sistem Informasi (Sumber: Freepik.com)

Dengan adanya PPIC di perusahaan manufaktur, serangkaian proses produksi diharapkan bisa berjalan lebih efektif dan efisien. Berikut manfaat adanya PPIC untuk perusahaan manufaktur:

• Memastikan bahwa ada persediaan yang cukup untuk setiap item pada waktu tertentu.
• Memastikan proses produksi berjalan lancar dan konsumen menerima produk mereka pada waktu yang seharusnya.
• Memastikan mesin dan peralatan produksi dapat digunakan secara optimal. Ketika perusahaan mampu meningkatkan kapasitas prooduksinya, maka dalam hal ini PPIC sudah mampu meingkatkan ROA perusahaan.
• Memfasilitasi departemen penjualan, pengadaan, dan keuangan dengan membuat rencana produksi secara sistematis, memesan persediaan, dan melaporkan tingkat persediaan secara akurat.
• Membuat sistem manajemen persediaan yang praktis agar mencegah adanya keborosan.

Skill yang Diperlukan di Bidang PPIC

Ilustrasi PPIC Staff (Sumber: Freepik.com)

Seorang Planner harus mampu memahami proses bisnis dalam suatu organisasi tertentu, sehingga mereka perlu memiliki pola pikir yang komprehensif dan perspektif yang luas.

Apa saja skill yang diperlukan di bidang PPIC?

• Problem Solver

Seorang perencana harus mampu memprediksi konsekuensi dari setiap potensi masalah atau isu dan kemudian menemukan cara untuk menyelesaikannya.

• Analisa Forecasting

Performa perencana akan diuji dengan merencanakan jenis dan jumlah produk yang akan diproduksi selama periode waktu tertentu, dengan mempertimbangkan tingkat persediaan saat ini di lokasi pelanggan.

• Suka Tantangan

Dengan tanggung jawab yang luas termasuk mengelola operasi perusahaan, memenuhi kebutuhan pelanggan, dan bekerja sama dengan departemen lain. Maka seorang planner akan dihadapkan pada berbagai tantangan, tuntutan, dan situasi yang terkadang membutuhkan tingkat kesabaran dan kematangan yang cukup dalam melewati kondisi seperti itu.

• Mudah Beradaptasi

Karena perencana harus fleksibel, mereka harus mampu beradaptasi dengan kondisi yang berubah-ubah.

• Komunikatif dan Persuasif

Karena berhubungan dengan banyak pihak maka kemampuan berkomunikasi sangatlah penting baik secara verbal maupun non-verbal. Kemampuan persuasi juga dibutuhkan dalam mendorong bagian terkait dalam memenuhi tujuan dari planner seperti perintah produksi, kedatangan barang, proses pemesanan dan lainnya.

• Kemampuan Mengoperasikan Sistem Informasi

Dengan perkembangan teknologi yang pesat, semakin sulit bagi perusahaan yang masih menggunakan proses manual untuk beroperasi secara efisien. Bahkan tugas-tugas PPIC tidak akan bisa berjalan optimal jika sistem yang menghubungkan departemen yang berbeda tidak terintegrasi.

Percayakan Sistem Informasi untuk Manufaktur pada Beeaccounting!

Perkembangan teknologi sudah tidak bisa diragukan untuk saat ini. Berbagai kebutuhan bisa teratasi dengan mudah dengan menggunakan teknologi yang ada. Jika sebelumnya kita hanya bisa menghitung production cost secara manual, maka untuk saat ini kita bisa saja menggunakan software akuntansi manufaktur yang lebih mudah.

Keuntungan jika kita menggunakan software akuntansi manufaktur Beeaccounting adalah kita tidak perlu bingung dan pusing menghitung production cost secara manual. Belum lagi jika biaya yang dihitung sangat banyak, dan juga belum lagi kalau hitungan Anda tidak sengaja hilang.

Pakai Beeaccounting, bisa hitung otomatis biaya produksi dan HPP Produk, 1x klik. Coba gratis sekarang!