Tahukah Anda bahwa administrasi ternyata mencakup arti yang sangat luas. Tugasnya adalah memastikan semua tugas yang berkaitan dengan administrasi perkantoran berjalan dengan sangat baik dan sebagaimana mestinya.
Dalam dunia kerja, administrasi perkantoran memegang peranan penting sebagai tulang punggung operasional yang memastikan segala proses berjalan dengan lancar. Administrasi perkantoran mencakup berbagai aktivitas pengelolaan informasi, penjadwalan, pengarsipan, hingga koordinasi antar departemen.
Banyak yang ingin menjadi seorang staf administrasi di perkantoran. Namun sebelum itu, harus tahu apa saja tugas seorang admin ketika bekerja. Oleh karena itu simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!
Ilustrasi Arsip Manual Perkantoran Photo by Sear Greyson on Unsplash
Secara sederhana, pengertian administrasi perkantoran adalah segala aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan kantor, mulai dari yang paling sederhana seperti mengelola surat menyurat hingga yang lebih kompleks seperti mengatur keuangan.;
Ada beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli, yakni
Dari pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli di atas, bisa disimpulkan jika administrasi perkantoran merupakan suatu sistem yang kompleks, mengintegrasikan berbagai elemen seperti manajemen, sumber daya manusia, dan operasional untuk mencapai tujuan organisasi.
Dari penjelasan di atas bisa dikatakan ruang lingkup administrasi perkantoran cukup luas, dimana dilansir dari beberapa sumber, ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup beberapa hal berikut:
Berikut ini beberapa tujuan dan fungsi adanya administrasi perkantoran secara umum:
Dengan melaksanakan fungsi-fungsinya, maka bisnis bisa berjalan dengan lebih optimal dan maksimal.
Ilustrasi Dokumen Perusahaan Photo by Arisa Chattasa on Unsplash
Belakangan ini, banyak lulusan perguruan tinggi dengan jurusan yang relevan ingin menjadi seorang administrasi kantor. Sayangnya dalam masa perkuliahan tidak dijelaskan secara gamblang apa saja tugasnya.
Administrasi perkantoran itu seperti apa? Nah, apabila Anda ingin mengetahuinya, maka simak tugas seorang administrasi kantor pada poin di bawah ini:
Seorang administrasi kantor harus membuat semacam agenda yang berisikan tentang kegiatan yang harus dilakukan oleh kantor. Seperti jadwal pertemuan klien, meeting dan masih banyak lagi yang lainnya.
Tidak hanya itu saja, seorang administrasi kantor juga perlu memastikan bahwa semua anggota tim mengetahui agenda tersebut agar dapat mempersiapkan diri dengan baik
Tugas seorang administrasi perkantoran yang kedua adalah perihal surat menyurat. Tugas ini menjadi tugas dasar seorang administrasi. Baik melakukan atau menerima surat. Dimana, surat tersebut sifatnya sangat resmi dan hanya seorang administrasi lah yang memiliki formatnya.
Contohnya adalah surat perpanjangan kontrak, pembelian,penjualan, perintah kerja dan masih banyak lagi yang lainnya. Bahkan, seorang administrasi wajib memiliki ruangan khusus yang berisikan tentang surat menyurat.
Tugas yang ketiga adalah mengelola dokumen yang sifatnya penting. Oleh karena itu, terkadang administrasi kantor dibagi menjadi beberapa sub bagian. Contohnya adalah bagian mengurus keuangan, pekerjaan umum, notulensi rapat dan lainnya.
Dalam menjalankan tugas pengelolaan dokumen perusahaan ini, seorang staf administrasi harus memiliki keahlian perkantoran secara lebih luas. Mengingat bahwa pekerjaan ini membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar.
Baca Juga: Buku Besar Pembantu: Kenapa Buku Ini Penting?
Menginput atau entri data yang berkaitan dengan kantor atau perusahaan juga merupakan salah satu tugas seorang administrator. Data yang diinput tidak sembarangan melainkan sifatnya penting baik itu internal perusahaan, dari klien, dari konsumen dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, pekerjaan menjadi seorang administrasi kantor membutuhkan ketelitian yang amat dalam.
Ketika kuliah jurusan administrasi kantor, pastinya diajarkan tentang bagaimana melakukan arsip data dengan benar. Hal ini dikarenakan, pengarsipan data adalah tugas utama yang harus dijalankan.
Tujuannya agar semua file maupun data tersimpan secara lebih rapi dan terstruktur. Pada umumnya, pengarsipan data dibedakan menjadi dua. Pertama adalah aspek fisik yang biasanya disimpan di dalam lemari atau tempat khusus.
Kedua adalah aspek elektronik sebagai cadangan jika dibutuhkan secara mendadak dan dokumen kedua jika terjadi kehilangan. Biasanya seorang administrasi akan memiliki penyimpanan secara khusus dan hanya mereka saja yang bisa membukanya. Sampai sini paham kan?
Tugas seorang administrasi perkantoran selanjutnya adalah melakukan perekapan data. Tugas ini termasuk umum dan paling sering dilakukan oleh seorang staf administrasi. Data yang sudah dikumpulkan, direkap kembali menjadi satu kesatuan yang ringkas. Bisa berupa data konsumen, penjualan dan lain sebagainya.
Tujuannya agar lebih mudah dalam melakukan penyimpanan dan sistematis. Bayangkan saja jika tidak ada rekap atau penyusunan, pasti akan kesusahan jika ingin mengecek ulang. Jadi jangan anggap remeh pekerjaan seorang staf administrasi kantor ya!
Tahukah Anda bahwa staf administrasi juga memiliki tanggung jawab dalam hal penyediaan segala perlengkapan kantor, seperti ATK dan lainnya. Sehingga, seorang administrasi ini juga berkewajiban untuk memperkirakan apa saja yang harus dilengkapi, apa saja yang dibutuhkan, agar semua kebutuhan karyawan bisa terpenuhi dengan baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat.
Ketika ada kunjungan kerja baik keluar atau klien yang akan masuk, tugas seorang administrasi kantor adalah menyiapkan akomodasi. Baik itu kebutuhan selama di perjalanan, penginapan, transportasi atau yang lainnya.
Biasanya seorang staf administrasi memiliki relasi khusus dengan beberapa hotel, restoran atau pihak travel. Tak heran jika dibutuhkan setiap saat, mereka akan siap menyediakannya.
Namun perlu diingat, tugas administrasi setiap perusahaan berbeda, semua bergantung dan sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing.
Ilustrasi Admin Melakukan Rekap Data (Sumber: Freepik.com)
Agar bisa menghandle tugas di atas, seorang administrasi perkantoran wajib memiliki beberapa skill basic di bawah ini:
Seorang administrasi harus mampu mengatur dan mengelola waktu serta sumber daya dengan baik. Kemampuan untuk merencanakan dan menjadwalkan kegiatan secara efisien sangat penting agar semua tugas dapat diselesaikan tepat waktu. Staff admin memerlukannya agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan prosedur
Keterampilan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, sangat diperlukan untuk berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, dan klien. Staff administrasi harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif.
Ketelitian sangat penting dalam mengelola data dan dokumen. Kesalahan kecil dapat berdampak besar, jadi kemampuan untuk memeriksa detail dan memastikan keakuratan informasi seperti merekap transaksi dan lain sebagainya
Kemampuan wajib selanjutnya adalah mampu menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office, serta sistem manajemen dokumen dan software akuntansi, skill ini sudah menjadi keharusan di era digital saat ini agar proses bisnis bisa berjalan dengan lebih efektif.
Salah satu rekomendasi software akuntansi mudah dipelajari dan cocok untuk berbagai usaha adalah Beeaccounting, Software ini dirancang untuk memudahkan pengelolaan hingga pembuatan laporan keuangan perusahaan, dengan fitur-fitur yang intuitif dan mudah digunakan. Klik banner di bawah ini dan dapatkan gratis uji coba sekarang juga!
Staff Administrasi perlu memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik untuk dapat menangani berbagai tugas dan tanggung jawab tanpa kehilangan fokus. Memprioritaskan tugas dengan bijak sangat penting untuk memastikan bahwa semua pekerjaan selesai sesuai tenggat waktu.
Keterampilan yang mumpuni dibutuhkan untuk menjalankan peran administrasi perkantoran dan mengerjakan pekerjaan kantor dengan baik dan efisien.
Agar Anda bisa menjadi staff administrasi kantor, setidaknya Anda memenuhi 3 syarat ini:
Syarat pertama yang biasanya harus dipenuhi agar bisa menjadi staff kantor adalah memiliki latar belakang pendidikan yang relevan, seperti Administrasi Perkantoran, Manajemen, atau jurusan terkait lainnya.
Pendidikan yang sesuai akan memberikan dasar pengetahuan dan keterampilan yang kompeten sesuai dengan latar belakang pendidikan, sehingga Anda dapat memahami berbagai aspek operasional kantor dengan baik.
Namun, di beberapa kasus suatu perusahaan tidak memandang latar belakang pendidikan seorang calon karyawan mereka, namun lebih ke pengalaman kerja. Jika Anda tidak berlatar belakang jurusan ini Anda masih punya kesempatan.
Syarat kedua adalah training, selain pendidikan formal, mengikuti pelatihan atau training terkait administrasi perkantoran juga sangat penting. Pelatihan ini dapat mencakup keterampilan penggunaan perangkat lunak perkantoran, manajemen waktu, komunikasi efektif, dan keterampilan lainnya yang dibutuhkan dalam pekerjaan sehari-hari. Training ini akan meningkatkan kemampuan praktis Anda dan mempersiapkan Anda untuk menghadapi tantangan di lingkungan kerja.
Memiliki sertifikasi profesional dalam bidang administrasi perkantoran atau akuntansi dapat menjadi nilai tambah. Sertifikasi menunjukkan bahwa Anda telah melalui proses pembelajaran dan telah diakui secara profesional dalam bidang tersebut. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan diri dan kredibilitas Anda di mata atasan dan rekan kerja.
Bagaimana apakah sekarang Anda sudah paham tugas seorang administrasi perkantoran? Ternyata sangat beragam dan mampu menambah pengalaman atau relasi ya?
Jadi jangan percaya jika ada orang diluaran sana yang menganggap pekerjaan administrasi membosankan. Nyatanya, kedelapan tugas di atas juga membuat seorang staf berhubungan dengan dunia luar.
Administrasi perkantoran juga berperan dalam pembuatan laporan keuangan sebagai lainnya arsip audit. Pasalnya, seringkali terjadi hal tidak terduga yang menimpa perusahaan dan membutuhkan laporan semua bentuk transaksi keuangan. Tentunya, kegiatan audit harus dilakukan oleh administrasi perkantoran profesional supaya hasilnya lebih akurat.
Beban utama lainnya bagi perusahaan adalah menyimpan catatan/kertas/dokumen selama 7-10 tahun (tergantung pada peraturan setempat). Untungnya, kantor pajak pemerintah di seluruh dunia perlahan-lahan mulai menggunakan penyimpanan tanda terima elektronik - salinan dokumen digital alih-alih file kertas.
Hal ini semakin memudahkan pengarsipan dibantu oleh software akuntansi Beecloud. Sekarang, Anda dapat menerima dokumen secara digital, katakanlah bukti pembelian untuk pengeluaran bisnis langsung masukkan data ke dalam buku besar, kemudian secara otomatis menyimpan bukti pembelian di folder yang sesuai.
Setiap dokumen kemudian dapat Anda akses di mana pun Anda berada. Tidak perlu membolak-balik lemari arsip atau pergi ke lorong menuju lemari penyimpanan.
Mau pengarsipan jadi lebih mudah? Coba gratis Beecloud sekarang! Klik gambar di bawah ini untuk info selengkapnya.
Hemat Tempat Arsip Audit
