Tender adalah proses yang kerap dilakukan oleh pemerintah/ perusahaan untuk mendapatkan barang, jasa, atau pekerjaan yang dibutuhkan. Proses ini dimulai dengan pengumuman kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi, diikuti dengan penawaran dari berbagai penyedia yang bersaing. Apa tujuannya?
Simak penjelasan lengkapnya mulai dari pengertian, persyaratan hingga tahapan mengikutinya.
Suatu proses penawaran resmi dan terstruktur yang dilakukan oleh pemilik proyek dan pemasok/kontraktor (Credit: Freepik.com)
Menurut Afian Malik (2010) tender adalah serangkaian kegiatan penawaran yang dilakukan untuk menyeleksi, mendapatkan, menetakpankan, menunjuk perusahaan mana yang paling pantas dan layan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
Pengertian lain juga dijelaskan dalam Sudarsono (2007) jika pengertian tender adalah mengontrak pekerjaan atau memerintahkan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.
Dari sini dapat disimpulkan jika tender adalah suatu proses penawaran resmi dan terstruktur yang dilakukan oleh pemilik proyek (bisa berupa pemerintah, perusahaan, atau organisasi) untuk mencari mitra yang akan menyediakan barang, jasa, atau pekerjaan sesuai dengan kebutuhan proyek.
Apa saja fungsi tender dalam bisnis? Bagi pemilik proyek, tender menjadi sarana untuk mendapatkan barang, jasa, atau pekerjaan yang berkualitas tinggi dengan harga yang wajar.
Sedangkan bagi penyedia jasa/barang tender ini menjadi kesempatan mereka untuk menunjukkan kemampuan dan penawaran terbaiknya, sekaligus memperluas jangkauan pasar.
Secara lebih rinci berikut beberapa fungsi umum tennder pda bisnis:
Tender dan lelang adalah dua metode pengadaan yang sering digunakan dalam bisnis dan sektor publik. Meskipun keduanya terlihat sama, namun ternyata berbeda. Berikut beberapa perbedaan tender dan lelang:
Perbedaam pertama dari segi tujuannya, tender bertujuan untuk memperoleh penawaran terbaik dari penyedia barang atau jasa berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
Sedangkan lelang bertujuan untuk menjual barang atau jasa kepada penawar tertinggi (dalam lelang penjualan) atau membeli dari penawar terendah (dalam lelang pembelian).
Perbedaan selanjutnya dari segi proses, proses tender dilakukan dengan beberapa tahaoan mulai dari pengumuman hingga seleksi pemenang.
Berbeda dengan lelang, proses lelang dilakukan dengan menawarkan harga seara langsung dan terbuka kepada peserta lelang, siapa yang berhasil menawar dengan harga tinggi maka itu pemenangnya.
Kemudian dari kriteria penilaian, tender dinilai berdasarkan kombinasi faktor harga, kualitas, waktu penyelesaian dan kapasitas tekniks. Sedangkan lelang dinilai berdasarkan harga dengan penawaran tertinggi.
Terkhir dari segi jenis barang dan jasa yang ditawarkan, tender biasanya menawarkan engadaan barang dan jasa yang kompleks, proyek konstruksi, atau layanan yang memerlukan evaluasi mendalam.
Sedangkan lelang biasanya digunakan untuk penjualan barang yang berwujud atau komoditas, properti, dan barang-barang lain yang dapat dijual kepada penawar tertinggi.
Ada 4 metode tender yang umum digunakan, berikut diantaranya:
Metode tender yang pertama adalah tender terbuka, yakkni metode yang bisa diikuti oleh siapa saja yang ingin mengajukan penawaran. Biasanya diumumkan melalui media amsa atau situs resmi organisasi/perusahaan yang sekirannya bisa diakses oleh banyak orang.
Metode ini dapat menjangkau pemasok atau kontraktor lebih luas dan banyak sehingga pemilik proyek memiliki banyak pilihan mana yang terbaik dan cocok untuk mereka. Namun, metode ini membutuhkan waktu dan biaya lebih banyak karena banyaknya pihak yang berpartisiasi.
Berikutnya, ada tender tertutup, yakni tender yang hanya mengudang pemasok atau kontraktor tertentu yang sudah dipilih sebelumnya untuk mengajukan penawaran. Biasanya pihak pemilik proyek akan memberikan undangan kepada pihak tersebut.
Kebalikan dari metode terbuka, metode tertutup ini lebih dapat menghemat waktu dan biaya. Namun juga mengurangi peluang pemasok/kontraktor baru unruk berpartisipasi.
Metode berikutnya adalah tender selektif, proses tender yang mengkombinasi dua metode yakni tender terbuka dan tertutup. Dimana metode ini memungkinkan siapa saja untuk berpartisipasi namun hanya sebagian dari mereka yang terpilih saja yang akan diundang untuk mengajukan penawaran.
Metode ini biasanya dilakukan dengan menetakan kriteria yang harus dipenuhi terlebih dahulu oleh para calon pemasok/kontraktor, baru kemudian bisa berpartisipasi di dalamnya. Dengan demikian metode ii dapat menyeimbangkan antara jumlah dan kualitas barang.
Sayangnya, juga dapat menimbulkan keraguan sampai ketidakpuasan bagi para calon pemasok/kontraktor yang tidak dapat berpartisipasi.
Terakhir adalah tekder negoisasi, dilakukan dengan mengggunakan proses negoisasi antara perusahaan dengan salah satu pemasok yang sudah terpilih. Metode ini dipilih biasanua untuk proyek yang memiliki kompleksitas, resiko dan kepastia yang tinggi.
Sehingga akan sulit menentukan spesifiakasi dan harga yang akan ditetapkan. Namun, metode ini dapat menciptakan kesepakatan yang lebih fleksibel tapi juga rawan dengan konflik hingga manipulasi, jika tidak dilakukan dengan baik.
Dokumen tender terdiri dari 3 tipe (Credit: Freepik.com)
Dokumen tender adalah seperangkat dokumen yang diperlukan untuk menjalankan proses tender secara efektif dan transparan.
Tipe dokumen yang digunakan dapat bervariasi tergantung pada jenis tender yang dilakukan, namun secara umum ada tiga tipe dokumen utama yang umum digunakan:
Dokumen pertama ada Invitation to Tender ITT) yang merupakan dokumen paling penting dalam proses tender. Ini adalah undangan resmi kepada vendor yang berminat untuk mengajukan penawaran untuk proyek tertentu.
Dalam dokumen ini biasanya terdiri dari deskripsi lingkup pekerjaan, syarat dan ketentuan, jadwal tender, kriteria penilaian, dan cara pengajuan penawaran.
Dokumen ini biasanya digunakan untuk menarik vendor yang memenuhi syarat dan memberikan mereka informasi yang diperlukan untuk membuat penawaran yang kompetitif.
Kemudian ada selection questionnaire (SQ) yakni tipe dokumen tender yang berisi kuesioner yang digunakan untuk mengevaluasi vendor secara lebih mendalam setelah mereka mengajukan penawaran.
Biasanya berisi tentang pertanyaan yang berkaitan tentang pendekatan vendor terhadap proyek, metodologi dan rencana kerja, tim proyek dan kualifikasi staf dan proposal harga dan struktur biaya.
Bertujuan untuk membantu penyelenggara tender dalam memilih vendor yang paling cocok untuk proyek berdasarkan penawaran mereka dan kriteria penilaian yang telah ditetapkan.
Tipe dokumen ketiga ada;ah Pre-Qualification Questionnaire (PQQ), yakni uesioner yang digunakan untuk menilai kualifikasi awal vendor sebelum mereka diundang untuk mengajukan penawaran.
Berisi tentang pengalaman dan keahlian vendor, kapasitas keuangan dan sumber daya, rekam jejak dan reputasi dan kualitas produk atau jasa.
Dokumen ini membantu penyelenggara tender untuk menyaring vendor yang tidak memenuhi syarat dan memastikan bahwa hanya vendor yang memenuhi kriteria yang diundang untuk mengajukan penawaran.
Berikut beberapa syarat umum yang perlu dipenuhi untuk mengikuti tender:
Syarat pertama adalah legalitas perusahaan, dimana calon peserta tender harus merupakan perusahaan yang sah dan terdaftar di negara Republik Indonesia. Bukti legalitas perusahaan yang perlu disiapkan antara lain:
Baca Juga: Surat Izin Tempat Usaha: Apa Saja Syarat dan Prosedurnya?
Proposal yang diajukan oleh calon peserta tender harus sesuai dengan dokumen tender yang telah diterbitkan oleh penyelenggara tender. Hal ini meliputi:
Terakhir dalah pemahaman mengenai intruksi dari penyelenggara, sehingga calon peserta tender harus membaca dan memahami dengan cermat seluruh dokumen tender yang diterbitkan oleh penyelenggara. Hal ini meliputi:
Tahapan pertama dalam melakukan tender adalah melakukan registrasi (Credit: Freepik.com)
Mengutip dari konsultankatigaindonesia.com, tahapan mengikuti tender secara umum terbagi menjadi beberapa tahap, sebagai berikut:
Calon peserta tender harus mencari informasi tender melalui berbagai sumber, seperti situs web resmi penyelenggara tender, portal pengadaan barang dan jasa pemerintah (LKPP), media massa, dan layanan informasi tender.
Setelah menemukan tender yang sesuai, calon peserta tender harus membaca dengan cermat dokumen tender yang diterbitkan oleh penyelenggara. Dokumen tender biasanya terdiri dari Undangan Tender (ITT), Dokumen Spesifikasi Teknis (DST), Syarat dan Ketentuan (S&K), dan Dokumen Evaluasi.
Setelah itu, calon peserta tender harus mempersiapkan semua dokumen pendukung yang diperlukan untuk melengkapi proposal. Dokumen pendukung tersebut biasanya meliputi akta perusahaan, NPWP, SIUP/SIUJK, bukti pengalaman, bukti kualifikasi, dan bukti lainnya sesuai dengan persyaratan tender.
Kemudian dilanjutkan dengan proses pengajuan proposal, mengajukan proposal harus dilakukan tepat waktu sesuai dengan deadline yang ditentukan oleh penyelenggara. Pastikan bahwa proposal yang diajukan lengkap dan sesuai dengan persyaratan tender.
kemudian dilanjutkan dengan proses evaluasi, hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa proposal tersebut memenuhi semua syarat dan ketentuan yang berlaku. Jika proposal lolos evaluasi administrasi, maka proposal akan dievaluasi secara teknis oleh tim ahli yang ditunjuk oleh penyelenggara.
Kemudian akan dilakukan penetapan pemenang tender. Pemenang tender adalah calon peserta tender yang mendapatkan nilai evaluasi tertinggi. Pengumuman ini biasa dilakukan secara offline maupun online sesuai dengan kenentuan yang sudah disetujui sebelumnya.
terakhir adalah tahapan negoisasi. Dimana penyelenggara tender akan melakukan negosiasi dengan pemenang tender untuk membahas detail kontrak. Negosiasi dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Baca Juga: Apa itu Negosiasi? Ini Jenis dan Strateginya dalam Bisnis
Setelah negosiasi selesai, pemenang tender dan penyelenggara tender akan menandatangani kontrak. Kontrak merupakan dokumen yang mengikat kedua belah pihak untuk melaksanakan proyek sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.
Semoga bermanfaat!
