Hampir semua individu, perusahaan, lembaga, dan instansi akan membutuhkan kerjasama dengan pihak lain. Dalam hal ini surat kerjasama menjadi bukti dan syarat adanya relasi antar kedua belah pihak untuk bekerja sama. Pada ulasan berikut akan membahas mengenai contoh surat penawaran kerjasama.
Dengan adanya contoh akan memudahkan Anda untuk memahami serta membuatnya. Surat kerjasama menjadi simbol penawaran untuk melakukan kerjasama dengan pihak lainnya. Tanpa adanya surat maka proses kerjasama tidak akan maksimal.
Ilustrasi Surat Kerjasama (Sumber: Freepik.com)
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai contoh surat penawaran kerjasama, maka Anda perlu memahami terlebih dahulu mengenai pengertian surat kerjasama. Dimana surat kerjasama tergolong ke dalam surat penawaran.
Pengertian surat penawaran adalah surat yang dipakai untuk menawarkan sesuatu hal kepada orang atau pihak lain. Penawaran dapat berupa barang, jasa, maupun kerjasama. Dengan demikian surat kerjasama adalah surat yang menawarkan kerjasama dengan pihak tertentu.
Pada umumnya surat kerjasama akan dibuat setelah adanya sebuah surat permintaan. Surat kerjasama ini dapat dijadikan sebagai awal untuk membuka kerja sama antar beberapa pihak. Peranan surat kerjasama cukup penting dan krusial dalam suatu perusahaan.
Hal ini dikarenakan surat kerjasama menjadi bukti konkrit yang tertulis dan mempunyai output fisik. Isi dari surat kerjasama adalah kesepakatan antara dua belah pihak untuk melakukan kerjasama. Nantinya surat ini akan disetujui oleh pihak yang diberi tawaran.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membangun Partnership, Tugas dan Contohnya
Ilustrasi Menandatangani Surat Kerjasama (Sumber: Freepik.com)
Baik surat penawaran maupun surat kerjasama termasuk ke dalam jenis surat resmi. Pada umumnya surat resmi dalam penulisannya harus memperhatikan beberapa hal, termasuk strukturnya. Dalam menulis surat kerjasama tidak dapat dilakukan secara sembarangan tanpa melihat format.
Dengan mengetahui strukturnya maka akan memudahkan dalam memahami contoh surat penawaran kerjasama. Berikut penjelasan mengenai struktur surat kerjasama:
Setiap surat resmi pasti mempunyai kop surat. Dimana pengertian kop surat adalah bagian yang memuat informasi tentang perusahaan atau instansi yang membuat atau mengirimkan surat. Kop surat menjadi hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat kerjasama.
Fungsi utama adanya kop surat adalah supaya penerima surat dapat mengetahui secara jelas darimana surat tersebut berasal. Informasi yang harus termuat dalam kop surat kerjasama diantaranya ialah:
Bagian kepala surat mempunyai peranan yang sama pentingnya dengan kop surat. Bagian kepala surat ini umumnya berada di bawah kop surat. Hal-hal yang harus dimuat dalam kepala surat diantaranya ialah:
Seluruh jenis surat pasti harus memuat bagian pembuka surat. Peranan pembuka surat cukup penting dan menjadi simbol integritas. Pada bagian ini juga dijadikan sebagai pengantar sebelum memberikan informasi mengenai isi surat.
Bagian pengantar ini akan berisi penjelasan atau gambaran secara umum dan ringkas mengenai penawaran kerjasama yang akan diberikan. Selain itu, bagian pengantar harus juga memuat kata pembuka yang sopan.
Isi surat menjadi bagian yang paling penting pada seluruh surat resmi. Segala hal yang berkaitan dengan tujuan penulisan surat harus dijelaskan pada bagian ini. Dengan kata lain isi surat kerjasama akan menjelaskan terkait hal yang berhubungan dengan penawaran.
Hal yang harus dijelaskan dalam surat kerjasama adalah harapan yang ingin dihasilkan, keuntungan apa saja yang dihasilkan dari kerjasama, dan berbagai hal penting lainnya. Sebaiknya penjelasan dilakukan dengan padat, singkat dan jelas.
Isi surat diusahakan untuk tidak bertele-tele dalam penjelasan tujuan penawaran oleh suatu pihak. Jika ada informasi yang lebih detail mengenai hal yang disampaikan sebaiknya menggunakan lampiran.
Jika terdapat bagian atau struktur pembuka, maka harus diakhiri dengan adanya penutup. Pada bagian terakhir ini biasanya mencantumkan kontak yang dapat dihubungi untuk menerima tawaran kerjasama.
Selain itu, bagian penutup surat juga berisi salam dan kalimat penutup serta ajakan yang mampu memicu pihak kedua menerima tawaran.
Berikut contoh surat penawaran kerjasama:
MOON TALENT Jalan Palagan No. 13, Yogyakarta Telp. 021-874992 Fax. 021-678239 Email: [email protected] Yogyakarta, 26 November 2022 Kepada Yth, Pimpinan PT. Amazing Event Organizer Di tempat Dengan hormat, Bersamaan dengan surat ini, kami dari PT. Moon Talent bermaksud untuk memberikan penawaran kerjasama dengan perusahaan PT. Amazing Event Organizer untuk menyediakan jasa Sales Promotion Boy pada cakupan D.I.Yogyakarta. Kami telah mempunyai berbagai macam pengalaman dan cukup lama menggeluti pada bidang ini selama 15 tahun. Selain itu, kami mempunyai ratusan tenaga SGB untuk berbagai macam kebutuhan perusahaan. Hampir semua SGB yang kami punya mempunyai keahlian yang cukup terjamin. Berbagai macam tenaga kerja tersebut meliputi penerimaan tamu, launching produk, model iklan, gathering, dan masih banyak lagi. Bersamaan dengan surat yang kami sampaikan ini terdapat lampiran mengenai informasi serta keuntungan yang akan diperoleh perusahaan PT. Amazing Event Organizer. Dimana lampiran dan beberapa informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Besar harapan kami agar perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin mau bekerjasama dengan perusahaan kami. Untuk informasi lebih lanjut lagi, Bapak/Ibu dapat menghubungi kontak berupa email atau nomor telepon yang terdapat pada kop surat. Atas perhatian Bapak.Ibu serta kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Hormat Saya, Grace Shinta
Ilustrasi Menulis Surat Kerjasama (Sumber: Freepik.com)
Harapan ketika menulis surat kerjasama adalah dapat menarik perhatian pihak yang diberi tawaran agar menerima penawaran. Berikut beberapa tips dalam menulis surat penawaran kerjasama:
Gaya bahasa yang digunakan dalam penulisan surat penawaran kerjasama sebaiknya menggunakan bahasa formal. Hal ini dikarenakan kita tidak mengetahui orang seperti apa yang akan membaca surat tersebut.
Jika ternyata pembaca surat tersebut merupakan orang yang menjunjung tinggi kesopanan, maka gaya bahasa akan sangat diperhatikan.
Sebelum memberikan penawaran kepada beberapa pihak dengan menggunakan surat, sebaiknya Anda mengenai terlebih dahulu pihak tersebut. Hal ini untuk memastikan bahwa pihak yang diberi tawaran dapat menyediakan yang perusahaan butuhkan.
Dalam hal ini sebaiknya mengetahui terlebih dahulu tentang perusahaan pihak yang diajak kerjasama. Proses pengenalan tersebut dapat melalui mencari tahu tentang latar belakang, visi misi, dan catatan hubungan kerjasama dengan pihak mana saja.
Basa-basi sangat tidak disarankan ketika menulis surat penawaran kerjasama. Hal ini dapat menjadikan pihak pembaca malas untuk mengetahui isi dari penawaran tersebut. Oleh karena itu sebaiknya isi penawaran disampaikan secara singkat, padat, dan jelas.
Baca Juga: Pengertian Serta Cara Membuat Penawaran
Surat penawaran merupakan hal yang sangat penting dalam melakukan kerjasama karena dapat dijadikan sebagai bukti konkrit. Contoh surat penawaran kerjasama dapat membantu Anda untuk memahami sebelum membuatnya.
Sistem manajemen yang transparan dapat memperkuat team building dan teamwork coba gratis klik di sini atau gambar di bawah ini.
