Ketika mengirim suatu barang, terdapat dokumen bukti pengiriman yang bernama surat jalan. Surat ini sangat penting, bahkan tidak boleh hilang dalam beberapa kasus.
Selain itu, surat ini memiliki fungsi yang sangat krusial serta terdapat ketentuan untuk membuatnya. Yuk ketahui lebih banyak mengenai surat ini!
Ilustrasi Seorang Wanita Menuliskan Surat Jalan (Sumber: Freepik.com)
Surat jalan adalah dokumen resmi yang diberi dari pengirim kepada penerima yang berisi informasi terkait barang yang dikirim. Penerima dapat melakukan pengecekan barang melalui surat yang ada, sehingga dapat dipastikan apakah barang yang dikirim sudah sesuai atau belum.
Dokumen ini bersifat formal, legal, serta mengikat. Melalui surat ini, pihak pengirim harus mencantumkan keterangan terkait barang yang dimuatnya. Apabila barang disita oleh pihak berwajib, kurir dari jasa pengiriman perlu memberikan keterangan melalui dokumen atau surat ini.
Dokumen ini disebut formal karena menjadi bukti tertulis kesepakatan antara pengirim dan penerima, sehingga proses pengiriman dianggap sah dan disepakati oleh kedua belah pihak.
Apabila terjadi sesuatu yang diluar kendali, saat perjalanan, seperti barang hilang atau rusak, surat ini dapat dijadikan bukti untuk klaim asuransi, sehingga tanggung jawab terkait barang yang dikirim menjadi tanggungan pihak asuransi, bukan pengirim.
Ilustrasi Fungsi Surat Jalan (Sumber: Freepik.com)
Surat jalan berfungsi sebagai alat legalitas atas barang yang dikirim, selain itu masih banyak fungsi lainnya yang perlu Anda ketahui.
Dokumen ini menjadi bagian dari birokrasi perusahaan pada bidang pengiriman barang. Tidak hanya itu, surat ini dapat dijadikan bukti bahwa pengirim telah melakukan transaksi dengan benar.
Selain untuk dokumen legalitas, surat ini dapat dijadikan bukti pengiriman yang valid. Surat ini juga bisa dilampirkan ke dalam pembukuan akuntansi.
Informasi yang tertera pada dokumen ini berfungsi menerangkan poin-poin penting yang terdapat pada barang pada proses pengiriman. Hal yang terdapat di dalamnya dapat dijadikan acuan ketika terdapat pemeriksaan dari pihak yang berwenang.
Ilustrasi Surat Jalan Pengiriman Barang (Sumber: Freepik.com)
Tujuan dari dibuatnya surat ini yaitu sebagai bukti terkait rincian informasi dari barang yang tertera di pesanan. Namun, format penulisan yang digunakan khusus untuk transaksi jual beli. Surat ini dibutuhkan oleh perusahaan untuk arsip dokumen.
Jenis surat penjualan barang dibagi lagi menjadi dua, yakni atas penjualan barang kredit dan penjualan barang tunai.
Jika pembelian menggunakan sistem pembayaran kredit, maka menggunakan surat atas penjualan barang kredit. Cara membuatnya didasari pada surat pemesanan dengan tujuan bukti bagan pengeluaran barang.
Nilai kuantitas barang bersifat mutlak dan tidak terdapat perubahan, karena kuantitasnya sesuai dengan yang sudah tertulis di pemesanan.
Sedangkan, jika transaksi jual beli menggunakan sistem pembayaran tunai, akan menggunakan surat atas penjualan barang tunai. Surat ini dibuat berdasarkan kinerja sales order.
Apabila terdapat kerusakan barang atau barang hilang, maka Anda bisa memanfaatkan dokumen ini untuk pengembalian barang. Tentunya, dengan mencantumkan surat jalan yang terdapat pada barang.
Saat ada keperluan dinas, seperti surat perizinan, tugas dinas, dan lain sebagainya. Surat ini dibuat dengan resmi, serta menggunakan bahasa dan format penulisan yang baku, Selain itu, harus terdapat nama penulis dan penerima.
Maksud dari drop kanvaser yaitu transfer persediaan dari gudang ke kanvaser. Kuantitas perusahaan ditentukan oleh gudang yang didasari oleh peraturan atau kebijakan perusahaan terkait persediaan kanvaser ketika melakukan operasional.
Jika terdapat aktivitas penitipan barang, diperlukan surat ini supaya penitipan barang berjalan dengan baik dan aman. Nantinya, pihak manajemen staf bagian yang berwenang membuat surat jalan.
Baca Juga: Bisnis Model Kanvas Contoh, Elemen, dan Tips Membuatnya
Ilustrasi Surat Jalan (Sumber: Bee.id)
Secara umum, berikut adalah komponen yang perlu tertera di dalam surat ini. Walaupun setiap surat bisa saja berbeda, tetapi berikut komponennya secara umum.
Sebagai tambahan, perlu diketahui bahwa dokumen ini terdiri dari 3 (tiga) rangkap utama, yaitu lembar putih, lembar merah dan lembar kuning. Ketiga lembar tersebut harus digunakan secara berurutan.
Baca Juga: 4+ Contoh Surat Jalan Barang, Pengertian dan Kegunaannya
Sebenarnya surat jalan banyak ditemui di aktivitas sehari-hari, hanya saja masih banyak orang yang belum mengetahui fungsi dan kepentingannya. Setelah membaca artikel ini, semoga Anda lebih aware terkait dokumen ini, ya.
Apakah Anda kesulitan dalam membuat surat julan? Software akuntansi Beeaccounting dapat membantu memudahkan Anda dalam membuat surat jalan. Apa saja fitur Beeaccounting? Beeaccounting dapat mengontrol order penjualan, jadwal pengiriman, cetak surat jalan, informasi harga dan stock dapat tersaji cepat dan akurat, mencegah back order berkat manajemen order dan stock dan yang paling penting analisa kebutuhan & manajemen buffer stock (min/max).
Penasaran kan? Yuk coba gratis Beeaccounting sekarang! Klik gambar untuk info selengkapnya.
