Dalam dunia industri khususnya retail, mengecek stok barang yang ada dalam gudang memang sangat penting untuk diperhatikan. Terkadang sering kali terjadi, data persediaan barang yang ada pada komputer dengan jumlah barang di gudang berbeda-beda atau tidak sinkron satu sama lain.
Untuk mencegah hal seperti itu terjadi, maka Anda jangan lupa untuk mempersiapkan kebutuhan buku stok. Mungkin saja ada transaksi barang secara internal terjadi dan tidak diketahui semua karyawan, sehingga bisa mengecek laporannya pada buku tersebut sesuai kebutuhan tentunya.
Beberapa orang mengira istilah stok termasuk golongan investasi, padahal istilah yang dibahas disini berkaitan dengan persediaan. Dalam bahasa Inggris dikenal dengan “Stock” artinya persediaan, namun istilah akan dibahas secara luas khususnya dalam lingkup bisnis keseluruhan.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), Stok merupakan persediaan barang yang digunakan untuk perbekalan, persediaan barang perdagangan, dan masih banyak lagi. Berdasarkan pendapat Eddy Herjanto, stok merupakan bahan yang disimpan untuk memenuhi tujuan-tujuan bisnis secara berkala.
Berdasarkan pengertian stok yang banyak dikemukakan oleh para ahli dapat disimpulkan bahwa, stok barang merupakan persediaan barang atau bahan yang bisa digunakan dalam proses produksi. Tidak hanya itu, stok barang nantinya bisa digunakan untuk dijual kembali kepada pelanggan.
ilustrasi kontrol stok barang gudang (sumber: Istockphoto)
Sebagai Pebisnis pastinya Anda sudah kenal dong dengan hubungan produk dan persediaannya. Tentunya dalam melakukan pengelolaan produk Anda juga gak bisa lepas dari stoknya. Hal ini untuk memastikan persediaannya tetap tercukupi. Nah untuk membantu pengelolaan stok agar makin teratur Anda sudah tahu jenis-jenis stok belum?
Perlu Anda ketahui, dalam pengelolaan barang gudang dikenal beberapa jenis stok mulai dari bahan baku, proses, barang jadi, pengamanan, dan lain-lain. Jenis-jenis stok ini biasanya dibagi berdasarkan barangnya sendiri sesuai dengan penjelasan yang ada di bawah ini.
Bahan baku dan bahan penolong adalah hal-hal yang digunakan untuk membuat produk. Produk setengah jadi adalah inventaris yang saat ini sedang diproduksi. Produk-produk ini belum selesai. Barang jadi adalah barang yang siap untuk dijual.
Pengelolaan ketersediaan bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi berbagai barang. Dalam hal ini, pebisnis akan menyetok bahan yang sering digunakan dalam proses produksi, misal bagi industri fashion, maka perlu menyimpan bahan kain, aksesoris, benang, dan lainnya.
Berisi berbagai macam barang yang belum selesai atau masih dalam tahap proses produksi. Barang akan disimpan pada tempat yang aman, sehingga tidak rusak. Misal hijab yang masih belum tahap bordiran, minyak yang masih belum dimasukkan botol, dan lain-lain.
termasuk item yang saat ini ditebar karena diperlukan dalam produksi saat ini. Produk-produk ini belum selesai pada saat ini sehingga tidak dapat dijual kepada pelanggan tetapi sedang dalam proses penyelesaian. Misalnya, bisnis yang menawarkan produk yang dapat disesuaikan, termasuk produk buatan tangan.
Stok yang dipersiapkan untuk mencegah terjadinya fluktuasi penjualan dalam kurun waktu tertentu. Biasanya jumlah barang akan dipenuhi di gudang saat masih menjadi tren di masyarakat, supaya peluang untung bisa lebih besar.
Strategi ini berupaya menambah barang dagang dengan berpatokan pada lonjakan permintaan periode sebelumnya. Bisnis biasanya menerapkan strategi ini untuk menghadapi situasi, seperti hari raya Idul Fitri, Natal dan Tahun Baru
Jenis stok yang biasanya sedang dipesan dan masih dalam proses pengiriman dari supplier. Barang masih dipesan beberapa waktu sebelum proses pengiriman atau indent, sehingga sudah ada data lengkapnya untuk memenuhi persediaan.
Khusus untuk aplikasi yang lebih besar dengan banyak bagian yang bergerak, manajemen inventaris dapat menjadi rumit, mencakup beberapa teknik dan strategi.
Dalam pengelolaan barang, maka Anda sebaiknya perlu cermat dalam menentukan waktu untuk menjual barang secara tepat. Setidaknya, ada 3 metode penilaian yang bisa digunakan perusahaan untuk melakukan pencatatan persediaan barang yakni sebagai berikut.
Konsep FIFO yaitu barang dagang yang pertama kali akan dijual yaitu barang yang pertama kali masuk. Dengan kata lain, ketika Anda memesan barang dan langsung dikirim oleh supplier, maka saat itu juga barang akan dijual kembali kepada konsumen.
Metode LIFO menerapkan proses penjualan barang paling akhir masuk yang nantinya akan dijual terlebih dahulu. Metode sering digunakan perusahaan dagang yang produknya cepat berubah misalnya toko pakaian, toko sepatu, toko material, dan toko elektronik.
Bisa dikatakan metode average berada diantara metode FIFO dan LIFO. Perusahaan dagang nantinya akan menggunakan persediaan barang yang ada di gudang untuk dijual. Metode ini tidak mempermasalahkan mana barang yang awal masuk atau akhir sekalipun.
Contoh Tampilan Kartu Stok di Software Bee
Setelah mengetahui berbagai metode pengelolaan barang, maka Anda juga perlu memahami fungsi pembukuan stok dalam dunia bisnis. Tanpa adanya pengelolaan yang baik, maka bisa saja suatu perusahaan mengalami kerugian dalam jumlah besar.
Buku stok akan menyimpan serta mencatat berbagai perputaran barang, sehingga sangat penting untuk dijadikan dokumen. Buku stok bisa dijadikan sebagai alat pelacak mutasi gudang dari satu gudang ke gudang lainnya dengan cepat
Dengan membuat buku stok barang akan membantu Anda melihat barang yang paling laris dan paling banyak terjual. Begitu juga sebaliknya, Anda juga dapat melihat barang yang perputaran barangnya cukup lambat alias jarang dibeli. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui, mana barang yang sudah perlu dibeli kembali sebagai stok, mana yang belum perlu dibeli ulang..
Stok bisa membantu untuk mengontrol barang gudang secara efektif. Misal ada masalah tidak sinkron barang karena kelalaian sistem, maka buku stok akan sangat membantu. Jadi Anda tidak perlu pusing harus membongkar barang gudang satu per satu.
Selanjutnya, jika suatu saat ingin mempercepat atau memperlambat barang keluar dari gudang dengan alasan yang sudah Anda pertimbangkan dengan matang. Misalnya, ketika terjadi kelangkaan barang modal atau untuk memenuhi pesanan yang sudah dijanjikan.
Dalam suatu perusahaan terkadang terdapat oknum yang ingin berbuat kecurangan dengan mengganti laporan pada sistem, mencuri barang, dan perbuatan merugikan lainnya. Dengan adanya buku stok yang valid, maka kecurangan bisa dicegah.
Tindakan kecurangan bisa terjadi dari pihak mana saja, baik internal maupun pemasok. Caranya, mulai dari pencurian barang sampai manipulasi data. Jika terjadi hal ini, Anda malah perlu membuat pengeluaran yang tidak seharusnya untuk mengembalikan keseimbangan stok barang.
Apa perbedaan antara stok dengan inventory? Banyak orang mengiranya sama, padahal keduanya memiliki perbedaan dalam segi tujuan, pajak penjualan, dan pengeluaran. Meski begitu, keduanya sama-sama berfungsi untuk mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Memahami perbedaan di antara keduanya membantumu dalam memilah barang perusahaan. Tidak hanya itu, proses akuntansi perusahaan pun akan semakin mudah dengan memisahkan keduanya.
Berikut ini masing-masing perbedaan dari stok dan inventory.
Stok bertujuan untuk mendukung dan memastikan operasi bisnis bisa berjalan lancar. Sedangkan inventory bagi perusahaan memiliki tujuan untuk dijual kembali kepada konsumen agar bisa menghasilkan banyak keuntungan.
Setiap perusahaan membeli barang sebagai stok, maka secara otomatis perlu membayar pajak penjualannya secara berkala. Sedangkan kalau inventaris, pajak penjualannya akan dibebankan kepada konsumen karena end user.
Stok atau persediaan yang sudah digunakan nantinya akan ditempatkan langsung perusahaan pada data pengeluaran. Untuk inventaris akan masuk dalam kategori “Aset Saat Ini” dalam konsep neraca keuangan. Bagaimana sudah dipahami perbedaan keduanya?
Kunci dari stok yang benar adalah penyimpanan barangnya rapi, strategi perputaran barang sudah dikelola dengan tepat, dan pendataannya juga akurat. Tidak peduli bisnis Anda dalam skala besar atau kecil, namun sebaiknya gunakan tata pengelolaan persediaan yang stabil agar lebih mudah meraih laba.
Kalau ada program stok barang yang mampu mengontrol lebih dari 48 cabang dari 1 lokasi, kenapa masih pilih software berbasis excel manual? Beecloud punya fitur-fitur fungsional yang bisa mengontrol data persediaan barang, pembukuan, harga, penjualan barang, dan masih banyak lagi. Buatlah pembukuan keuangan lengkap dengan pengelolaan stok barang berbasis teknologi Cloud technology cukup satu platform. Anda juga bisa akses lewat Android dan iOS, lho!
Memantau gudang di luar kota? Tak perlu ribet datang kesana-kemari! Gunakan angka untuk menganalisis data persediaan barang yang lebih akurat dan valid untuk mencegah rekayasa stok. Yuk, buruan coba GRATIS dan daftar Beecloud sekarang!
