Apa itu stock taking? Secara sederhana, stock taking adalah proses penghitungan fisik persediaan barang yang dilakukan secara berkala untuk memastikan kesesuaiannya dengan data stok di sistem pembukuan.
Stock taking ini penting dilakukan untuk meminimalisir segala resiko yang berkaitan dengan manajemen stok barang. Sebab, akurasi stok barang menjadi kunci utama dalam menjaga kelancaran operasional dan memaksimalkan keuntungan.
Mari kita bahas lebih dalam mulai dari pengertian, manfaat jenis dan cara melakukannya pada artikel di bawah ini!
Istilah lain dari stock taking adalah stok opname (Credit: Freepik.com)
Stock taking juga biasa disebut dengan stock opname, secara pengertian stock opname adalah proses penghitungan fisik persediaan barang secara berkala untuk dicocokkan dengan catatan pembukuan.
Dengan kata lain, stock taking memastikan bahwa jumlah barang yang tercatat di sistem (misalnya di komputer) sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang atau toko.
Proses ini dilakukan untuk menjaga akurasi stok barang dan memaksimalkan keuntungan. Dengan melakukan stock taking secara berkala, pelaku usaha dapat meningkatkan efisiensi operasional, mencegah kerugian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baca Juga: Apa indikator Kepuasan pelanggan? Ini Cara Ukurnya
Mengutip dari e-book stock taking dari laman ilo.org, stok taking perlu dilakukan karena:
Alasan pertama adalah stock taking membantu mengidentifikasi apakah ada barang yang hilang dari inventaris. Ini penting untuk mendeteksi setiap kasus pencurian, baik oleh staf (perilaku ceroboh atau tidak jujur) maupun oleh pencuri toko.
Dengan membandingkan total nilai yang dihitung dari stok di toko dengan total nilai yang diharapkan, setiap perbedaan, atau "kebocoran," dapat diidentifikasi.
Angka kebocoran tinggi menjadi sinyal bagi manajemen bahwa mungkin ada masalah yang mendasar di toko yang perlu segera diatasi.
Berikutnya, memungkinkan bisnis untuk menilai apakah mereka mengalami surplus atau kerugian. Penilaian ini penting untuk memahami kesehatan keuangan bisnis.
Perhitungan surplus atau kerugian bergantung pada pengetahuan tentang biaya barang yang hilang, yang ditentukan melalui proses stock-taking.
Selanjutnya, menurut persyaratan hukum, neraca harus disiapkan pada akhir setiap tahun keuangan. Stok biasanya merupakan salah satu aset paling berharga bagi banyak bisnis.
Oleh karena itu, pengambilan stok yang akurat diperlukan untuk menghitung total nilai stok secara akurat, yang penting untuk menyiapkan neraca.
Harga jual digunakan selama pengambilan stok untuk alasan praktis, tetapi penting untuk mengetahui kebocoran dengan harga pokok untuk menghitung surplus atau kerugian dan nilai stok dengan harga pokok untuk neraca.
Baca Juga: Laporan Keuangan Neraca, Komponen, Contoh dan Cara Membuatnya
Selain itu, stock taking juga memberikan kesempatan bagi bisnis untuk menilai kondisi inventaris mereka. Ini termasuk mengidentifikasi barang rusak, barang yang bergerak lambat, dan memastikan assortimen barang yang tepat.
Dengan mengevaluasi kondisi stok selama pengambilan stok, bisnis dapat mengambil tindakan korektif untuk mengatasi masalah dan mengoptimalkan manajemen inventaris mereka.
Proses stock taking dapat dilakukan dengan beberapa cara, yakni:
Metode pertama alah stock taking fisik, yakni metode klasik yang dilakukan dengan penghitungan manual barang satu per satu.
Biasanya dilakukan dengan mencatat jumlah barang di setiap lokasi penyimpanan, seperti gudang, toko, atau area produksi. Kelebihan dari cara ini adalah sederhana, tidak memerlukan peralatan khusus, dan memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi fisik.
Sayangnya, metode fisik ini membutuhkan waktu dan tenaga kerja yang banyak, rentan dan sulit untuk memantau pergerakan barangnya secara real-time.
Jenis metode berikutnya adalah menggunakan sistem barcode, dimana scanner ini dapat mempercepat proses dalam menghitung barang. Sehingga datanya secara otomatis direkam ke dalam sistem.
Cara ini lebih cepat dn efisien dibanding cara fisik sebelumnya dan dapat meminimalisir human error dan tentunya membutuhkan investasi tambahan untuk membeli barcode scanner dan software.
Metode selanjutnya menggunakan software khusus untuk mengelola data stock taking. Software ini dapat terhubung dengan sistem pembukuan dan POS, sehingga data stock taking dapat diperbarui secara real-time.
Cara ini jauh lebih efisien dan akurat dan memudahkan untuk proses manajemen bisnis karena terintegrasi dengan sistem yang lain. Selain itu, dengan sistem komputerisasi ini perusahaan dapat dibantu dalam pengambilan keputuan dari banyak fiturnya.
Metode berikutnya adalah menggunakan sistem sampling, dimana metode ini hanya menghitung sebagian kecil dari total persediaan barang, dan kemudian menggunakan statistik untuk memperkirakan jumlah total persediaan.
Berikutnya adalah menggunakan pembaruan data stok secara real-time setiap kali terjadi transaksi. Setiap kali barang masuk atau keluar gudang, datanya dicatat secara otomatis dalam sistem.
Berikut beberapa langkah dalam melakukan stock taking:
Langkah pertama adalah menentukan tujuan dan lingkup stock taking. Identifikasi item yang akan dihitung, lokasi stok, dan metode penghitungan yang akan digunakan. Pastikan semua departemen yang terlibat dipersiapkan dengan baik.
Selanjutnya, pilih metode yang sesuai dengan jenis stok dan kebutuhan perusahaan Anda. Metode yang umum digunakan antara lain, seperti cara manual, periodik atau lain sebagainya. Dengan demikian Anda bisa melakukan persiapan untuk mengoptimalkan prosesnya.
Setelah menentukan metodenya, Berikutnya tentukan waktu yang paling sesuai untuk melakukan stock taking. Hindari melakukan penghitungan pada saat-saat sibuk seperti akhir bulan atau puncak musim liburan. Pilihlah waktu di mana aktivitas bisnis lebih rendah agar dapat fokus sepenuhnya pada penghitungan stok.
Kemudian, pastikan semua persiapan sudah matang dilakukan sebelum memulai stock taking. Ini termasuk memastikan bahwa semua peralatan yang diperlukan seperti formulir penghitungan, perangkat lunak, barcode scanner, dan alat bantu lainnya tersedia dan berfungsi dengan baik.
Selain itu, pastikan bahwa tim telah diberikan pelatihan yang cukup dan memahami tugas-tugas mereka dengan jelas. Dengan persiapan yang matang, Anda dapat meminimalkan gangguan selama proses stock taking dan meningkatkan efisiensi serta akurasi keseluruhan.
Berikutnya, lakukan penghitungan stok secara sistematis sesuai dengan metode yang dipilih. Pastikan mencatat setiap item yang dihitung dengan akurat, termasuk informasi tambahan seperti tanggal kedaluwarsa atau kondisi fisik. Lakukan verifikasi juga untuk memastikan keakuratan data.
Manfaatkan teknologi seperti menggunakan Bee Inventory Manager (BIM) dari aplikasi pembukuan keuangan Beecloud, dapat membantu Anda dalam mempercepat dan meningkatkan akurasi dalam melakukan penghitungan stok. Teknologi ini dapat membantu menghindari kesalahan manusia dan memberikan data secara real-time. Klik banner di bawah ini untuk uji coba gratis sekarang juga!
Setelah selesai stock taking, lakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses yang telah dilakukan. Identifikasi area-area di mana terjadi hambatan atau kesulitan, serta temukan peluang untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi di masa depan.
Terapkan perbaikan yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi tersebut untuk memastikan bahwa setiap stock taking menjadi lebih baik dari sebelumnya. Dengan demikian, Anda dapat terus meningkatkan proses stock taking secara berkelanjutan.
