Apa itu sistem ERP? Enterprise Resource Planning atau yang biasa disebut dengan sistem ERP adalah akronim dari tiga elemen kata enterprise (perusahaan), resource (sumber daya), planning (perencanaan).
Pada umumnya Enterprise Resource Planning adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yakni berupa sebuah software atau sistem yang terintegrasi serta multi modul yang dirancan untuk melayani dan mendukung berbagai fungsu dalam perusahaan.
Ini bertujuan untuk meningkatkan pekerjaan sehingga lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, yang akhirnya dapat menciptakan nilai tambah dan memberi keuntungan maksimal bagi semua pihak yang memiliki kepentingan (stake holder) atas perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini penjelasan mengenai pengertian, fungsi, serta beberapa contoh dari sistem Enterprise Resource Planning (ERP).
Ilustrasi Sistem ERP (Sumber: Freepik.com)
Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah sistem software yang dirancang untuk menghubungkan beberapa kegiatan fungsional dan teknis dalam suatu perusahaan, dan mengintegrasikan aspek sumber daya manusia di dalamnya.
Fungsi sistem ini adalah untuk memberikan standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis dengan berbagai sumber daya manusia, sumber daya keuangan, dan distribusi.
Teknologi ini awalnya dibuat oleh Gartner pada tahun 1990 bertujuan untuk menggambarkan perencanaan persyaratan material dan merencanakan sumber daya manufaktur. ERP dikembangkan dari manufaktur perencanaan resouore (MRP II) yang memungkinkan kemajuan besar dalam manajemen proses manufaktur.
Sistem ERP modular biasanya menangani proses pembuatan, logistik, distribusi inventaris/persediaan, faktur, termasuk kegiatan yang terkait dengan akuntansi perusahaan.
Ilustrasi Cara Kerja Sistem ERP (Sumber: Freepik.com)
Secara umum, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis untuk mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP biasanya berisi dasbor di mana pengguna dapat melihat data real time yang dikumpulkan dari semua bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.
Misalnya, solusi rantai pasokan sistem Enterprise Resource Planning dapat menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirim informasi ke pusat distribusi paling efisien yang diposisikan untuk menyelesaikan pesanan tepat waktu.
Bergantung pada solusi yang Anda pilih, sistem ERP yang Anda miliki dapat melihat informasi tentang tingkat inventaris, waktu pengiriman, dan faktor-faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.
Tanpa sistem ini, data biasanya ditutup oleh departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh perusahaan.
Dengan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan di seluruh organisasi.
Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam mengembangkan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan oleh karyawan Anda untuk tugas yang dapat diotomatisasi.
Baca Juga: Aplikasi Manajemen Marketplace, Mudah Rekap Transaksi ke Pembukuan
Ilustrasi Manfaat Menggunakan Sistem ERP (Sumber: Freepik.com)
Dalam organisasi atau perusahaan yang tidak mengimplementasikan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem basis data yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki basis data sendiri.
Seperti pemasaran yang memiliki pemasaran basis data, sumber daya manusia atau HRD dengan basis data HRD sendiri, pembelian memiliki basis data pembelian sendiri, dan bagian finance (keuangan) memiliki basis data keuangannya sendiri.
Sistem yang terpisah seperti itu memiliki basis data yang berbeda dan seringkali mengalami 'crash' sehingga sulit untuk dikelola. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem yang terpisah menjadi terintegrasi sehingga manajemen lebih efektif dan efisien.
Berikut adalah beberapa keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan yang berhasil menerapkan sistem ERP:
Sistem ERP didalamnya memiliki berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Jika data dimasukkan ke dalam modul (misalnya data tanda terima material) maka modul lain seperti "pembayaran" dan "inventaris" akan secara otomatis diperbarui juga.
Pembaruan ini terjadi secara realtime atau tepat pada saat transaksi. Data yang disertakan hanya kebutuhan akan pendapatan, yaitu ketika transaksi terjadi sehingga tidak perlu data pada modul lain.
Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dihilangkan. Selain itu, kemungkinan kesalahan dalam mengetik data hingga data duplikat juga dapat diminimalkan.
Struktur basis data terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari kehilangan data penting.
Sistem ERP memiliki alat pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi yang lebih tepatnya memanfaatkan sumber dayanya seperti bahan, sumber daya manusia dan mesin kerja atau peralatan kerja.
Dalam mempresentasikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen. Laporan ini dapat diakses oleh manajemen kapan saja bila diperlukan.
Baca Juga: 11 Contoh Sistem Informasi Manajemen Perusahaan
Selain memberikan perencanaan yang lebih baik, sistem Enterprise Resource Planning juga dapat meningkatkan efisiensi dalam kegiatan rutin harian. Seperti pemesanan, pengiriman, pemasok kinerja, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.
Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke uang kas dan pembayaran kepada pemasok juga dapat dipersingkat.
Sistem ERP memiliki basis pada proses praktik internasional terbaik yang diangkat oleh organisasi yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih teratur sehingga tidak bergantung pada individu atau pekerja lainnya. Sistem ERP untuk perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
Manfaat menggunakan Enterprise Resource Planning berikutnya dapat menjadi hubungan manajemen jembatan dengan pelanggan. Anda dapat memfokuskan informasi pelanggan, sehingga Anda bisa mendapatkan akses yang lebih cepat.
Keberadaan ERP untuk CRM juga dapat menjadi ekstensi tangan untuk marketing kreatif. Selain itu, aktivitas arus penjualan dan manajemen produk juga akan dipantau secara otomatis saat melihat sistem yang ada.
Berikut ini adalah beberapa software yang harus ada dalam sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk perusahaan baik skala mikro dan makro:
Sistem ERP memiliki manfaat dan peran penting dalam menciptakan efisiensi kerja dalam perusahaan. Menggunakan sistem Enterprise Resource Planning secara tepat akan membuahkan hasil yang signifikan bagi perusahaan.
Saat ini sudah banyak software komputer yang telah menerapkan sistem Enterprise Resource Planning sehingga kemampuannya tidak bisa diragukan lagi. Pastikan Anda memilih software yang tepat dengan sistem erp yang sesuai standar agar tidak mengalami kerugian.
