Jika ada pertanyaan tentang apa saja penentu berhasil-tidaknya sebuah usaha, kita semua pasti sepakat akan menjawab: banyak. Namun, ada satu yang biasa menjadi faktor terbesarnya, yakni rencana anggaran biaya (RAB). Ini sekalipun Anda memulai usaha kecil-kecilan, tetap saja dokumen itu tak boleh dibuat asal-asalan.
Memangnya apa persoalannya ketika rencana anggaran biaya tidak dibuat dengan tepat?
Tentu saja ada banyak. Salah satu yang paling utama adalah kesulitan dalam mengendalikan pengeluaran, yang itu dapat mengakibatkan pemborosan dan kekurangan biaya operasional. Jika itu terus dibiarkan, Anda sangat mungkin kehilangan fokus, dan akhirnya sulit untuk mengambil keputusan bisnis yang efektif.
Namun Anda tak usah khawatir, semua masalah bisnis selalu ada cara penyelesaiannya. Melalui artikel ini, kita akan akan membahas langkah-langkah praktis untuk menyusun anggaran biaya yang efektif, terutama bagi usaha kecil-kecilan Anda. Yuk, simak masak-masak!
Pengertian RAB Menurut Sumber Ilmiah dan para Ahli (Credit: Freepik)
Supaya tidak ada mispersepsi, kita perlu menyepakati dulu terkait definisinya. Merangkum laman Association for Management, pengertian rencana anggaran biaya adalah catatan yang berisi tentang perkiraan biaya dalam melaksanakan suatu proyek. Selain usaha, RAB ini juga sering dipakai untuk kegiatan organisasi dan acara lainnya.
Sementara itu mengutip Bintari dkk (2024), rencana anggaran biaya merupakan dokumentasi terperinci, tentang estimasi biaya yang akan dikeluarkan dalam suatu proyek. Umumnya, komponen yang ada di dalam dokumen ini meliputi: uraian pekerjaan, volume pekerjaan, upah kerja, materiel proyek, hingga total biaya keseluruhan.
Dari dua penjelasan di atas, kita bisa memahami secara sederhana, bahwa rencana anggaran biaya adalah uraian yang disusun untuk berbagai kebutuhan, seperti bisnis, organisasi, atau acara-acara lainnya. Isi utamanya bisa berbeda-beda, tergantung kebutuhan proyek yang sedang dijalankan.
Terdapat Lima Fungsi dari Rencana Anggaran Biaya (Credit: Freepik)
Dalam kaitannya dengan perencanaan proyek, ada beberapa fungsi rencana anggaran biaya. Merangkum Lau (2017) dan laman resmi USM, beberapa fungsinya ini sangat berguna, baik bagi usaha, pengerjaan proyek, dan berbagai acara. Berikut rinciannya:
Fungsi rencana anggaran biaya yang pertama adalah sebagai dokumen ketika mengusulkan proposal proyek. Namun, RAB ini harus terperinci, terstruktur dan jelas, agar pihak yang berwenang mudah memahami dan mengambil keputusan.
Misalnya untuk keperluan usaha, RAB bisa membantu pemilik bisnis untuk mencari sponsor. Atau jika dalam konteks perusahaan, dokumen tersebut dapat membantu atasan untuk merencanakan dan mengalokasikan dana secara efisien.
Baca Juga: Contoh Proposal Usaha, Cara, Kerangka dan Tips Membuatnya
Rencana Anggaran Biaya juga berfungsi sebagai patokan harga untuk sebuah proyek. Dengan adanya RAB, semua pihak yang terlibat, misalnya pemborong, dapat memiliki acuan yang sama mengenai perkiraan biaya yang diperlukan, dan pengambilan keputusan.
Jika dalam konteks usaha, RAB biasanya menjadi instrumen untuk menentukan harga jual produk dan biaya operasional. Dengan mengetahui rincian biaya tersebut, usaha dapat memiliki harga yang kompetitif, dan mencari harga bahan dasar produk yang terjangkau.
Dalam mengerjakan suatu proyek, sudah barang tentu perlu adanya pengontrolan terhadap pengeluaran biaya. Di sini, manejer proyek bisa memanfaatkan RAB, agar biaya pengeluaran tetap pada batas wajar, dan memastikan efisiensi penggunaan sumber daya.
Sama halnya ketika berbisnis, RAB bisa membantu pengusaha untuk menjaga profitabilitas proyek. Misalnya ada indikasi penyimpangan anggaran, maka langkah preventif bahkan korektif bisa dilakukan agar tidak sampai mendatangkan kerugian.
Tidak hanya untuk penjagaan biaya, RAB juga berfungsi sebagai pengontrol waktu pelaksanaan proyek. Dengan pencatatan waktu yang rinci dan jelas, semua pihak dapat memahami kapan proyek harus selesai.
Dalam konteks usaha pun demikian. RAB sangat membantu pebisnis, misalnya untuk merancang kapan batas waktu produksi, peluncuran produk, atau distribusi. Sehingga tujuan usaha pun bisa dicapai secara lebih terukur.
Pada pekerjaan proyek, umumnya membutuhkan rincian item atau materiel. Di sinilah RAB berfungsi, ia bisa membantu manajer proyek dalam memberikan transparansi, misalnya terkait harga bahan baku, jumlah tenaga kerja, hingga upahnya.
Untuk keperluan usaha, rencana anggaran biaya dapat dijadikan dasar ketika menganalisis biaya berbagai elemen, seperti bahan dasar, strategi pemasaran, atau hal-hal terkait operasional. Ini sekaligus juga membantu pengusaha ketika melakukan negosiasi dengan pemasok.
Ilustrasi Komponen-Komponen RAB (Credit: Freepik)
Dengan beberapa fungsi tersebut, maka penyusunan RAB memerlukan berbagai komponen. Mengutip Sinta Larasati (2021), ada setidaknya lima komponen yang harus ada dalam rencana anggaran biaya. Berikut lebih lengkapnya:
Uraian pekerjaan ini merupakan komponen yang menjelaskan secara rinci terkait jenis pekerjaan yang akan dilakukan. Termasuk juga langkah-langkah teknis dan spesifik untuk penyelesaian proyek. Ini penting selain untuk gambaran ruang lingkup proyek, juga untuk mengontrol pekerjaan supaya tetap sesuai rencana.
Komponen selanjutnya adalah volume pekerjaan, atau gambaran spesifik tentang proyek yang akan dikerjakan. Misalnya berapa luas areanya, jumlah unitnya, atau volume materielnya. Ini juga menjadi salah satu dasar saat menentukan total biaya dan logistik pekerjaan.
Tidak hanya volume pekerjaan, upah pekerja juga komponen yang tidak kalah penting. Komponen ini mencakup biaya tenaga kerja yang dibutuhkan dalam penyelesaian proyek. Umumnya, upah pekerja, baik harian maupun kontrak, terdiri dari gaji pokok, tunjangan, biaya makan, dan lainnya.
Harga satuan bahan adalah komponen yang mencantumkan biaya per unit dari setiap bahan yang diperlukan dalam proyek. Ini mencakup semua jenis material, mulai dari bahan bangunan hingga perlengkapan lainnya. Biasanya, harga satuan bahan dihitung berdasarkan harga pasar saat ini.
Namun, penting diingat bahwa dalam menentukan harga satuan, selalu perhatikan kualitas dan kuantitas bahan yang akan digunakan, termasuk terkait pengiriman dan pemasangan. Membandingkan harga dengan beberapa supplier bisa jadi pilihan ketika menentukan komponen ini.
Setelah semua komponen tadi ditentukan, selanjutnya adalah merekap total keseluruhan anggaran. Mulai dari biaya proyek, upah pekerja, harga bahan, dan biaya yang lain. Ini penting karena dapat memudahkan pengawas dalam mengevaluasi anggaran selama pelaksanaan proyek.
Supaya lebih jelas lagi, berikut Bee lampirkan template rencana anggaran biaya yang bisa Anda akses secara gratis.
Cara membuat rencana anggaran biaya ini sebenarnya cukup mudah. Hanya memerlukan setidaknya enam langkah. Berikut di antaranya:
Dalam membuat RAB, seorang manajer atau pemborong biasanya sudah menetukan tujuan. Nah, langkah awal untuk membuat rencana anggaran biaya adalah dengan mempelajari tujuannya. Hal ini membantu Anda supaya fokus pada apa yang harus dicapai dan memastikan semua elemen biaya memang relevan.
Sebagai contoh, misalnya: apakah proyek ini untuk meningkatkan operasional bisnis, melakukan perbaikan bangunan, atau merealisasikan produk baru? Pertanyaan semacam itu betul-betul harus diperhatikan saat awal penyusunan RAB.
Baca Juga: Tujuan Bisnis yang Perlu Diketahui Pengusaha Pemula
Setelah mempelajari tujuannya, langkah selanjutnya adalah perkirakan pembiayaan proyek. Buatlah perkiraan untuk kebutuhan, misalnya, perbaikan bangunan, atau justru membuat produk/proyek baru. Pastikan estimasi ini mendekati realisasi kondisi aktual agar RAB lebih terarah dan efektif
Langkah berikutnya, Anda perlu mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan dalam pengerjaan proyek. Pisahkan juga kebutuhan tersebut ke dalam beberapa kategori, misalnya biaya tetap (misalnya sewa, gaji), biaya variabel (misalnya bahan baku, listrik), dan biaya proyek khusus (misalnya pengembangan produk).
Ilustrasi Meriset Harga untuk Keperluan Rencana Anggaran Biaya (Credit: Freepik)
Setelah mengetahui apa saja kebutuhannya, maka langkah selanjutnya tentu meriset harga-harganya. Usahakan, cari harga terbaru yang sesuai tren pasar agar bisa memastikan anggaran yang akan dimasukkan. Mencari supplier yang harga jualnya sesuai dengan jatah pengerjaan proyek juga bisa dilakukan pada langkah ini.
Sesudah langkah-langkah tadi dilakukan, segera buat daftar lengkap dari semua biaya yang diperlukan. Susun daftar tersebut berdasarkan kesalahan dan kuantitas. Misalkan, jika Anda membeli bahan baku, catat jumlah unit dan harga satuan bahan. Jika Anda menyewa mesin, maka catat durasi sewa dan harga sewa per jam
Dalam menyusun RAB, Anda juga bisa mempertimbangkan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud agar lebih efisien. Beecloud memiliki fitur unggulan dalam mengakses keuangan secara real-time, dan dirancang untuk memudahkan pengguna tanpa latar belakang akuntansi.
Tidak hanya itu, Beecloud juga menawarkan kemudahan dalam analisis keuangan, sehingga dapat membantu Anda menyusun anggaran bulanan, bahkan otomatisasi sinkron pembukuan. Aplikasi ini cocok untuk berbagai jenis usaha, mulai dari UMKM hingga bisnis multi-cabang.
Jadi, jika Anda mencari cara untuk menyelesaikan proses akuntansi dan meningkatkan kontrol atas keuangan bisnis, Beecloud bisa Anda pertimbangkan mulai sekarang. Untuk info selengkapnya, silakan klik banner di bawah ini!
Supaya pemahaman tentang penyusunan RAB ini lebih konkret lagi, Anda bisa melihat dan mengamati beberapa contoh rencana anggarn biaya perusahaan/usaha yang sebelumnya sudah Bee buat. Contoh RAB ini hanya perkiraan, bukan asli, Jadi, harap amati, tiru, dan modifikasi saja. Berikut di antaranya:
Contoh Rencana Anggaran Biaya untuk Toko Kelontong (Credit: Bee.id)
Rencana anggaran di atas mencakup semua biaya yang diperlukan untuk menjalankan Toko Sembako “Sumber Rezeki” selama satu bulan. Biaya utama terdiri dari pembelian barang dagangan sebagai persediaan awal, sewa tempat, dan upah karyawan untuk memastikan operasional berjalan lancar.
Dengan total anggaran sebesar Rp2.075.000, pemilik usaha dapat merencanakan pengeluaran dan menyatukan keuangan dengan lebih baik untuk mencapai tujuan bisnis.
Contoh Rencana Anggaran Biaya Kedai Seblak (Credit: Bee.id)
Hampir sama dengan sebelumnya, rencana anggaran di atas mencakup semua biaya yang diperlukan untuk menjalankan Kedai Seblak “Cita Rasa” selama satu bulan. Biaya ini bukan untuk anggaran membuka usaha, melainkan kebutuhan bulanan, seperti upah karyawan dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat menu seblak.
Total keseluruhan biaya yang diperlukan untuk usaha kedai seblak ini dalam satu bulan adalah sebesar Rp2.045.000.
Contoh Rencana Anggaran Biaya Usaha Laundry Kiloan (Credit: Bee.id)
Berikutnya adalah RAB bulanan untuk usaha laundry kiloan. Rencana anggaran ini mencakup pembelian bahan baku seperti detergen dan pewangi, termasuk juga upah karywan. Dengan berdasar hitung-hitungan di atas, perkiraan total biaya bulnan yang diperlukan usaha ini adalah Rp2.275.000.
Itulah tadi penjelasan terkait cara membuat rencana anggaran biaya, terutama untuk usaha kecil-kecilan. Sekali lagi, contoh-contoh yang telah dibuat tadi hanya perkiraan, bukan data di lapangan. Jika Anda masih mau membuka usaha, RAB ini bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Semoga bermanfaat!
