Dalam dunia bisnis, konsep reimbursement atau penggantian biaya merupakan hal yang vital dalam menjaga keseimbangan finansial antara perusahaan dan karyawan. Reimbursement juga disebut dengan reimburse yang menjadi mekanisme pengembalian dana yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan kerja mereka.
Namun, seringkali terdapat keraguan terkait prosedur, jenis pengeluaran yang bisa direimburse, dan bahkan peraturan pajak terkait hal ini.
Artikel ini bertujuan untuk memberikan gambaran menyeluruh terkait reimbursement, jenis-jenisnya, proses pengajuan, dan bahkan pertimbangan pajak yang terkait dengan pengeluaran karyawan dalam konteks bisnis.
Reimbursement adalah pengembalian biaya yang dari perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk konpensasi atas biaya yang sudah dikeluarkan (Credit: Freepik.com)
Sistem reimbursement adalah proses pengembalian uang untuk biaya yang telah dikeluarkan. Ini terjadi ketika seseorang menghabiskan uang untuk suatu hal dan kemudian meminta agar uang tersebut dikembalikan.
Dalam lingkup bisnis, reimbursement umumnya diberikan kepada karyawan sebagai penggantian atas biaya-biaya yang terjadi selama mereka bekerja.
Pengeluaran yang bisa dimasukkan dalam reimburse ini bermacam-macam, mulai dari biaya perjalanan, seperti tiket transportasi atau penginapan, hingga biaya makan, parkir, atau bahkan pembelian perlengkapan yang diperlukan dalam menjalankan tugas pekerjaan.
Proses reimburse biasanya melibatkan pengajuan klaim atau pengembalian dana. Seorang karyawan yang telah mengeluarkan uang untuk keperluan pekerjaan akan mengajukan permohonan pengembalian dengan menyertakan bukti atau dokumen yang mendukung, seperti struk belanja, faktur, atau kwitansi, sebagai bukti atas pengeluaran yang dilakukan.
Terdapat tiga jenis reimbursement yang sering digunakan: legal (hukum), asuransi, dan pajak. Berikut penjelasan rinci untuk setiap jenisnya:
Reimburse jenis ini terkait dengan penggantian atas uang dan waktu yang telah diinvestasikan untuk mendukung pertumbuhan dan prospek keuangan perusahaan. Umumnya, legal reimbursement dikenal sebagai tunjangan reimburse.
Ini bisa termasuk dalam bentuk kompensasi terkait pengeluaran pribadi yang telah dilakukan untuk kepentingan perusahaan, seperti perjalanan bisnis, pengadaan perlengkapan, atau kegiatan peningkatan keahlian.
Dalam ranah asuransi, reimburse sering terjadi ketika pemegang polis harus segera mendapat perawatan medis, tetapi perusahaan asuransi belum bisa dihubungi untuk mendapatkan persetujuan.
Akibatnya, biaya perawatan medis harus dibayarkan terlebih dahulu secara pribadi. Kemudian, setelahnya, pemegang polis bisa mengajukan klaim reimbursement ke perusahaan asuransi untuk mendapatkan penggantian biaya yang telah dikeluarkan sebelumnya.
Reimbursement dalam konteks pajak berkaitan dengan penggantian dana kepada karyawan yang sudah membayar pajak penghasilan secara mandiri. Terkadang, ada situasi di mana pajak belum dipotong dari gaji karyawan, dan mereka harus membayar pajak tersebut secara langsung.
Dalam kasus ini, karyawan dapat mengajukan reimbursement untuk meminta penggantian pajak yang seharusnya telah dipotong secara otomatis sebelum gaji mereka diterima.
Melalui jenis-jenis reimbursement ini, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan tidak terbebani oleh pengeluaran yang berhubungan dengan tugas pekerjaan mereka.
Biaya akomodasi termasuk dalam jenis reimbursement (Credit: Freepik.com)
Berikut tiga tipe pengeluaran yang sering direimburse:
Saat melakukan perjalanan bisnis, dana yang dialokasikan mungkin tidak selalu sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya. Karyawan seringkali harus menggunakan dana pribadi untuk menutupi biaya yang tidak tercakup dalam anggaran perjalanan bisnis.
Pengeluaran ini seperti biaya penginapan, transportasi, makanan, dan lainnya bisa dimasukkan dalam klaim reimbursement. Penting untuk menyimpan bukti pembayaran untuk mempermudah proses klaim kepada perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Biaya Akomodasi Adalah dan Contohnya (Lengkap)
Karyawan seringkali membeli kebutuhan operasional bisnis sendiri jika barang atau layanan tersebut belum tersedia di perusahaan.
Misalnya, pembelian alat tulis kantor, penggunaan pulsa pribadi untuk kepentingan perusahaan, atau sewa tempat untuk rapat. Selama ada bukti transaksi yang jelas, pengeluaran ini dapat dimasukkan dalam klaim reimbursement.
Ketika seorang karyawan sakit dan memerlukan perawatan medis intensif, biaya yang dikeluarkan bisa diklaim ke perusahaan, tergantung pada kebijakan perusahaan.
Meskipun demikian, beberapa perusahaan mungkin memiliki sistem tunjangan kesehatan seperti BPJS yang menanggung biaya kesehatan karyawan.
Dalam kasus ini, ketika karyawan menggunakan layanan BPJS, mereka tidak perlu melakukan klaim reimbursement karena biaya sudah ditanggung oleh program kesehatan perusahaan.
Dengan mengetahui jenis-jenis pengeluaran yang dapat direimburse, karyawan dapat memahami batasan dan prosedur yang berlaku dalam meminta penggantian biaya yang telah mereka keluarkan untuk kepentingan bisnis.
Contoh Form Reimbursement (Credit; Bee.id)
Formulir ini dapat diisi oleh karyawan dengan rinci mengenai setiap pengeluaran yang ingin diajukan untuk reimbursement. Setiap item pengeluaran disertai dengan deskripsi, tanggal pengeluaran, jumlah biaya, serta dilampiri bukti pembayaran seperti foto atau scan struk transaksi.
Hal ini membantu dalam mempermudah proses verifikasi dan persetujuan reimbursement oleh departemen yang bertanggung jawab.
Untuk memudahkan proses pengajuan reimbursement, karyawan perlu mempersiapkan beberapa dokumen penting. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti:
Bukti pengeluaran diperlukan sebagai bukti transaksi yang telah dilakukan. Dokumen ini bisa berupa kuitansi, faktur, tanda terima, atau bukti pembayaran lainnya.
Pastikan untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dengan rapi sebagai bukti yang jelas atas pengeluaran yang diajukan untuk reimbursement.
Perusahaan biasanya menyediakan formulir khusus untuk pengajuan reimbursement. Karyawan perlu mengisi formulir ini dengan rinci, mencantumkan semua informasi yang diperlukan seperti rincian pengeluaran, tanggal transaksi, jumlah biaya, dan informasi penting lainnya.
Memorandum atau surat penjelasan dapat digunakan untuk memberikan penjelasan lebih lanjut terkait pengajuan reimbursement.
Dokumen ini menjelaskan alasan pengajuan, tujuan dari pengeluaran yang diajukan, dan informasi tambahan yang mendukung klaim reimbursement.
Setelah semua dokumen pendukung telah disiapkan, karyawan dapat melanjutkan dengan mengajukan permohonan reimbursement kepada bagian keuangan perusahaan.
Proses pengajuan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran yang diajukan untuk penggantian uang sudah didukung oleh bukti yang valid dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Dengan mempersiapkan dokumen-dokumen tersebut, proses klaim reimbursement diharapkan dapat berjalan dengan lancar dan mempercepat proses persetujuan penggantian biaya yang telah dikeluarkan karyawan.
Semua langkah ini membantu memastikan transparansi, keakuratan, dan efisiensi dalam penanganan reimbursement di lingkungan kerja.
Terdapat beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat mengajukan reimbursement. Berikut adalah lima di antaranya beserta penjelasannya:
Kesalahan utama adalah ketika seseorang tidak menyimpan bukti transaksi dengan baik. Bukti transaksi seperti struk belanja, faktur, atau tanda terima sangat penting sebagai bukti pengeluaran yang diajukan. Kekurangan bukti transaksi dapat membuat proses klaim reimbursement adalah hal yang akan menjadi sulit atau bahkan ditolak.
Seringkali, kesalahan terjadi ketika klaim yang diajukan tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Misalnya, mengajukan klaim untuk pengeluaran yang tidak tercakup dalam kategori yang diizinkan. Penting untuk memahami dan mengikuti aturan yang berlaku dalam proses reimbursement.
Kadang kala, terjadi keterlambatan dalam mengajukan klaim reimbursement. Hal ini dapat mengakibatkan karyawan kesulitan dalam mendapatkan penggantian biaya yang seharusnya mereka terima.
Segera setelah transaksi terjadi, penting untuk segera mengumpulkan dan mengajukan klaim reimbursement.
Salah pengisian formulir reimbursement juga sering terjadi. Rincian yang tidak jelas, kesalahan perhitungan, atau informasi yang tidak lengkap dapat menyebabkan penundaan atau penolakan klaim. Pastikan untuk mengisi formulir dengan cermat dan menyertakan informasi yang tepat.
Contoh form claim asuransi kesehatan (Credit: Freepik.com)
Salah satu pertanyaan umum yang muncul terkait reimbursement adalah apakah penggantian biaya ini dikenakan Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21). Untuk menjawab pertanyaan ini, kita perlu merinci peraturan yang berlaku.
Menurut Pasal 6 ayat 1 Undang-Undang Pajak Penghasilan, pembayaran biaya perjalanan dinas oleh pemberi kerja dianggap bukan sebagai imbalan terkait pekerjaan.
Perlakuan ini yang sebenarnya tidak mengenakan Pajak Penghasilan Pasal 21 terhadap Biaya Perjalanan Dinas telah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 262/PMK.03/2010.
Peraturan ini memberikan pengecualian dalam pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 bagi pegawai pemerintah, PNS, Anggota TNI, Anggota Polri, dan pensiunannya atas penghasilan yang merupakan beban anggaran pendapatan dan belanja negara atau daerah.
Namun, penting untuk dicatat bahwa aturan ini berkaitan dengan pegawai sektor publik dan belum secara jelas mengatur pegawai swasta.
Idealnya, pengaturan yang sama seharusnya juga berlaku bagi pegawai swasta terkait Biaya Perjalanan Dinas, di mana biaya tersebut tidak menjadi objek Pajak Penghasilan Pasal 21. Bagi perusahaan, ini juga bisa dijadikan sebagai pengurang dari penghasilan bruto yang mereka laporkan.
Baca Juga: Pengertian dan Tarif Pajak Penghasilan Pasal 21
Pentingnya reimbursement dalam konteks bisnis adalah untuk memastikan bahwa karyawan tidak perlu menanggung biaya-biaya terkait pekerjaan dari saku pribadi mereka.
Hal ini juga membantu perusahaan dalam memastikan bahwa karyawan tetap fokus pada tugas utama mereka tanpa terbebani oleh biaya tambahan yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan. Namun, penting juga untuk diingat bahwa ada kebijakan dan prosedur yang harus diikuti dalam pengajuan reimbursement.
Setiap perusahaan biasanya memiliki aturan tertentu terkait batas maksimum biaya yang dapat direimburse, jenis pengeluaran yang dapat dicover, serta prosedur pengajuan yang harus diikuti agar reimbursement dapat disetujui dan diproses dengan lancar.
Anda bisa mengatur biaya pengeluaran perusahaan dengan mudah menggunakan software akuntansi online Beecloud, cek banner di bawah ini dan dapatkan akses gratis trial terbatas khusus pengguna pertama!
Dengan adanya reimbursement, hal ini tidak hanya memberikan keuntungan kepada karyawan dengan meringankan beban keuangan pribadi mereka terkait pekerjaan, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan terorganisir dalam hal penanganan biaya-biaya yang terkait dengan tugas pekerjaan.
