Purchasing adalah istilah yang cukup umum di perusahaan besar, yang bertugas sebagai pemenuhan bahan baku dan kebutuhan perusahaan lainnya melalui proses pembelian dari pihak ketiga.
Selain pada perusahaan besar, apakah purchasing ini memiliki peran yang berpengaruh bagi usaha skala menengah? Yuk simak penjelasan selengkapnya pada artikel di bawah ini:
Pembelian atau purchasing adalah sebuah upaya yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan suatu perusahaan akan barang dan jasa dengan melihat mutu atau mutu, kuantitas, dan harga serta ketepatan waktu penyerahan barang yang dikirim.
Selain itu, purchasing ini juga dapat digambarkan sebagai menerima dan memproses permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran serta mencari barang, mengevaluasi penawaran, memeriksa barang yang diterima, dan mengawasi penyimpanan dan penggunaan yang tepat.
perusahaan yang membuat produk dan jasa membutuhkan tenaga Purchasing (Credit: Freepik)
Proses purchasing adalah salah satu kegiatan yang memiliki fungsi utama diantara fungsi penting lainnya dari sebuah perusahaan atau restoran, seperti administrasi, pembukuan, penjualan dan pemasaran.
Adapun tujuan dari kegiatan purchasing adalah sebagai berikut:
Dilansir dari E Procurement Indonesia melalui PT IPT Technologi, purchasing di edarkan menjadi 4 jenis. Adapun jenis – jenis dari purchasing adalah sebagai berikut:
Jenis pertama adalah industrial purchasing, seperti namanya pembelian jenis ini biasa digunakan pada bisnis yang bergerak dalam bidang manufaktur. Yang mana, perusahaan akan membeli produk mentah yang kemudian dikelola menjadi produk jadi.
Dalam proses pembelian perusahaan akan melibatkan pihak ketiga atau perantara yang berperan sebagai penyedia barang jadi. Pembelian yang dilakukan juga dalam skala besar dan sudah dilakukan penjadwalan sebelumnya.
Proses transaksi ini pihak perantara harus memberikan bukti dari adanya transaksi yang berperan penting bagi pembukuan keuangan perusahaan, terlebih dalam setiap transaksinya pasti membutuhkan biaya yang besar dan perubahan harus benar-benar bisa membuktikan jika transaksi yang dilakukan benar-benar terjadi.
Kedua ada personal Purchasing, pembelian yang dilakukan untuk kepentingan pribadi, proses transaksinya juga berlangsung singkat. Pihak penjual dan pembeli hanya perlu mengecek kondisi barang yang dikirimkan apakah sesuai atau tidak dengan apa yang dipesan. Tidak ada proses penjadwalan atau hal lainnya yang dilakukan pada jenis sebelumnya.
Selanjutnya ada pembelian komersial, yakni proses pembelian yang dilakukan oleh perantara seperti distributor atau agen. Pada jenis ini ada manfaat yang bisa didapatkan, seperti memperoleh kondisi barang atau jasa yang bersih tanpa perlu pengawasan.
Secara umum, jenis proses pembelian atau purchasing ini bisa menjadi salah satu alternatif bagi bisnis kecil yang tidak dapat mengambil langsung dari penjual atau produsen yang lebih besar.
Terakhir ada pembelian pemerintah atau government purchasing, jenis pembelian ini adalah sebuah kegiatan yang fokus pada proses pembelian barang atau jasa untuk kepentingan umum. Proses pembelian pada jenis ini juga memakan waktu jauh lebih lama dibandingkan jenis lainnya karena melibatkan banyak orang didalamnya.
Bagaimana alur kerja atau proses dari purchasing? Simak selengkapnya di bawah ini:
Proses awal melakukan Purchasing adalah melakukan perencanaan, rencana ini meliputi pendataan kebutuhan bisnis, melakukan pertimbangan apa saja yang akan dibeli dan yang akan disewa serta mencocokan anggaran. Pembelian yang dilakukan saat ini akan mempengaruhi total pendapatan di akhir periode nanti.
Tim Purchasing bukan hanya mencari barang dengan harga termurah, namun dengan value for money (Credit: Freepik)
Setelah perencanaan selesai dilakukan, selanjutnya adalah mengajukan Purchase Requisition, permintaan dan persetujuan atas pembelian barang dan jasa yang akan dilakukan nanti, dari jumlah, spesifikasi sampai kapan akan membeli barang.
Selanjutnya adalah memilih supplier yang tepat, memiliki reputasi yang baik, kualitas barang yang bermutu, fleksibel, customer oriented, mau berkembang dan berkomitmen. Sebab, semua barang yang akan Anda beli berasal dari supplier dan barang dari supplier inilah yang akan menentukan bagaimana kualitas barang yang akan Anda tawarkan nanti
Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan lokasi supplier, yang mana semakin jauh jarak supplier dengan bisnis Anda maka biaya pengiriman akan semakin tinggi. Juga mengurangi efisiensi waktu pengiriman. Pilih lokasi supplier yang strategis untuk menunjang efisiensi tersebut.
Berikutnya melakukan negosiasi, setelah memilih supplier yang tepat Anda perlu melakukan negosiasi agar mendapatkan produk dengan kualitas sesuai keinginan dan harga yang ramah di kantong Anda.
Istilah negosiasi ini juga perlu dilakukan dari pihak supplier yang biasa disebut dengan bidding, artinya proses penawaran yang dilakukan oleh pihak supplier sesuai dengan RFI kepanjangan dari Request for Information yang Anda berikan. Dengan ini kedua belah pihak mendapatkan kesempatan yang jelas dan menghindari adanya kesalahpahaman.
Berikutnya, setelah negosiasi selesai dilakukan hal yang perlu Anda lakukan adalah membuat purchase order, pembelian barang atau jasa yang sudah disepakati sebelumnya.
Proses PO ini sebenarnya juga termasuk pada proses sebelumnya yakni bidding, yang harus meliputi serangkaian proses berikut: Pertama memberikan detail kontrak pembelian, penerbitan surat PO lalu ditandatangani pihak yang berwenang kemudian dilakukan pengiriman yang sudah disetujui supplier.
Berikutnya melakukan Good receipt/service receipt, yaitu proses dimana pelanggan (client) dan pemasok/supplier menerima barang atau menyelesaikan pekerjaan service sesuai PO yang telah disetujui.
Tahapan ini meliputi surat tanda terima, persetujuan barang diterima, dan pengakuan inventory system.
Tahap selanjutnya adalah Invoicing yaitu penerimaan tagihan (tagihan) dari pemasok/penjual berdasarkan tanda terima (receiving) barang/jasa. Yang terjadi adalah invoice tersebut dicocokkan dengan PO dan GR/SR kemudian invoice tersebut tercatat di sistem.
Selain itu, adanya invoice ini juga menjadi bukti yang memvalidkan jika adanya transaksi dengan jumlah dan nominal yang sudah disepakati pada tanggal pembelian. Dari invoice ini nanti akan dijadikan sebagai bukti yang kemudian dicatat dalam pembukuan keuangan perusahaan.
Setelah itu yakni proses pembayaran adalah proses dimana pelanggan membayar hutang dagang (invoice) kepada vendor/supplier. Proses yang berlangsung adalah persetujuan pembayaran oleh manajemen yang dilanjutkan dengan proses pembayaran. Itu bisa dalam bentuk cek / transfer atau dengan uang tunai / Pembayaran
Jika ada produk yang tidak sesuai dengan pesanan Anda bisa lakukan proses return, yakni proses pengembalian barang kepada supplier/penjual dengan berbagai alasan. Pengembalian dapat terjadi sebelum atau sesudah proses pembayaran.
Kesimpulannya, purchase adalah pembelian jika diartikan dalam bahasa Indonesia, sedangkan pengertian umum dari purchase adalah proses pembelian bahan baku atau produk yang nantinya akan dikelola kembali oleh sebuah perusahaan demi memenuhi kebutuhan operasional.
Dalam membuat purchase order untuk bisnis Anda, sangat penting untuk diperhatikan secara khusus agar dapat membantu dalam penyediaan barang, dan utamanya agar tercapai kemajuan pada bisnis Anda.
Menggunakan ketiga aplikasi pembuat purchase order di atas, cukup baik jika diaplikasikan dalam bisnis kelas menengah.Tetapi, Anda memerlukan software akuntansi lain seperti Beeaccounting, yang dapat membantu dalam aktivitas bisnis yang lebih besar.
Jika Anda tertarik untuk mencoba menggunakan software akuntansi dalam mencatat keuangan secara gratis, silakan klik gambar di atas.
