Contoh Proforma Invoice, Fungsi dan Komponennya

Apakah Anda sedang mencari penjelasan tentang proforma invoice? Dalam dunia bisnis, terdapat berbagai jenis dokumen yang harus diperhatikan untuk menjaga kelancaran transaksi. Salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam proses perdagangan internasional adalah faktur proforma.

Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan apa itu faktur pro forma, perbedaannya dengan faktur lainnya, kegunaannya, informasi yang harus dicantumkan, memberikan contoh, serta kapan dokumen ini umumnya digunakan.

Apa itu Proforma Invoice?

Proforma invoice dan invoice biasa ternyata berbeda (Credit; Freepik.com)

Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa dikirim. Dokumen ini berfungsi sebagai pernyataan yang mendeskripsikan rincian lengkap tentang barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk harga, jumlah, kondisi pembayaran, dan persyaratan lainnya.

Dalam faktur proforma, tidak ada konsekuensi legal karena dokumen ini hanya sebagai tawaran atau kesepakatan awal sebelum transaksi final dilakukan. Faktur yang dibuat ini juga dapat digunakan sebagai faktur pengganti karena barang yang diterima oleh pihak pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah oleh pihak penjual.

Dengan demikian, bisa disimpulkan jika faktur proforma adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan informasi kepada pembeli tentang persyaratan dan detail pembelian yang akan mereka lakukan, baik pembelian langsung maupun secara bertahap. Sederhananya, proforma Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan estimasi biaya kepada pembeli sebelum transaksi sebenarnya dilakukan.

Baca Juga; Proforma Invoice Adalah: Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice

Perbedaan Proforma Invoice dengan Faktur Lainnya

Proforma Invoice memiliki perbedaan dengan faktur lainnya, seperti Invoice dan Faktur Pajak.

• Pertama, faktur proforma tidak bersifat legal dan tidak dapat digunakan sebagai dasar pajak, sedangkan Invoice dan Faktur Pajak adalah dokumen yang legal dan memiliki konsekuensi hukum.
• Kedua, faktur proforma dikeluarkan sebelum barang dikirim, sedangkan Invoice dikeluarkan setelah barang atau jasa telah dikirim.
• Ketiga, faktur proforma tidak memuat informasi pajak, sedangkan Faktur Pajak mencantumkan informasi pajak yang diperlukan.

Perbedaan antara Faktur proforma dengan faktur lainnya. Mereka menyatakan bahwa Pro Forma Invoice tidak memiliki kekuatan hukum, tidak mempengaruhi laporan keuangan, dan tidak dapat digunakan untuk klaim pajak.

Sedangkan Invoice memiliki kekuatan hukum, digunakan untuk pembayaran, serta mempengaruhi laporan keuangan. Faktur Pajak, di sisi lain, berfungsi untuk memenuhi kewajiban perpajakan dan digunakan sebagai dasar untuk klaim pajak.

Fungsi Proforma Invoice

Proforma Invoice memiliki beberapa kegunaan penting dalam dunia bisnis. Berikut ini adalah beberapa kegunaan utama dari Pro Forma Invoice:

1. Sebagai Pernegosiasian Awal

Faktur proforma digunakan sebagai alat untuk memulai negosiasi dengan pelanggan. Dokumen ini memberikan gambaran tentang barang atau layanan yang ditawarkan serta harga yang diharapkan.

2. Persiapan Pembiayaan

Faktur proforma sering diminta oleh lembaga keuangan sebagai bukti untuk memperoleh pembiayaan atau pinjaman. Dokumen ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi nilai transaksi dan risiko yang terkait.

3. Pengaturan Pengiriman Barang

Dalam perdagangan internasional, pro Forma invoice digunakan sebagai panduan untuk mengatur pengiriman barang. Dokumen ini memberikan informasi penting tentang produk, jumlah, dan nilai yang harus dicantumkan dalam proses pengiriman.

4. Mengatur Persediaan

Proforma Invoice memungkinkan penjual untuk mengatur persediaan mereka dengan lebih efisien. Dengan mengetahui permintaan yang akan datang, penjual dapat mempersiapkan persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan pembeli.

5. Permintaan Pembayaran di Muka

Dalam beberapa kasus, penjual dapat menggunakan proforma invoice untuk meminta pembayaran di muka sebelum mengirimkan barang atau memulai layanan. Hal ini memberikan keamanan bagi penjual dan memastikan komitmen pembayaran dari pelanggan.

Adanya jenis faktur ini akan membantu dalam menyederhanakan proses pembelian, meminimalkan risiko kesalahan, dan mengurangi potensi perselisihan antara pembeli dan penjual.

Pro Forma Invoice juga dapat membantu dalam memperoleh izin impor, mendapatkan pembiayaan dari bank, dan memperkirakan biaya pengiriman.

Unsur-Unsur Proforma Invoice

Proforma Invoice harus mencantumkan informasi-informasi penting yang berkaitan dengan transaksi bisnis. Berikut adalah beberapa informasi yang harus dicantumkan dalam Pro Forma Invoice:

• Rincian Penjual: Nama toko, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari penjual.
• Rincian Pembeli: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pembeli.
• Deskripsi Barang atau Layanan: Deskripsi yang jelas dan lengkap tentang nama dan deskripsi produk, baik barang atau layanan yang ditawarkan.
• Jumlah dan Satuan: Jumlah pembelian unit barang yang ditawarkan beserta satuan ukurannya.
• Harga Satuan: Harga per unit barang atau layanan yang ditawarkan.
• Rincian Pembayaran: Mencantumkan seluruh total harga yang harus dibayar oleh pembeli.
• Biaya Tambahan: Biaya tambahan, seperti biaya pengiriman, asuransi, tarif pajak (jumlah pajak dicantumkan jika ada), atau bea masuk yang relevan.
• Metode Pembayaran: Metode pembayaran yang dapat digunakan oleh pembeli.
• Validitas Penawaran: Masa berlaku penawaran harga yang tercantum dalam pro Forma invoice.
• Syarat dan Ketentuan: Persyaratan atau ketentuan lain yang berlaku untuk transaksi.

Sebagaimana fungsinya yang sudah dijelaskan di atas, informasi yang tercantum dalam proforma invoice harus yang sebenarnya, jelas dan akurat. Hal ini akan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai transaksi yang akan dilakukan.

Contoh Proforma Invoice

Berikut adalah contoh proforma invoice yang dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang tampilan dan informasi yang tercantum, setiap faktur proforma harus disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis transaksi yang dilakukan.

#Contoh I

Bentuk Faktur Proforma Export Import

#Contoh II

Ilustrasi Faktur Proforma Paling Sering Dicari

#Contoh III

Bentum Umum Faktur Proforma

#Contoh IV

Bentuk Contoh Faktur Proforma Perdagangan Internasional

Baca Juga: 10+ Contoh Invoice Penting Bagi Bisnis Berdasarkan Fungsinya

Kapan Menggunakan Proforma Invoice?

Proforma Invoice digunakan dalam berbagai situasi bisnis. Berikut ini adalah beberapa contohnya:

1. Transaksi Perdagangan Internasional

Ketika terlibat dalam transaksi perdagangan internasional,Faktur proforma digunakan sebagai perkiraan biaya sebelum faktur resmi diterbitkan.

2. Persiapan Impor atau Ekspor

Faktur proforma membantu dalam pengurusan impor atau ekspor barang. Informasi yang tercantum dalam dokumen ini membantu proses pabean dan peraturan terkait lainnya.

3. Pemesanan Produk dalam Jumlah Besar

Ketika Anda memesan produk dalam jumlah besar, Faktur proforma digunakan untuk memberikan perkiraan biaya sebelum melakukan pembayaran.

4. Pengadaan Proyek

Dalam pengadaan proyek, Faktur proforma digunakan untuk memberikan perkiraan biaya kepada klien sebelum proyek dimulai.

5. Pembiayaan dan Pinjaman

Faktur proforma digunakan dalam beberapa kasus ketika pembeli memerlukan pembiayaan dari pihak ketiga, seperti bank, untuk membantu dalam proses pembelian.

6. Pembayaran di Muka

Faktur proforma dapat digunakan untuk meminta pembayaran di muka/ uang muka yang harus dibayar sebelum pengiriman barang atau memulai layanan. Dengan menggunakan invoice ini baik penjual maupun pelanggan dapat terjamin kemananannya. Penting untuk menggunakan faktur proforma dengan bijak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Setelah memahami konsep faktur proforma, penting bagi bisnis untuk memiliki alat yang efisien dalam membuat dan mencetak invoice secara instan. Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah aplikasi pembukuan keuangan Beecloud.

Dengan menggunakan Beecloud, bisnis dapat dengan mudah membuat dan mencetak invoice sesuai dengan kebutuhan mereka secara cepat dan efisien.

Kesimpulan

Dalam kesimpulan, proforma invoice adalah dokumen yang penting dalam proses bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Dokumen ini memberikan informasi rinci tentang barang atau jasa yang akan dibeli, memfasilitasi perencanaan anggaran pembeli, dan meminimalkan risiko perselisihan antara pembeli dan penjual.

Dengan menggunakan invoice ini, kedua belah pihak mendapatkan rujukan yang sah sebagai bukti transaksi yang terjadi. Dalam penggunaannya, penting untuk mencantumkan informasi yang akurat dan lengkap dalam faktur proforma, serta memahami perbedaan antara Proforma Invoice dengan faktur lainnya.