Proforma invoice adalah salah satu faktur atau invoice yang disediakan oleh supplier sebelum menyediakan barang atau jasa. Invoice ini dikirimkan kepada pelanggan sebelum mereka menerima barang.
Proforma Invoice memiliki fungsi yaitu untuk melayani pelanggan dalam transaksi, dan memungkinkan pelanggan untuk melihat estimasi transaksi seperti biaya produk, biaya pengiriman, biaya pemrosesan yang juga merupakan salah satu jenis invoice penjualan.
Seperti diketahui, invoice penjualan adalah bukti transaksi setelah membayar barang atau jasa yang dibeli. Invoice penjualan digunakan oleh perusahaan atau penjual untuk berkomunikasi dengan konsumen tentang jumlah yang jatuh tempo atas transaksi penjualan.
Keberadaan invoice ini sangat penting karena merupakan bukti untuk melaporkan atau mencatat transaksi yang dilakukan.
Namun berbeda dengan jenis invoice lain, proforma invoice diberikan sebelum produk atau layanan disediakan. Oleh karena itu, proses penagihan dapat dilakukan secara bertahap.
Ilustrasi Proforma Invoice (Sumber: Freepik.com)
Definisi Proforma invoice adalah jenis invoice sementara yang diberikan sebelum pengiriman barang secara keseluruhan. Ini berarti bahwa invoice ini digunakan sebagai invoice pengganti sementara karena barang yang diterima oleh pembeli dikirim secara bertahap atau terpisah.
Tujuan dari dokumen ini adalah memberi kepastian untuk penjual dan pelanggan berada di halaman yang sama tentang perjanjian, termasuk harga barang dan jasa. Ini memberi calon klien deskripsi umum tentang biaya produk dan layanan.
Invoice penjualan Proforma biasanya digunakan dalam praktik bisnis yang menerapkan sistem pembayaran uang muka dan angsuran. Penerimaan pembayaran untuk invoice ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem angsuran sesuai dengan nominal yang ditentukan.
Contoh kasus adalah ketika kontraktor mendapatkan proyek yang dibagi menjadi beberapa tahap. Kontraktor mendapat uang muka sebelum proyek dimulai. Proses penagihan kemudian dilakukan secara bertahap sesuai dengan persentase penyelesaian proyek.
Penagihan dapat dilakukan dengan menggunakan invoice ini saat proyek masih berlangsung. Kontraktor masih dapat mengirim tagihan untuk nama proyek yang sama. Kemudian pembayaran disesuaikan dengan tahap mana proyek berjalan.
Menurut contoh kasus di atas, proyek yang disediakan belum selesai atau masih berjalan, tetapi kontraktor mendapat uang muka untuk proyek dan masih mengirimkan tagihan sesuai dengan tahapan yang dilakukan. Kontraktor dapat menggunakan invoice penjualan ini untuk menagih.
Ilustrasi Fungsi Proforma Invoice (Sumber: Freepik.com)
Berikut adalah beberapa fungsi invoice Proforma:
Invoice Proforma memiliki cukup banyak manfaat dalam bisnis. Secara umum, manfaat invoice ini terdiri dari beberapa poin di bawah ini.
Ilustrasi Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice (Sumber: Freepik.com)
Invoice berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, nilai tagihan yang harus dibayar, serta jangka waktu pembayaran yang perlu dibayar oleh pelanggan. Faktur atau invoice resmi, dan biasanya dikirim atau dikeluarkan ketika pembelian telah selesai (misalnya, pembelian 500 PC telah dikirimkan ke tempat pelanggan).
Sementara invoice Proforma adalah invoice ringkasan yang dikirim ke pembeli sebelum mengirimkan barang atau menyediakan layanan. invoice Proforma berisi informasi tentang jenis dan jumlah barang atau jasa yang dibeli, nilai barang atau jasa, dan informasi penting lainnya seperti berat badan dan biaya pengiriman.
Selain itu, invoice Proforma umumnya digunakan sebagai invoice sementara dengan kutipan.
Perbedaan yang paling terlhiat antara invoice dan proforma invoice adalah pembuatan catatan transaksi. Pencatatan transaksi dalam invoice Proforma masih dalam bentuk draft sehingga perlu dikonfirmasi dari pembeli sehingga dapat diproses menjadi invoice.
Kapan perusahaan menggunakan invoice Proforma? Dalam jenis transaksi apa perusahaan mengeluarkan invoice Proforma?
Dalam beberapa transaksi dengan pembayaran di muka, penjual perlu mengeluarkan invoice Proforma untuk memastikan bahwa pembiayaan pembelian dijamin sebelum mulai menyelesaikan pesanan.
Perusahaan juga dapat mengeluarkan dan mengirim invoice Proforma sebagai bentuk permintaan pembayaran kepada pembeli. Jika seperti ini, dapat disimpulkan bahwa penjualan kemungkinan akan terjadi.
Mengapa itu mungkin? Karena ada saat -saat ketika transaksi antara penjual dan pembeli dibatalkan atau masih dalam bentuk pertimbangan. Oleh karena itu, invoice Proforma dipandang sebagai proposal penjualan yang menunjukkan bahwa transaksi masih dalam proses.
Ilustrasi Unsur-unsur Proforma Invoice (Sumber: Freepik.com)
Jika Anda ingin membuat faktur Proforma, ada sejumlah hal yang perlu Anda masukkan ke dalam dokumen, diantaranya:
Anda dapat memasukkan informasi transaksi lain yang dianggap penting bagi pembeli di Faktur Proforma, termasuk info penjualan dan pemasaran.
Berikut ini adalah contoh faktur proforma yang dapat Anda lihat:
Contoh Proforma Invoice
Secara umum, invoice proforma dapat diartikan sebagai invoice sementara. Dokumen ini dibuat karena barang atau jasa belum dikirim atau diselesaikan. Selain itu, invoice ini juga dibuat jika ada masalah dengan pengiriman sehingga pembeli harus mengetahui pembaruan terbaru.
Setelah semua barang dikirim atau jasa dikerjakan, maka invoice dikirim. Umumnya invoice ini memiliki tanggal jatuh tempo dan harus dibayar segera karena barang atau jasa telah diterima sebelum batas waktu.
Dalam membuat proforma invoice untuk bisnis Anda, sangat penting untuk diperhatikan secara khusus agar dapat membantu pembiayaan operasional bisnis, dan utamanya agar tercapai kemajuan pada bisnis Anda. Anda memerlukan software akuntansi seperti Beecloud, yang dapat membantu dalam aktivitas keuangan dari bisnis yang lebih besar. Jika Anda tertarik untuk mencoba menggunakan software akuntansi online dalam mencatat keuangan secara dan membuat proforma invoice otomatis, silakan klik di sini.
Selamat mencoba!
