Procurement adalah istilah yang kerap kali kita dengar dalam dunia bisnis. Jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia, Procurement adalah Pengadaan. Namun, mungkin sebagian dari kita masih bertanya-tanya apa sebenarnya yang dimaksud dengan procurement.
Secara sederhana, procurement adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan cara yang efisien dan efektif. Proses ini melibatkan berbagai langkah, termasuk identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, dan negosiasi harga.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan nilai terbaik dari setiap transaksi pembelian yang dilakukan.
Dalam pembahasan berikut, kita akan mempelajari lebih lanjut pengertian, tujuan, langkah-langkah, metode, dan peran dari bagian pengadaan dalam menjalankan proses ini.
Procurement, atau dalam bahasa Indonesia dikenal sebagai pengadaan, merujuk pada proses perolehan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi oleh suatu organisasi atau entitas.
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan dengan cara yang efisien, efektif, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Procurement mencakup serangkaian kegiatan, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga pemilihan penyedia, negosiasi kontrak, dan pengelolaan hubungan dengan pemasok.
Proses pengadaan barang seringkali dikenal dengan beberapa istilah lain, tergantung pada konteks dan wilayah. Beberapa istilah lain yang digunakan secara umum untuk merujuk pada proses ini antara lain:
Istilah ini lebih fokus pada aspek pembelian barang atau jasa secara langsung dan mencakup aktivitas seperti penawaran harga, pemilihan pemasok, dan transaksi pembayaran.
Baca Juga: Mengenal Akuntansi Pembelian, Fungsi dan Sistem Kerjanya
Mengacu pada identifikasi dan penilaian sumber daya atau pemasok yang potensial untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Istilah ini sering digunakan dalam konteks pengadaan properti, perusahaan, atau aset lainnya.
Secara lebih luas, proses pengadaan juga terkait dengan manajemen rantai pasok, yang melibatkan pengelolaan aliran barang, informasi, dan dana dari pemasok hingga konsumen akhir.
Penting untuk diingat bahwa pengadaan barang tidak hanya berkaitan dengan pembelian fisik tetapi juga mencakup manajemen risiko, kepatuhan terhadap regulasi, dan upaya untuk mencapai keunggulan kompetitif melalui hubungan yang baik dengan pemasok.
Proses Pencatatan Procurement (Credit: Freepik.com)
Sebagai dua konsep yang seringkali digunakan secara bersamaan, procurement dan purchasing memainkan peran penting dalam rangkaian kegiatan perolehan barang dan jasa oleh suatu organisasi.
Meskipun seringkali digunakan secara bergantian, keduanya memiliki perbedaan signifikan dalam ruang lingkup, pendekatan, dan tujuan.
Procurement: Procurement adalah seluruh proses perolehan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi oleh suatu organisasi. Ini melibatkan tahapan perencanaan kebutuhan, identifikasi pemasok, pemilihan, negosiasi, dan manajemen hubungan dengan pemasok.
Purchasing: Apa itu Purchasing? Purchasing lebih terfokus pada aktivitas pembelian langsung barang atau jasa. Ini mencakup proses penawaran harga, penilaian dan pemilihan pemasok, serta transaksi pembayaran.
Procurement: Melibatkan sumber daya yang lebih luas, termasuk manajemen risiko, kepatuhan, dan strategi jangka panjang terkait dengan rantai pasok.
Purchasing: Terutama terkait dengan pengelolaan operasional harian dan aspek transaksional dalam memperoleh barang atau jasa.
Procurement: Lebih holistik dan mencakup seluruh siklus hidup pengadaan, dari perencanaan hingga pengelolaan kontrak dan pemeliharaan hubungan pemasok.
Purchasing: Lebih fokus pada proses pembelian yang melibatkan pilihan pemasok terbaik, negosiasi harga, dan pemenuhan pesanan.
Procurement: Mempunyai peran strategis yang lebih besar dalam mengelola risiko, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan jangka panjang organisasi.
Purchasing: Lebih bersifat taktis dan berfokus pada eksekusi keputusan pengadaan sehari-hari.
Procurement: Melibatkan proses yang mungkin memerlukan waktu yang lebih lama, terutama dalam perencanaan dan strategi jangka panjang.
Purchasing: Lebih berorientasi pada kebutuhan segera dan proses transaksional yang cepat.
Procurement, atau pengadaan, memiliki sejumlah tujuan utama yang sangat penting dalam konteks bisnis dan manajemen rantai pasok.
Pertama, procurement bertujuan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh suatu organisasi. Ini mencakup semua langkah dari identifikasi kebutuhan hingga pemilihan pemasok yang paling cocok.
Baca Juga: Mengenal Metode Pencatatan Persediaan
Selain itu, procurement bertujuan untuk mengoptimalkan biaya. Dengan melakukan perbandingan antara pemasok, negosiasi harga yang baik, dan mencari solusi efisien, organisasi dapat meminimalkan pengeluaran dan meningkatkan keuntungan.
Procurement juga berperan dalam menjaga kualitas barang atau jasa yang diperoleh. Memastikan bahwa produk atau layanan yang dibeli sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan adalah tujuan utama. Hal ini dapat mencakup pengujian produk, evaluasi pemasok, dan pemantauan performa produk.
Seiring dengan itu, procurement memiliki tujuan untuk mengelola risiko. Ini mencakup identifikasi potensi risiko terkait dengan pemasok, perubahan harga, atau masalah lain yang dapat mempengaruhi rantai pasok. Strategi pengelolaan risiko diterapkan untuk menjaga kelancaran operasional.
Procurement juga berfokus pada penciptaan hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok. Membangun kemitraan yang kuat dapat membawa manfaat jangka panjang, seperti peningkatan keandalan pasokan dan peluang kolaborasi inovatif.
Terakhir, tujuan utama procurement adalah mencapai efisiensi dalam rantai pasok. Dengan menyusun strategi yang baik, mengelola hubungan pemasok dengan efektif, dan menggunakan teknologi yang tepat, organisasi dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi dan merespons perubahan pasar dengan lebih baik.
Baca Juga: Biaya Overhead Adalah? Ketahui Jenis dan Cara Menghitungnya
Secara umum, proses procurement dalam dunia usaha melibatkan beberapa langkah penting sebagai berikut:
Langkah pertama dalam proses procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis. Ini melibatkan analisis kegiatan operasional perusahaan untuk menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan agar bisnis dapat berjalan dengan lancar.
Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah memprioritaskan kebutuhan tersebut. Ini membantu menentukan barang atau jasa mana yang paling penting untuk dipenuhi terlebih dahulu, sesuai dengan urgensi dan kebutuhan perusahaan.
Permintaan pembelian adalah langkah berikutnya setelah kebutuhan diprioritaskan. Dokumen ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlahnya, dan spesifikasinya. Dokumen ini kemudian dikirimkan kepada calon pemasok.
Baca Juga: Apa itu Proses Pemesanan Pembelian (Purchase Order)?
Setelah permintaan pembelian dikirimkan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier. Proses ini sering melibatkan permintaan penawaran (Request for Quotation/RFQ) dari beberapa supplier untuk membandingkan penawaran mereka.
Setelah menerima penawaran dari supplier, dilakukan negosiasi harga. Tujuannya adalah mendapatkan kesepakatan harga yang terbaik untuk perusahaan. Kesepakatan pembelian, termasuk syarat-syarat lainnya, kemudian ditetapkan.
Baca Juga: 9 Tips Memilih Supplier Terbaik Agar Tidak Mudah Tertipu
Setelah kesepakatan tercapai, langkah selanjutnya adalah penerimaan barang atau jasa. Proses ini memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta dalam permintaan pembelian.
Terakhir, setelah barang atau jasa diterima, dilakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya. Pembayaran ini menyelesaikan proses procurement dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Dalam dunia bisnis, terdapat berbagai metode pengadaan yang dapat digunakan, masing-masing dengan karakteristik dan kelebihan sendiri.
Dari pengadaan elektronik (e-purchasing) yang memanfaatkan teknologi digital hingga pengadaan langsung yang cepat, serta penunjukan langsung yang disesuaikan dengan kebutuhan khusus.
E-Purchasing atau pengadaan elektronik adalah metode yang menggunakan teknologi digital, seperti internet, untuk melibatkan pemasok dan mengelola seluruh proses pembelian secara online.
Dengan e-purchasing, perusahaan dapat melakukan pembelian, negosiasi harga, dan penerimaan barang secara efisien melalui platform elektronik.
Pengadaan langsung adalah metode di mana organisasi membeli barang atau jasa langsung dari pemasok tanpa melalui proses lelang atau negosiasi panjang.
Biasanya digunakan untuk kebutuhan mendesak atau barang/jasa khusus yang hanya dapat diperoleh dari satu pemasok tertentu.
Penunjukan langsung terjadi ketika organisasi langsung menunjuk pemasok tertentu tanpa melalui proses tender atau seleksi.
Metode ini digunakan ketika organisasi memiliki alasan khusus untuk memilih pemasok tertentu, seperti keahlian teknis atau kepercayaan.
Tender cepat adalah proses lelang yang dilakukan dengan waktu singkat. Ini biasanya digunakan untuk kebutuhan mendesak dan melibatkan proses penawaran yang lebih sederhana. Pemenang tender ditentukan dengan cepat untuk memenuhi kebutuhan segera.
Tender adalah metode pengadaan yang melibatkan proses lelang terbuka atau tertutup. Organisasi mengumumkan kebutuhan mereka, dan pemasok-pemasok yang berminat mengajukan penawaran.
Pemenang ditentukan berdasarkan kriteria tertentu, seperti harga terbaik atau kualifikasi teknis terbaik.
Dengan memahami berbagai metode pengadaan ini, organisasi dapat memilih pendekatan yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, baik itu untuk efisiensi, kecepatan, atau keamanan dalam pengadaan barang dan jasa.
Ilustrasi Divisi Pengadaan Barang (Credit: Freepik.com)
Bagian pengadaan barang dalam suatu organisasi sering kali disebut sebagai "Bagian Pengadaan" atau "Departemen Pengadaan."
Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk mengelola semua aktivitas yang terkait dengan perolehan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh organisasi. Tugas utamanya meliputi identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga, dan pengelolaan hubungan dengan pemasok.
Dalam beberapa kasus, istilah "Bagian Pembelian" juga dapat digunakan secara interchangeably, mengacu pada bagian yang sama yang fokus pada proses pembelian barang atau jasa.
Sebagai inti dari siklus bisnis, Bagian Pengadaan memainkan peran penting dalam memastikan bahwa organisasi mendapatkan nilai terbaik dari setiap transaksi pembelian yang dilakukan.
Sebagai penutup, semakin kita memahami pentingnya procurement dalam dunia bisnis, semakin terbuka pula peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam perolehan barang dan jasa.
Dengan memahami langkah-langkah, tujuan, dan metodenya, organisasi dapat mengoptimalkan proses ini untuk mencapai keberlanjutan operasional yang lebih baik. Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap bisnis untuk melibatkan dan mengembangkan Bagian Pengadaan mereka dengan baik.
Saya berharap artikel ini memberikan wawasan yang bermanfaat dan menginspirasi langkah-langkah konkrit untuk meningkatkan proses procurement di dalam organisasi Anda. Mari bersama-sama menciptakan lingkungan bisnis yang lebih efisien dan berkembang!
