Prepaid Expense Adalah Beban Bayar Dimuka dalam Akuntansi

Prepaid expense adalah istilah lain dari beban bayar dimuka, sebuah konsep dasar dalam akuntansi, menggambarkan pembayaran yang telah dilakukan untuk barang atau jasa yang belum diterima atau dikonsumsi.

Metode akuntansi ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat biaya dalam periode di mana biaya tersebut dikeluarkan, bukan pada saat uang tunai benar-benar dibayarkan. Contoh umum dari prepaid expenses meliputi sewa, premi asuransi, dan langganan.

Kenali lebih dalam apa yang dimaksud dengan prepaid expense, bagaimana perlakuannya dalam akuntansi, manfaat, jenis, hingga contohnya.

Apa itu Prepaid Expense? Prepaid Expense Adalah

Dalam bahasa Indonesia prepaid expense disebut dengan biaya dibayar dimuka (Credit: Freepik.com)

Mengutip dari laman finance.fas.harvard.edu, prepaid expense adalah biaya yang dibayar di muka terjadi ketika perusahaan melakukan pembayaran di muka untuk barang atau jasa yang akan diterima atau dinikmati di masa depan.

Biaya yang telah dibayar di muka dalam akuntansi dicatat sebagai aset dalam neraca hingga perusahaan menerima atau memperoleh manfaat dari barang atau jasa tersebut, kemudian baru diakui sebagai biaya yang dikeluarkan.

Hal ini mempengaruhi proses pencatatan akuntansi sesuai dengan pedoman GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), di mana penting untuk memastikan bahwa biaya dicatat dalam periode yang sama dengan manfaat yang dihasilkan dari biaya tersebut.

Bisa disimpulkan jika prepaid expense adalah pengeluaran uang tunai atau sumber daya ekonomi lainnya sebelum pengakuan biaya terpenuhi. Dengan harapan, akan memberikan manfaat di masa yang akan datang.

Bagaimana perlakuan prepaid expense dalam akuntansi? Dalam akuntansi prepaid expense dicatat sebagai aset lancar, yang dikeluarkan dari neraca dan dibebankan kepada laporan laba rugi.

Jenis Prepaid Expense

Dalam laporan akuntansi ada beberapa jenis prepaid expense yang sering muncul, yakni:

1. Prepaid Rent (Biaya Sewa Dibayar Dimuka)

Biaya sewa dibayar dimuka contohnya digunakan perusahaan untuk membayar sewa kantor dan membayar sewa untuk satu tahun di awal.

2. Prepaid Insurance (Premi Asuransi)

Berikutnya ada biaya asuransi dibayar dimuka  digunakan untuk mendapatkan perlindungan jangka waktu tertentu. Contohnya, Sebuah perusahaan membeli asuransi kebakaran senilai Rp 10.000.000 untuk satu tahun.

3. Prepaid Salaries

Selanjutnya ada biaya gaji yang dibayar di awal. Contohnya, perusahaan membayar gaji karyawan untuk bulan berikutnya di akhir bulan ini.

4. Prepaid Interest

Kemudian ada prepaid interest atau biaya bunga dibayar dimuka

5. Pajak Dibayar Dimuka

Terakhir ada pajak dibayar dimuka, yang terdiri dari pajak penghasilan (PPh), pajak pemasukan dan fiskal luar negeri.

Pendekatan Jurnal Prepaid Expense

Ada dua pendekatan jurnal prepaid expense yang bisa digunakan, yakni pendekatan neraca dan pendekatan laba rugi.

1. Pendekatan Neraca (Harta/ Aset)

Pendekatan neraca berfokus pada pencatatan awal prepaid expense sebagai aset di neraca. Saat pembayaran dilakukan, jurnal berikut dibuat:

Debit: Beban dibayar di muka (akun aset)
Kredit: Kas/Bank

Pada akhir periode akuntansi, penyesuaian diperlukan untuk mencatat beban yang telah digunakan. Jurnal penyesuaiannya adalah:

Debit: Beban
Kredit: Beban dibayar di muka

Nilai penyesuaian dihitung berdasarkan proporsi manfaat yang telah digunakan selama periode tersebut.

2. Pendekatan Laba Rugi

Sedangkan pada pendekatan laba rugi prepaid expense langsung dicatat sebaga pembayaran dengan jurnal dan tidak ada jurnal penyesuaian yang dibutuhkan pada di akhir periodenya.

Pencatatan prepaid expense dengan pendekatan laba rugi:

Debit: Beban
Kredit: Kas/Bank

Contoh Jurnal Prepaid Expense

Berikut dua contoh prepaid expense berdasarkan pendekatannya:

# Contoh Jurnal Prepaid Expense Pendekatan Neraca

ilustrasi kasus:

PT XYZ membayar sewa kantor satu tahun senilai Rp 12.000.000 pada tanggal 1 Januari 2024.

Jurnal pada 1 Januari 2024:

Debit: Sewa dibayar dimuka (aset) Rp 12.000.000
Kredit: Kas/Bank Rp 12.000.000

Jurnal penyesuaian pada 31 Desember 2024:

Debit: Beban sewa Rp 12.000.000/12 = Rp 1.000.000
Kredit: Sewa dibayar di muka Rp 1.000.000

# Contoh Jurnal Prepaid Expense Pendekatan Laba Rugi

Ilustrasi kasus:

PT XYZ membayar sewa kantor satu tahun senilai Rp 12.000.000 pada tanggal 1 Januari 2024.

Jurnal pada 1 Januari 2024:

Debit: Beban sewa Rp 12.000.000 Kredit: Kas/Bank Rp 12.000.000

Keuntungan dan Kelemahan Prepaid Expense

Berikut beberapa keuntungan dan kelemahan biaya beban di muka:

# Keuntungan Prepaid Expense

Berikut beberapa manfaat dari prepaid expense:

• Meningkatkan efisiensi: Pembayaran di awal dapat menghemat waktu dan biaya yang terkait dengan proses pembayaran rutin.
• Mempermudah budgeting: Dengan mengetahui jumlah pengeluaran yang pasti di masa depan, perusahaan dapat membuat anggaran yang lebih akurat.
• Mendapatkan akses ke layanan atau produk: Beberapa layanan dan produk hanya tersedia dengan pembayaran di awal.
• Memperoleh diskon: Pembayaran di awal sometimes dapat menghasilkan diskon dari penyedia layanan atau produk.

# Kelemahan Prepaid Expense

Selain menguntungkan, prepaid expense juga memiliki beberapa kelemahan, yakni:

• Kehilangan akses: Jika perusahaan tidak menggunakan layanan atau produk yang telah dibayar, maka perusahaan akan kehilangan akses dan uang yang telah dibayarkan.
• Kesulitan dalam estimasi: Memperkirakan jumlah pengeluaran prabayar yang tepat di masa depan dapat menjadi sulit.
• Fluktuasi harga: Harga layanan atau produk di masa depan mungkin berbeda dengan harga yang dibayarkan di awal.

Catat Transaksi Terperinci, Laporan Langsung Jadi dengan Beecloud

Dengan menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud,  Anda akan lebih mudah mencatat biaya dibayar dimuka dan transaksi lainnya dengan terperinci dan rapi.

Catat pembayaran sewa, asuransi, dan lainnya sebagai aset "Biaya Dibayar Dimuka". Beecloud secara otomatis menghitung alokasi bebannya per periode, sehingga laporan keuangan Anda, seperti Laba Rugi dan Neraca, selalu akurat dan terkini.

Transaksi pembelian, penjualan, dan pengeluaran pun mudah dicatat, menghasilkan laporan keuangan yang komprehensif dan real-time. Beecloud membantu Anda mengelola keuangan bisnis dengan lebih efektif dan efisien. Klik banner di atas dan dapatkan akses uji coba sekarang juga!