PO adalah singkatan dari purchase order atau yang lebih sering disebut dengan pre order. Dan kini praktek transaksi PO terus meningkat seiring berkembangnya transaksi jual beli online.
Yang mana seorang konsumen harus memberikan uang terlebih dahulu kepada penjual dan produk akan dipesan atau dibuat setelahnya. Sebelum istilah PO ini populer, dulu masyarakat menyebunya hanya dengan pesan atau mekas dalam bahasa Jawa.
Berikut informasi selengkapnya tentang PO (purchase order/ pre order):
Ilustrasi proses PO (Purchase Order) pada konsumen (Sumber: Freepik.com)
Anda pernah mendengar istilah open PO? istilah ini biasanya dipasang oleh seorang penjual yang memang memberikan fasilitas konsumennya untuk memesan terlebih dahulu sebelum mendapatkan produk mereka.
Arti dari PO atau purchase order tidak jauh berbeda dengan penjelasan di atas, yang mana PO adalah sebuah istilah atau cara belanja seorang konsumen yang menginginkan sebuah produk dengan membayar terlebih dahulu dengan memberikan uang senilai harga barang atau uang mukanya saja.
Hal ini terjadi biasanya karena seorang penjual tidak memiliki stok yang tersedia, sehingga meminta konsumennya untuk menunggu hingga produk tersedia kembali, atau produk yang dijual merupakan produk custom sehingga penjual memerlukan waktu untuk proses pengerjaan.
Proses transaksi ini harus dilakukan atas persetujuan dua belah pihak, agar tidak ada yang merasa dirugikan. Selain itu, Jangka waktu proses PO juga harus dijelaskan secara rinci oleh penjual agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Waktu yang dibutuhkan pada proses pre order/ purchase order biasanya selama 1 - 3 minggu. Semua biasa berubah sesuai dengan kesepakatan penjual dan pembeli.
Dalam melakukan proses transaksi PO adalah ketika seorang penjual maupun pembeli perlu mengetahui format apa saja yang diperlukan. Format ini akan menjadi bukti jika benar terjadinya sebuah transaksi.
Purchase order sendiri secara istilah diartikan sebuah dokumen yang berisi tentang pembelian barang, isi dari dokumen ini berbeda tergantung penjual. Berikut format umum yang sering digunakan dalam bisnis PO:
Baca juga: [DOWNLOAD] Contoh Purchase Order dan Tips Mudah Membuatnya
Informasi pertama yang penting dan juga paling umum disampaikan adalah nama konsumen yang melakukan Pre order. Informasi nama ini juga akan membantu penjual untuk menemukan produk pesanan yang disepakati sebelumnya.
Selain itu, informasi nama juga biasa dilengkapi dengan informasi data diri lainnya. Seperti nomor telepon, alamat dan sejenisnya.
Selain nama konsumen, tanggal pembuatan juga perlu dicantumkan dalam dokumen purchase order. Tanggal pesanan ini penting bagi perusahaan atau pihak penjual karena penjual transparansi informasi ini akan membantu penjual mengetahui waktu pemesanan konsumen.
Sehingga, jika ada seorang penjual yang nakal atau mengaku-ngaku telah melakukan transaksi lama bisa ketahuan dengan jelas, sehingga urutan pesanan pun tidak mudah berantakan.
Hal lain yang akan membantu penjual adalah nomor urut pemesanan, selain tanggal nomor urut juga bisa menjadi patokan seorang penjual mengetahui kapan giliran barang konsumen diproses.
Nomor ini juga bisa dijadikan sebagai arsip yang akan memudahkan penjual mengaudit data penjualan dan transaksi lainnya.
Selanjutnya adalah data informasi pesanan yang perlu disampaikan dalam dokumen pre-order. Data ini akan menyampaikan secara transparan mengenai produk apa yang dipesan oleh seorang konsumen.
Mulai dari jenis barang, jumlah, warna, ukuran, harga dan beberapa informasi tambahan lain yang diperlukan. Informasi ini akan sangat membantu pembeli dan penjual agar produk yang dipesan tidak salah pesan.
Selanjutnya jika produk selesai dipesan, seorang penjual juga perlu menyampaikan informasi pengiriman secara jelas, sebagai bukti jika produk yang dipesan sudah benar-benar dikirimkan. Bukti ini juga bisa menjadi bukti adanya transaksi jual beli sebelumnya.
Ilustrasi proses penyerahan produk pada konsumen setelah proses PO (Sumber: Freepik.com)
Selain format dokumen, ada beberapa prosedur yang harus dipahami oleh seorang penjual dan pembeli. Prosedur ini akan membantu transaksi pre order teratur dan mudah dikelola.
Berikut prosedur pembuatan dan pelaksanaan transaksi PO (Pre order/ purchase order):
Langkah pertama yang harus dilakukan ketika melakukan Pre order adalah membuat daftar permintaan. Hal ini dilakukan oleh pembeli dengan membuat permintaan internal yang perlu disetujui.
pembuatan daftar permintaan bisa dilakukan secara formal maupun informal, tergantung dengan bagaimana peraturan perusahaan ditetapkan, yang nantinya akan masuk pada tim terkait sebelum dilakukan proses pembuatan pesanan pembelian.
Langkah kedua adalah membuat pesanan, proses ini dilakukan oleh kedua belah pihak setelah pengajuan pesanan telah disetujui sebelumnya.
Pada proses ini seorang penjual dan pembeli akan melakukan diskusi terkait pemesanan produk, mulai dari harga, warna, jenis hingga persyaratan pengiriman yang akan dilakukan nantinya.
Jika proses pre order dilakukan secara online melalui platform penjualan online, biasanya sudah dijelaskan secara detail tentang produk, harga, jenis, pengiriman hingga jangka waktu yang diperlukan. Sehingga, sebagai pembeli hanya perlu membaca dan melakukan pemesanan.
Penjual online ini juga biasanya memberikan sebuah statement jika memesan sama dengan membeli, sehingga sebagai seorang konsumen perlu membaca dan memahami secara menyeluruh apa yang akan mereka pesan.
Prosedur selanjutnya yang adalah melakukan konfirmasi pembelian, seorang penjual akan memastikan kembali setiap detail pesanan yang sudah mereka diskusikan sebelumnya.
Pada tahap ini seorang penjual maupun pembeli bisa mengajukan pembatalan pemesanan jika terjadi sebuah perbedaan atau ketidakcocokan.
Setelah ketiga prosedur sebelumnya tidak memiliki masalah, langkah selanjutnya adalah membuat pengajuan pemesanan.
Dengan tujuan untuk merampingkan pembelian yang merupakan praktik terbaik bagi seorang pembeli untuk pencatatan dan mengajukan pembelian di masa yang akan datang.
Langkah kelima adalah melakukan proses pengiriman, tahapan ini menjadi tahapan hampir akhir dalam proses pre order, dimana produk yang dipesan konsumen sebelumnya sudah bisa dikirim.
Dan pembeli juga bisa melakukan konfirmasi mengenai kualitas dan spesifikasi dari produk yang dipesan sebelumnya. Pemeriksaan ini juga akan membantu dalam melakukan identifikasi kekurangan.
Setelah semua proses selesai, pembeli puas dengan pesanannya selanjutnya adalah pembelian akan dikirim sebagai bentuk penutupan.
Setelah itu penjual bisa mengajukan faktur yang sudah disetujui oleh pihak keuangan sebelumnya dan pembeli melakukan proses pembayaran.
Baca juga: Contoh PO (Purchase Order) dan Fungsinya dalam Proses Transaksi
Setiap hal yang dilakukan di dunia ini pastinya memiliki kekurangan dan kelebihan, termasuk proses transaksi Pre order ini. Berikut informasi terkait kelebihan dan kekurangan PO (Pre order/ Purchase Order):
Untuk mengurangi kekurangan pada proses transaksi PO baik sebagai pembeli dan penjual Anda bisa mengikuti beberapa tips ini:
Pencatatan ini membutuhkan ketelitian dan ketelatenan seorang penjual agar tidak ada kekeliruan dalam melakukan transaksi.
Dalam hal ini Anda sebagai pengusaha bisa memanfaatkan software akuntansi BEECLOUD untuk melakukan pencatatan PO dengan mudah.
Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, bagian gudang bisa cek permintaan ketersediaan barang Anda secara langsung dan tidak perlu kertas-kertas lagi.
Dan bagian gudang bisa mantau kebutuhan PO vs ketersediaan stok, menghindari kemungkinan stok telat diorder. Hal ini yang bisa mengakibatkan Anda kehilangan omset.
