Petty cash atau kas kecil merupakan dana tunai yang dikelola oleh perusahaan untuk keperluan operasional sehari-hari dalam jumlah kecil. Meskipun dana kecil, penggunaan petty cash perlu dikelola dengan baik agar dapat diawasi dan digunakan secara efektif.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami pengertian petty cash dan bagaimana cara mengelolanya dengan benar agar terhindar dari masalah keuangan yang tidak diinginkan.
Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang pengertian petty cash dan bagaimana cara mengelolanya dengan benar agar dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Petty cash adalah uang tunai kecil yang disediakan oleh sebuah persahaan untuk keperluan sehari-hari seperti membeli alat tulis kantor, membayar biaya transportasi, atau membeli makanan ringan. Jumlah uang yang disediakan biasanya cukup kecil, sehingga tidak perlu menggunakan dana besar dari kas perusahaan.
petty cash merupakan uang kecil untuk operaisonal harian (Credit: Istockphoto)
Petty cash dikelola oleh seseorang yang ditunjuk oleh perusahaan, biasanya disebut sebagai "petty cash custodian" atau "petty cashier". Orang ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan uang tunai, mencatat pengeluaran, dan mengajukan laporan pengeluaran kepada manajer keuangan.
Uang tunai kecil biasanya ditempatkan di dalam kotak kas kecil yang ditempatkan di ruang kantor, dengan mudah diakses oleh karyawan yang membutuhkannya.
Menurut KEMENKOPUKM Pimpinan usaha perlu menetapkan diawal, berapakah dana yang perlu disiapkan untuk petty cash ini. Tentunya jumlahnya beragam, sesuai dengan kebutuhan kegiatan harian usaha masing-masing
Petty cash memiliki beberapa fungsi dalam perusahaan, antaranya:
Biasanya digunakan untuk membayar tagihan perusahaan dalam jumlah kecil seperti pembelian alat tulis kantor, biaya transportasi, atau membeli makanan ringan. Dengan menggunakan dana kecil, perusahaan dapat mempercepat proses pembayaran kecil, sehingga tidak perlu menunggu hingga pembayaran besar untuk dilakukan.
Petty cash juga berfungsi sebagai dana cadangan perusahaan. Dalam beberapa situasi darurat, perusahaan dapat menggunakan dana kecil untuk memenuhi kebutuhan mendesak seperti membeli bahan-bahan penting atau memperbaiki peralatan yang rusak.
petty cash bisa digunakan untuk dana darurat (Credit: Istockphoto)
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa petty cash selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan mendesak perusahaan.
Petty cash juga dapat digunakan sebagai dana langsung perusahaan, terutama dalam kasus perusahaan yang kecil atau sedang berkembang. Dalam hal ini, dana kecil dapat digunakan untuk membayar pengeluaran sehari-hari seperti pembelian bahan-bahan produksi, biaya transportasi, dan lain sebagainya.
Namun, penggunaannya harus diatur dengan baik agar tidak terjadi kekurangan uang kas.
Terakhir, dengan menggunakan dana kecil, perusahaan dapat mempercepat proses pembayaran. Sebagai contoh, jika seorang karyawan membutuhkan uang tunai untuk membayar biaya parkir atau beli makanan saat bekerja, maka karyawan tersebut dapat meminta uang tunai dari dana kecil tanpa harus menunggu proses transfer atau pencairan dana dari bank yang memakan waktu lama.
Dalam penggunaan kas kecil atau petty cash, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menghindari kesalahan atau kecurangan. Berikut adalah tiga hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan kas kecil:
Pertama-tama, penting untuk menentukan jumlah kas kecil yang wajar untuk perusahaan. Jumlah tersebut harus cukup untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari perusahaan, tetapi tidak terlalu besar sehingga tidak mengganggu arus kas perusahaan.
Penentuan jumlah kas kecil ini dapat dilakukan oleh manajer keuangan dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti besar perusahaan, jenis bisnis, dan kebutuhan perusahaan.
Kedua, perlu menetapkan pengeluaran yang diperbolehkan dari kas kecil. Pengeluaran tersebut harus sesuai dengan kebutuhan sehari-hari perusahaan dan tidak boleh melampaui jumlah kas kecil yang ditetapkan.
Tetapkan juga aturan tentang penggunaan kas kecil agar tidak terjadi penyalahgunaan.
Ketiga, penting untuk menyimpan semua bukti transaksi atau tanda terima pengeluaran yang dikeluarkan dari kas kecil. Bukti transaksi ini akan digunakan sebagai bukti pengeluaran dan akan memudahkan pencatatan keuangan perusahaan. Jangan lupa untuk mencatat semua pengeluaran secara akurat dan detail, termasuk tanggal, jumlah, dan tujuan pengeluaran.
Dengan demikian, manajer keuangan dapat melacak pengeluaran kas kecil dan memastikan bahwa tidak ada kecurangan atau kesalahan dalam penggunaan uang tunai.
Beecloud adalah salah satu software akuntansi online yang dapat membantu perusahaan dalam mencatat keluar-masuk petty cash secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan Beecloud, perusahaan dapat melakukan pencatatan pengeluaran dan penerimaan kas kecil dengan mudah, serta mengontrol penggunaannya secara lebih baik.
Salah satu fitur yang dimiliki Beecloud adalah attachment bukti transaksi, di mana perusahaan dapat menyimpan dan melampirkan foto atau file bukti transaksi setiap kali melakukan pengeluaran atau penerimaan petty cash.
Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memiliki bukti yang sah dan valid atas setiap transaksi yang dilakukan, sehingga memudahkan dalam proses pelaporan keuangan dan pengawasan kas kecil.
Dalam pengelolaan petty cash, terdapat dua metode yang umum digunakan yaitu metode tetap dan metode fluktuatif. Berikut penjelasan masing-masing metode:
Metode ini adalah metode di mana perusahaan menetapkan jumlah kas kecil yang sama setiap bulannya. Jumlah ini ditentukan berdasarkan kebutuhan sehari-hari perusahaan. Jumlah ini tetap atau tidak berubah setiap bulan, bahkan jika pengeluaran perusahaan untuk bulan tersebut tidak mencapai jumlah tersebut.
metode dalam pengelolaan petty cash (Credit: Istockphoto)
Dalam metode tetap, manajer keuangan dapat dengan mudah memperkirakan jumlah kas kecil yang diperlukan dan mengatur anggaran keuangan dengan lebih mudah. Namun, metode ini tidak dapat menangani fluktuasi pengeluaran kas kecil yang tidak menentu setiap bulannya.
Metode ini adalah metode di mana perusahaan menetapkan jumlah kas kecil yang berubah-ubah setiap bulannya. Jumlah ini ditentukan berdasarkan pengeluaran sebelumnya dan kebutuhan perusahaan pada bulan tersebut. Dalam metode ini, manajer keuangan menyesuaikan jumlah kas kecil yang dikeluarkan setiap bulannya.
Dalam metode fluktuatif, manajer keuangan dapat menangani fluktuasi pengeluaran kas kecil yang tidak menentu setiap bulannya. Namun, metode ini membutuhkan manajemen keuangan yang lebih teliti dan hati-hati untuk menghindari kekurangan kas kecil atau penggunaan yang berlebihan.
Dalam memilih metode pengelolaan petty cash yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan dan kemampuan manajemen keuangan perusahaan. Keduanya memiliki keuntungan dan kelemahan masing-masing, jadi perusahaan harus memilih yang paling cocok dengan kebutuhan mereka.
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan petty cash sangatlah penting dalam mengatur keuangan perusahaan. Dalam mengelola petty cash, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal seperti menetapkan jumlah kas kecil yang wajar, menetapkan pengeluaran yang diperbolehkan, dan menyimpan semua bukti transaksi.
Selain itu, penggunaan software pembukuan seperti Beecloud dapat memudahkan perusahaan dalam mencatat keluar-masuk petty cash dan melampirkan bukti transaksi. Dengan mengelola petty cash dengan baik, perusahaan dapat menghemat waktu dan uang, serta mencegah terjadinya masalah keuangan yang tidak diinginkan.
