Dalam menjalankan operasional bisnis sehari-hari pasti memiliki kebutuhan mendadak yang tidak bisa menunggu proses pencairan dana besar, seperti membeli alat tulis, membayar parkir, atau memberikan uang transport untuk keperluan mendesak. Nah, untuk kebutuhan seperti inilah petty cash atau kas kecil hadir sebagai solusinya.
Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disiapkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecil yang sifatnya rutin atau mendadak. Biasanya, disebut juga dengan kas kecil dan dana ini dikelola secara manual oleh bagian keuangan atau bendahara dan dicatat dalam buku kas kecil.
Meski terlihat sederhana, pengelolaan kas kecil yang tepat sangat penting agar keuangan perusahaan tetap terkontrol dan transparan. Lalu, bagaimana cara mengelola petty cash dengan benar? Dan apa saja manfaatnya untuk bisnis Anda? Yuk, kita bahas lebih lanjut!
Ilustrasi Petty Cash (Sumber: Pexels.com)
Apa yang dimaksud dengan petty cash? Petty cash adalah pengeluaran yang sudah dibayarkan untuk membayar pengeluaran rutin atau harian yang sifatnya kecil dan mendesak, dikhususkan untuk biaya kebutuhan perusahaan sehari-hari.
Pengeluaran ini biasanya untuk kebutuhan operasional perusahaan sehari-hari seperti pembelian alat tulis, biaya parkir, uang transportasi, atau penggantian uang untuk kebutuhan operasional yang tidak memerlukan pembayaran melalui bank.
Nominal yang kecil seringkali tidak diperhatikan hingga menimbulkan suatu masalah. Maka dari itu transaksi kecil tetap harus dilakukan pendataan dalam catatan tertentu. Pengertian petty cash adalah sejumlah dana kecil yang sengaja direncanakan oleh suatu instansi untuk berbagai pengeluaran kecil.
Transaksi yang kecil ini seringkali disiapkan untuk berbagai kebutuhan rutin maupun mendadak. Penggunaan jumlah kas kecil tergantung pada kebijakan perusahaan dalam melakukan operasionalnya. Contoh petty cash diantaranya ialah dana hiburan rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk berbagai kepentingan mendadak, dan lain sebagainya.
Petty cash termasuk aset apa? Jawabannya adalah aset lancar, lebih tepatnya masuk dalam akun kas. Dimana, akun ini termasuk dalam kategori solusi pembayaran pada perusahaan untuk berbagai pengeluaran dengan beban nominal yang kecil. Salah satu kas kecil yang sering ada pada perusahaan adalah petty cash fund.
Petty cash fund adalah dana yang digunakan untuk membiayai biaya operasional. Sedangkan kas kecil yang ada pada perbelanjaan adalah petty cash voucher. Definisi petty cash voucher adalah bukti yang menunjukkan jumlah pengeluaran.
Baca Juga: Contoh Laporan Cash Flow Sederhana Excel
Ilustrasi Uang Kas (Sumber: Pexels.com)
Kas kecil dibuat dengan alasan dan tujuan yang penting dalam suatu perusahaan. Tidak hanya perusahaan besar, namun perusahaan kecil pun tetap harus mengadakan kas kecil. Adapun penjelasan mengenai tujuan dari pembuatan petty cash, yakni:
Lalu Kenapa transaksi kas kecil perlu dicatat? Alasannya adalah sebagai berikut:
Dengan pencatatan yang jelas, setiap pengeluaran kas kecil dapat diawasi. Hal ini membantu mencegah penyalahgunaan dana atau penggunaan untuk keperluan yang tidak sesuai.
Setiap transaksi kas kecil harus dicatat agar seluruh pengeluaran perusahaan tercatat dengan benar. Ini penting untuk memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan akurat dan mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
Pencatatan kas kecil mempermudah proses rekonsiliasi atau pengecekan ulang antara saldo kas kecil dengan bukti transaksi. Dengan demikian, kesalahan pencatatan dapat segera ditemukan dan diperbaiki.
Dalam proses audit internal, pencatatan kas kecil dapat menjadi salah satu bukti pendukung yang menunjukkan bahwa perusahaan telah mengelola keuangan dengan baik dan sesuai prosedur.
Pencatatan memungkinkan perusahaan untuk memantau seberapa besar dana kas kecil yang telah digunakan. Dengan begitu, perusahaan bisa mengendalikan pengeluaran agar tetap sesuai anggaran yang telah ditetapkan.
Dalam suatu perusahaan umumnya menggunakan berbagai macam metode dan tergantung pada kebijakan yang diterapkan perusahaan. Metode yang digunakan biasanya akan berhubungan erat dengan bagaimana perusahaan melakukan langkah-langkah dalam penggunaan dana yang telah ada.
Ada dua metode yang biasa digunakan dalam mencatat transaksi kas kecil, diantaranya adalah sebagai berikut:
Metode tetap atau biasa disebut dengan imprest fund system merupakan metode yang mana rekening yang ada akan mempunyai dana yang selalu tetap. Sejumlah dana yang tidak banyak pada waktu tertentu akan menggantikan pengeluaran uang yang ada dalam kas.
Pada umumnya ketika ada suatu transaksi, penggunaan dana kecil tidak langsung diinputkan dalam pencatatan. Akan tetapi, bukti transaksi yang adalah akan dilakukan pengumpulan. Metode ini mempunyai ciri khas dimana cash yang ada akan selalu dilakukan pengisian ulang.
Pencatatan akan dilakukan ketika dalam kondisi dimana harus dilakukan pengisian ulang. Umumnya pada kondisi tersebut jumlah uang yang ada di kas kecil sudah dirasa tidak cukup lagi. Tahap operasional pada metode ini diawali dengan pemberian sejumlah dana kecil kepada pemegang kas.
Tujuan pemberian uang tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Apabila tidak ada kebutuhan mendesak maka uang tersebut akan digunakan sebagai pembayaran transaksi.
Selanjutnya ketika uang tersebut sudah hampir habis maka akan dilakukan pengisian kembali. Dimana untuk pengisian kembali ini jumlahnya sama dengan pengeluaran yang telah dilakukan.
Contoh Jurnal Kas Kecil Metode Fluctuating System (Credit: bee.id)
Sedangkan, metode fluktuatif adalah kebalikan dari metode tetap, dimana jumlah uang kas tidak selalu tetap. Nominal yang dikehendaki dapat berbeda dengan nominal pada awal kebijakan diambil, namun tergantung pada kebutuhan.
Misal nominal awal kas berjumlah 5 juta, ketika telah digunakan maka jumlah uang akan berkurang dan harus diisi kembali. Perusahaan yang menerapkan metode ini ketika melakukan pengisian boleh mengisi sejumlah yang dibutuhkan saja.
Maka dari itu jumlahnya kemungkinan akan berbeda dari saldo awal, dapat bertambah maupun berkurang. Pencatatan transaksi akan dilakukan dengan kas kecil harus dimuat dalam jurnal petty cash.
Dengan adanya metode tersebut akan memudahkan cara pembuatan jurnal. Pemilihan metode bergantung pada kebijakan perusahaan dan hal ini perlu didiskusikan terlebih dahulu dengan pimpinan.
Ilustrasi Dokumen Petty Cash (Sumber: Freepik.com)
Terdapat beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam petty cash supaya setiap transaksi yang dilakukan dapat dipercaya dan ada bukti kongkrit maka dokumen petty cash harus lengkap. Hal ini bertujuan untuk menghindari berbagai penyelewengan keuangan.
Selain itu, dokumen petty cash yang lengkap juga bertujuan sebagai evaluasi keuangan untuk masa yang akan datang. Berikut penjelasan mengenai beberapa dokumen yang menjadi contoh laporan petty cash bulanan:
Cek merupakan salah satu dokumen petty cash yang sangat penting dan harus diperhatikan. Pada umumnya dokumen ini digunakan supaya bank mau memberikan sejumlah uang kepada individu atau suatu badan yang memegang cek.
Pengertian cek sendiri adalah pembayaran oleh perusahaan dengan menggunakan jasa bank. Dapat dikatakan cek bertujuan untuk mengurangi resiko pembayaran yang dilakukan secara tunai.
Dokumen bukti kas keluar ini berguna untuk melakukan pemantauan pergerakan keuangan. Umumnya pergerakan keuangan terjadi ketika ada pengeluaran kas. Selain itu, bukti kas keluar juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi.
Meskipun dalam petty cash mempunyai nominal yang cukup sedikit, namun tetap harus dipertanggungjawabkan. Hal tersebut dikarenakan pengeluaran dengan menggunakan kas kecil jumlahnya tidak sedikit.
Dokumen bukti pengeluaran dapat dijadikan sebagai bukti yang akurat mengenai berbagai pengeluaran yang telah dilakukan. Beberapa contoh lampiran pengeluaran seperti ini contohnya ialah nota.
Ketika dana kas kecil yang dipegang tinggal sedikit atau tidak mencukupi maka harus dilakukan pengisian ulang. Dokumen permintaan pengisian kas kecil dapat berfungsi untuk bukti konkrit agar bagian utang dapat memberikan sejumlah dana keluar untuk pengisian kembali.
Pada jumlah dana sudah tidak lagi sesuai dengan kebutuhan, maka dapat dilakukan permintaan pengeluaran. Dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menjadi syarat untuk melakukan pengisian kembali karena dijadikan sebagai salah satu bukti.
Baca Juga: Contoh Laporan Kas Excel Bikin Laporan Keuangan Cuma 5 Menit
Petty cash merupakan hal yang cukup penting bagi keuangan perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Meskipun dana yang tercatat dalam petty cash merupakan dana kecil, namun akan membawa pengaruh yang cukup besar terhadap keuangan perusahaan.
Selain petty cash, laporan arus kas atau cash flow juga sangat penting untuk membantu analisa maupun mengaudit aliran keuangan perusahaan Anda. Membuat laporan keuangan memang sebuah proses yang rumit dan memerlukan ketelitian tinggi. Butuh pengetahuan serta memakan waktu yang tidak sebentar untuk menyusun laporan cash flow.
Tapi Anda tidak perlu khawatir, banyak jalan menuju ke Roma. Sekarang Anda dapat merasakan betapa mudahnya membuat laporan cash flow dengan menggunakan software akuntansi Beeaccounting. Coba gratis sekarang dengan klik gambar di bawah ini!
