Surat penawaran harga adalah dokumen yang tak terhindarkan untuk produsen atau pemasok barang dalam berbisnis. Saat membuat surat penawaran harga, Anda perlu mempertimbangkan jenis bisnis, barang yang dijual dan layanan yang ditawarkan dan calon klien. Surat ini juga harus disusun dengan benar dan mudah diedit jika diperlukan.
Software akuntansi memfasilitasi proses persiapan pembuatan surat penawaran dengan adanya fitur daftar harga tetap untuk barang dan jasa, termasuk diskon dan biaya pengiriman. Ini juga dapat membantu menghilangkan penipuan dengan mencegah karyawan nakal memanipulasi harga barang dan jasa.
Ilustrasi Membuat Surat Penawaran Harga (Sumber: Freepik.com)
Surat penawaran harga adalah dokumen yang dapat diedit yang berisi harga semua barang yang dijual atau layanan yang ditawarkan oleh bisnis, termasuk rincian harga, diskon, dan waktu implementasi.
Dokumen ini biasanya diedit dan dikirim ke klien potensial sesuai dengan permintaan barang atau layanan tertentu.
Kadang-kadang hanya disebut sebagai penawaran harga, pemasok harus menyiapkan harga dengan mempertimbangkan keuntungan mereka. Klien terkadang menolak penawaran harga yang Anda berikan dan minta harga untuk diturunkan.
Oleh karena itu, disarankan untuk membuat celah laba yang cukup, sehingga ada ruang untuk penurunan harga. Namun, jika Anda memiliki harga tetap, penting untuk mendeklarasikan bahwa di suatu tempat dalam penawaran harga Anda atau lampiran yang dikirim ke klien potensial menjelaskan bahwa harga yang Anda tetapkan adalah harga tetap.
Ilustrasi Surat Penawaran (Sumber: Freepik.com)
Berbagai jenis surat penawaran dapat digunakan untuk alasan tertentu sesuai kebutuhan oleh perusahaan. Jenis ini mencakup templat penawaran untuk harga, penjualan, pesanan pembelian, perjalanan bisnis, dan untuk acara perusahaan umum.
Namun, jenis dokumen yang paling umum dan banyak digunakan adalah surat penawaran harga.
Harga Penawaran adalah dokumen yang dapat diedit yang dibuat oleh bisnis untuk memberikan calon pelanggan perkiraan perhitungan harga barang atau menyelesaikan proyek tertentu yang ingin mereka lakukan. Disini berisi informasi harga tetap barang atau jasa yang nominalnya tidak dapat diubah setelah diterima oleh pelanggan.
Surat penawaran ini harus berisi nama perusahaan Anda, informasi klien, periode validitas, deskripsi barang atau jasa, harga, dan informasi terkait lainnya.
Surat Penawaran Penjualan adalah dokumen yang berisi ringkasan pesanan pembeli, biasanya dikirimkan kepada mereka setiap kali memesan produk atau layanan tertentu dari penjual. Dokumen ini memberikan informasi tentang biaya sehingga pesanan pembeli potensial terpenuhi.
Yang menjadi contoh penawaran penjualan yaitu dapat diambil dari toko online. Setiap kali calon pembeli mencoba membayar setelah memilih beberapa item ke dalam keranjang, mereka akan melihat penawaran yang merinci pembelian mereka dengan harga yang dihitung.
Purchase Order (PO) atau pesanan pembelian adalah dokumen komersial pertama dan penawaran resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang menunjukkan jenis, nomor, dan harga yang disepakati untuk produk atau layanan.
Hal tersebut adalah sebuah dokumen resmi yang memungkinkan pembeli untuk membeli sekarang dan membayar nanti.
Pembeli juga dapat mengirim blanket PO ke penjual, meminta untuk membeli produk atau layanan secara berkelanjutan, hingga jumlah maksimum tertentu yang dicapai. Dengan demikian, penjual dapat memilih untuk menerima atau menolak pesanan pembelian.
Baca Juga: Contoh Pembukuan Kas Sederhana dalam Akuntansi
Business Travel Quotation atau penawaran perjalanan bisnis adalah dokumen yang berisi biaya perjalanan, akomodasi dan transportasi untuk memulai perjalanan bisnis, biasanya dikirim oleh agen perjalanan ke maestro bisnis atau perusahaan yang sering membawa karyawan mereka ke luar negeri untuk bisnis.
Hal tersebut juga berisi asuransi kesehatan, asuransi perjalanan hingga seluruh layanan tambahan lainnya yang ditawarkan oleh agen perjalanan. Pelanggan bisa memilih untuk membeli layanan tambahan yang diberikan tawaran oleh agen perjalanan atau tidak.
Ilustrasi Pihak-pihak Menyetujui Transaksi
Setelah mengetahui jenis-jenis surat penawaran, selanjutnya Anda perlu tahu komponen apa saja yang terdapat pada surat penawaran. Berikut ini komponen-komponennya.
Tanggal penawaran merupakan tanggal pengiriman penawaran. Tawaran itu mungkin telah disiapkan oleh penjual beberapa hari sebelum dikirim, tetapi seharusnya hanya berisi tanggal pengiriman ke pembeli.
Tidak seperti ketika dikirim secara elektronik, itu mungkin tidak mencapai pembeli pada tanggal yang sama jika dikirim secara fisik. Oleh karena itu, dalam hal ini disarankan untuk memperpanjang periode validitas.
Ini adalah periode validitas penawaran, yang merupakan tanggal sampai penawaran yang saat ini masih berlaku. Jika bisnis akan menerapkan proyek untuk perusahaan, masa berlakunya harus sesuai dengan waktu penyelesaian proyek yang diproyeksikan.
Untuk produk, pembeli dapat diberikan seminggu atau lebih untuk menyelesaikan pembelian. Ini karena harga barang dapat berubah.
Setiap penawaran yang dikirim ke pelanggan harus memiliki nomor unik, yang penting untuk tujuan identifikasi. Dengan nomor penawaran, Anda dapat dengan mudah melacak setiap penawaran.
Pelanggan dapat melakukan urutan yang sama pada waktu yang berbeda, itu sebabnya Anda perlu memiliki nomor penawaran yang unik untuk setiap pesanan sehingga mudah dibedakan.
Sama halnya dengan nomor penawaran, setiap pelanggan harus punya ID pelanggan yang unik. Tetapi dengan ID pelanggan yang unik, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi pelanggan dengan data serupa. Ini juga dapat berguna untuk klasifikasi pesanan yang tepat, dengan kuncinya adalah ID pelanggan.
Ketika berhadapan dengan suatu organisasi, alamat pelanggan harus menjadi alamat resmi organisasi.
Maka dari itu penawaran harus diberi judul, dan alamat perusahaan. Jika perusahaan memiliki cabang yang berbeda, harus ditujukan untuk cabang yang menyerahkan permintaan, setiap lokasi pengiriman.
Di sini, Anda menjelaskan setiap produk atau proyek yang Anda mulai dengan memberikan detail yang cukup kepada pelanggan tentang apa yang akan mereka dapatkan. Misalnya, deskripsi untuk tas semen akan mencakup nama merek dan ukuran atau yang lainnya.
Jumlah setiap item dalam deskripsi juga harus ditambahkan. Ini mencangkup jumlah barang atau jasa yang diberikan kepada pelanggan.
Di sinilah instruksi penawaran dimasukkan. Sebagai contoh. "Penawaran ini berlaku untuk pembelian yang langsung melakukan pembayaran. Harga tersebut belum termasuk biaya pemrosesan 2% untuk periode pembayaran yang diperpanjang."
Ini termasuk poin penting seperti syarat pembayaran, persyaratan konfirmasi, dan lainnya
Jika pelanggan membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, Narahubung adalah orang yang akan mereka hubungi. Oleh karena itu, penghubung dapat menjadi agen layanan pelanggan atau pemimpin proyek.
Berikut ini beberapa contoh surat penawaran yang bisa Anda perhatikan.
Contoh Surat Penawaran Harga Barang
Surat Penawaran Harga Proyek
Membuat surat penawaran ini memang susah-susah gampang. Apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu dan bisnis Anda bergerak di bidang retail yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu secara manual.
Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat penawaran. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya. Hal terpeenting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda.
Beecloud merupakan software akuntansi berbasis cloud yang sudah dilengkapi dengan pembuatan surat penawaran penjualan.
Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.
Coba gratis Beecloud sekarang!
