Ketika Anda membeli sesuatu, misalnya membeli kebutuhan usaha, maka pihak penjual akan memberikan nota tunai atau kontan kepada Anda. Hal itu dilakukan supaya Anda mendapatkan bukti atas transaksi yang telah berlangsung.
Sebagai pembeli, nota tunai tentu sangat bermanfaat bagi Anda, salah satunya ketika ada barang yang cacat dan harus dikembalikan. Sebagai penjual, ketika ada pembeli yang ingin mengembalikan barang, pasti akan ditanya buktinya terlebih dahulu, kan?
Oleh karena itu, nota tunai penting bagi kedua belah pihak, baik penjual maupun pembeli. Tapi, kita perlu mengetahui dulu pengertian, manfaat, dan cara membuatnya. Tidak lupa juga, akan diberikan contoh dari nota tunai itu sendiri supaya Anda bisa lebih terbayang.
Ilustrasi Nota Tunai
Di awal sudah disebutkan bahwa catatan transaksi juga biasa disebut dengan nota tunai, yaitu sebuah bukti transaksi pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembelinya. Adanya nota tunai akan membuat kedua belah pihak merasa aman dan nyaman sehingga proses transaksi menjadi lebih lancar tanpa adanya kekhawatiran.
Bukti transaksi tunai ini berbeda dari nota kredit dan debit karena nota tunai tidak berkaitan dengan utang-piutang. Nota tunai digunakan sebagai bukti atas transaksi yang dikeluarkan penjual kepada pembeli setelah melakukan pelunasan atas barang yang dibeli secara langsung.
Cara penggunaannya juga seperti pada nota kontan umumnya, ada salinan minimal dua rangkap. Nota asli akan diberikan kepada pembeli, sedangkan salinannya akan disimpan oleh penjual sebagai catatan.
Baca Juga: Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat Nota Kosong Manual
Nota Tunai sebagai Bukti Transaksi (Sumber: Freepik.com)
Setelah membaca uraian di atas, Anda sudah mulai terbayang beberapa fungsi dari nota kontan yang diberikan penjual kepada pembeli. Berikut beberapa fungsi dari nota kontan dalam dunia bisnis.
Fungsi pertama dari penggunaan nota kontan dalam transaksi penjualan adalah sebagai bukti jika transaksi sudah selesai dan lunas. Ketika ada barang yang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli, maka pembeli juga punya bukti untuk mengajukan ganti barang tersebut.
Di sisi lain, fungsi nota tunai bagi penjual adalah sebagai bukti transaksi dan stock opname atau pendataan dalam pengecekan barang. Nantinya, bukti tersebut dapat digunakan dalam pembuatan laporan keuangan.
Fungsi selanjutnya dari bukti transaksi kontan yaitu untuk mengoreksi jika ada kesalahan harga dari suatu produk yang dijual. Dengan kata lain berfungsi sebagai alat untuk mengecek ulang transaksi yang telah dilakukan.
Bagi penjual, nota tunai juga berfungsi sebagai pembanding antara data yang tercantum dalam gudang dan salinan nota yang dimiliki.
Setelah mengetahui pengertian dan fungsi dari catatan kontan, langkah selanjutnya adalah membuat bukti transaksi tersebut. Sebelum itu, Anda perlu mengetahui, apa saja sih komponen yang perlu ada dalam nota kontan?
Cara Membuat Nota Tunai di Microsoft Excel (Sumber: Pixabay.com)
Nah, dalam pembuatan bukti transaksi kontan, ada beberapa hal yang perlu ada dan diisi oleh penjual, yaitu:
Setelah semua komponen lengkap, Anda bisa mulai mengaplikasikan nota tunai ke dalam bisnis Anda. Nota tunai siap pakai bisa Anda beli di toko alat tulis. Kalau Anda menggunakan nota siap jadi, maka Anda tinggal mengisi sendiri sesuai dengan format yang telah disediakan. Intinya, nota kontan tersebut perlu dilengkapi stempel atau tanda tangan Anda sebagai penjual sebagai bukti transaksi yang sah.
Selain membeli nota jadi, Anda juga bisa secara custom memesan nota tunai langsung ke percetakan dan meminta mereka membuatkan nota. Dengan cara ini, Anda bisa menambahkan logo ke dalam nota tunai tersebut.
Selain kedua cara di atas, Anda juga bisa membuatnya sendiri menggunakan Excel. Bagaimana caranya? Ikuti langkah-langkah di bawah ini!
Bagaimana, apakah terlihat rumit? Cara manual menggunakan Excel seperti itu memang dirasa lebih rumit tapi bisa memudahkan Anda ke depannya karena Anda hanya perlu memasukkan rumus satu kali saja, setelahnya bisa otomatis mengikuti rumus tersebut.
Baca Juga: Aplikasi Nota Pembelian, Manfaat dan Langkah Pembuatannya
Untungnya, teknologi saat ini semakin maju sehingga Anda bisa menggunakan aplikasi atau software dalam pembuatan nota kontan yang akuntansi keuangan telah terintegrasi dengan mesin kasir. Salah satu software tersebut adalah Beepos, yang menawarkan kemudahan dalam pembuatan nota apapun. Nota tersebut secara otomatis masuk ke dalam laporan keuangan. Lebih akurat dan efisien, kan?
Di era digital saat ini, pelanggan ingin yang serba cepat, praktis, dan mudah. Karena itu, soal pencatatan transaksi, usaha Anda juga butuh meningkatkan sistem pencatatan nota yang lebih modern dan otomatis. Untungnya, sekarang sudah ada BEEPOS. Mau cek stok barang? Check! Mau bikin nota pembelian atau nota penjualan? Bisa banget!
Menangani retur barang juga gampang dan cepat, karena Anda tinggal masukkan nomornya, dan selesai! Apalagi, BEEPOS dapat berfungsi sebagai aplikasi nota pembelian, sekaligus aplikasi kasir. Nikmati kemudahan BEEPOS sekarang, yuk! Jangan salah pilih software akuntansi, yaa.. coba dulu daftar di sini.
