Apa yang dimaksud dengan nota kredit? Credit note atau nota kredit adalah digunakan untuk bukti transaksi atas pengurangan harga atau pengembalian barang. Nota ini dijadikan sebuah bukti tertulis dari transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan sehingga keberadaannya yang sangat vital dalam pencatatan keuangan.
Nota ini biasanya digunakan dalam proses retur atau pengembalian barang sehingga dapat mencegah terjadinya sesuatu kesalahan teknis dalam proses pembelian. Simak penjelasan dalam artikel di bawah untuk mengetahui lebih lanjut mengenai credit note.
Ilustrasi Nota Kredit (Sumber: Freepik.com)
Nota kredit disebut juga dengan nota retur penjualan, jika didefinisikan lebih panjang nota kredit adalah dokumen yang dikirimkan oleh seorang pemilik usaha sebagai bentuk pernyataan penerimaan kembali barang dari pembeli.
Dengan kata lain, nota kredit adalah dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti untuk mengurangi piutang usaha akibat adanya proses pengembalian barang dengan berbagai alasan. Beberapa contoh alasan pengembalian barang adalah sebagai berikut:
Nota ini dibuat dan ditandatangani oleh penjual dan ditagihkan kepada pembeli dan berjumlah dua rangkap. Lembar pertama atau dokumen asli diberikan kepada pembeli sedangkan untuk lembar yang kedua disimpan oleh penjual atau pembuatnya.
Dahulu, credit note merupakan dokumen yang berbentuk kertas, tetapi di jaman yang serba digital ini sudah beralih ke nota elektronik yang berbentuk PDF. Dengan begitu, penyimpanan nota menjadi lebih mudan dan aman.
Baca Juga: Ini Dia Macam-Macam Bukti Transaksi yang Harus Diketahui!
Ilustrasi Fungsi Nota Kredit untuk Administrasi (Sumber: Freepik.com)
Seperti yang telah disebutkan bahwa credit note memiliki peran yang penting dalam proses operasional perusahaan, maka nota ini memiliki fungsi sebagai berikut:
Pertama, credit note membantu mencegah konflik yang mungkin muncul antara penjual dan pembeli. Dokumen ini mencakup informasi tentang barang yang telah dikembalikan atau mengalami penyesuaian harga, sehingga berfungsi sebagai bukti transaksi resmi.
Dengan adanya credit note, masalah terkait kualitas barang yang tidak sesuai atau kerusakan dapat ditangani dengan baik, sehingga kedua belah pihak dapat mencapai solusi tanpa perselisihan.
Fungsi yang kedua masih berhubungan dengan fungsi pertama, yaitu dengan mengatasi permasalah tanpa adanya konflik membuata hubungan antara penjual dan pembeli dapat terjalin dengan baik.
Meski credit note sifatnya mengurangi piutang milik pengusaha, tetapi hal ini juga bisa menunjukkan itikad baik serta tanggung jawab atas produk yang dijualnya. Hal ini tentunya dapat meningkatkan aset jangka panjang, yaitu kepercayaan konsumen.
Tidak hanya itu saja, nota ini juga berguna dalam proses evaluasi bisnis, karena di dalam nota tersebut tercatat apa kelemahan perusahaan selama ini. Dengan mencatat barang yang dikembalikan atau transaksi yang dikoreksi, perusahaan dapat menilai area yang memerlukan perbaikan, baik itu dalam hal kualitas produk, layanan, atau proses bisnis secara keseluruhan. Langkah ini membantu meningkatkan efisiensi dan kualitas operasional perusahaan.
Penggunaan credit note membuat pencatatan transaksi perusahan menjadi lebih rapi dan tercatat secara sistematis. Dengan begitu, segala transaksi yang telah dilakukan perusahaan dapat ditinjau kembali dengan mudah.
Seperti yang telah dijelaskan, credit note digunakan pembeli untuk mengembalikan barang. Dari sini dapat diartikan bahwa pengiriman barang yang dilakukan mengalami kesalahan, baik itu dari pihak penjual maupun kerusakan yang terjadi saat perjalanan.
Melalui credit note, pemilik bisnis dapat melacak kesalahan yang telah terjadi dan bisa mengevaluasinya untuk memberikan pelayanan yang terbaik.
Ilustrasi Pembuatan Credit Note (Sumber: Pexels.com)
Pembeli memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, oleh karena itu sebagai penjual maka harus memberikan jaminan dari barang yang dijual agar pembeli merasa puas sehingga terus melakukan transaksi.
Dengan adanya nota ini, konsumen akan merasa terjadi, karena adanya jaminan yang diberikan kepada pembeli yang bisa mengurangi jumlah piutang penjual sehingga pembeli merasa aman saat bertransaksi. Dengan begitu, tingkat kepercayaan pembeli kepada penjual akan meningkat.
Penggunaan credit note merupakan salah satu upaya pengusaha untuk menertibkan administrasinya. Hal ini dikarenakan seluruh transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akan selalu tercatat sehingga akan memudahkan pencarian saat dibutuhkan kembali suatu saat nanti.
Selain tertib secara administrasi, penggunaan credit note oleh pelaku bisnis juga membuat pencatatan akuntansi menjadi tertib sesuai dengan standar yang berlaku di Indonesia. Oleh karena itu, peran credit note tidak hanya penting untuk pembeli tetapi juga pelaku usaha sebagai penjual.
Perjalanan bisnis tidak selalu mulus melainkan juga terdapat kesalahan yang mungkin terjadi. Akan tetapi, kesalahan tersebut tidak boleh terulang untuk yang kedua kalinya. Oleh karena itu, penting untuk mendokumentasikan kesalahan agar bisa dilakukan evaluasi agar bisa memperbaikinya.
Kesalahan yang secara khusus terjadi dalam proses penjualan dapat didokumentasikan dalam bentuk credit note. Di dalam nota ini dapat diketahui akar permasalahan yang nantinya bisa dievaluasi agar tidak terjadi kesalahan serupa di kemudian hari.
Adanya credit note membuktikan bahwa pelaku bisnis siap bertanggung jawab atas barang yang dijualnya. Dengan begitu, pembeli akan merasa aman saat bertransaksi karena percaya bahwa pihak penjual tidak lari dari tanggung jawab pada kesalahan yang telah terjadi.
Setiap perusahaan diwajibkan untuk mencatat dan melaporkan kondisi keuangannya setiap tahun. Akan tetapi, dalam prosesnya pasti terdapat nominal yang tidak masuk akal atau bahkan muncul transaksi yang tidak diketahui sumbernya.
Kesalahan seperti di atas biasa terjadi apabila pelaku bisnis tidak tertib dan teliti dalam mencatat transaksi. Oleh karena itu, mencatat setiap transaksi yang terjadi sangat penting untuk dilakukan termasuk dalam mencatat retur barang dari pembeli menggunakan credit note.
Berikut beberapa perbedaan nota kredit dan nota debit:
Perbedaan nota kredit dan nota debit pertama adalah dari pengertiannya, nota debit adalah dokumen yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengoreksi kesalahan penagihan sebelumnya, biasanya karena adanya kelebihan pembayaran, pengembalian barang, atau diskon yang belum tercatat.
Sedangkan nota kredit adalah dokumen yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli untuk menagih jumlah tambahan yang belum terbayarkan, biasanya karena adanya kekurangan pembayaran, biaya tambahan (misalnya ongkos kirim), atau penyesuaian harga.
Kemudian dari segi fungsinya, nota kredit digunakan untuk menambah piutang atau jumlah yang harus dibayar pembeli kepada penjual. Dengan kata lain, nota debit digunakan untuk menagih jumlah tambahan akibat penyesuaian harga atau biaya.
Sedangkan nota kredit digunakan untuk mengurangi piutang pembeli kepada penjual. Nota ini diterbitkan untuk mengakui adanya pengembalian barang, diskon, atau koreksi kesalahan penagihan yang mengurangi jumlah utang pembeli.
Selanjutnya dari alasan penerbitannya, nota debit biasanya diterbitkan dalam kasus seperti adanya kekurangan pembayaran, penyesuaian harga, atau biaya tambahan yang sebelumnya belum tercatat dalam faktur.
Sedangkan nota kredit, biasa digunakan ketika terjadi kesalahan dalam faktur, seperti kelebihan pembayaran, retur barang, atau diskon yang belum tercantum.
Perbedaan selanjutnya adalah pengaruhnya terhadap laporan keuangan, nota debet akan meningkatkan pendapatan atau piutang pada laporan keuangan penjual, karena mencatat tambahan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.
Sedangkan nota kredit akan mengurangi pendapatan atau piutang pada laporan keuangan penjual, karena mencatat pengurangan dari jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.
Dalam pembuatan credit note tidak terdapat bentuk baku maupun formatnya, tetapi di dalam nota tersebut harus mencantumkan beberapa hal seperti:
Sebagai tambahan, dicantumkan juga tanggal dikeluarkannya credit note tersebut yang berguna untuk mempermudah pengecekan oleh perusahaan. Tidak hanya itu saja, cantumkan juga keterangan yang jelas untuk menyatakan jika dokumen tersebut merupakan nota kredit, bukan faktur.
Berikut beberapa contoh nota kredit dari berbagai bidang usaha:
Contoh Nota Kredit Kosong (Credit: bee.id)
Contoh Nota Kredit yang Sudah Diisi
Download nota kredit kosongan bisa diedit pada ikon di bawah ini (download dulu baru di edit)
Nota kredit dikeluarkan untuk mengurangi piutang pengusaha akibat adanya kesalahan pada barang yang telah dijualnya. Meski credit note ini membuat pengusaha mengalami kerugian secara materiil, tetapi hal ini akan meningkatkan kepercayaan konsumen sebagai gantinya.
Di era digital saat ini, pelanggan ingin yang serba cepat, praktis, dan mudah. Karena itu, soal pencatatan transaksi, usaha Anda juga butuh meningkatkan sistem pembuatan nota yang lebih modern dan otomatis. Untungnya, sekarang sudah ada software kasir online Beepos. Buat dan cetak nota jadi lebih mudah.
