Dalam dunia bisnis terutama yang berkaitan dengan penjualan dan pembelian, tentu akan selalu ada nota yang perannya sangat penting. Nota debit nantinya akan digunakan untuk merekap transaksi baik transaksi pembelian maupun penjualan.
Selain itu nota ini juga bisa digunakan untuk melihat apakah ada koreksi dalam hal jumlah atau nominal dalam transaksi tersebut atau tidak, atau bisa juga koreksi mengenai perubahan harga dalam jangka waktu tertentu.
Ilustrasi Memberikan Transaksi Nota Debit (Sumber: Freepik.com)
Nota adalah suatu bukti transaksi yang dilakukan dengan pembayaran secara tunai. Secara umum nota dibuat oleh penjual yang nantinya akan diberikan pada pihak pembeli. Nota selalu menjadi bukti sah dalam sebuah transaksi pembelian dan penjualan.
Sedangkan pengertian dari nota debit adalah bukti transaksi yang berkaitan dengan pengurangan jumlah utang, dari pihak penjual. Biasanya hal itu disebabkan oleh pengembalian barang yang dilakukan oleh pihak pembeli.
Secara sederhana nota ini digunakan untuk mengurangi jumlah pinjaman dari suatu transaksi. Jika masih berkaitan dengan menjual/membeli suatu barang, maka nota tersebut berperan dalam mengurangi jumlah utang pembeli yang seharusnya dilunasi oleh pembeli tersebut.
Lembaran nota tersebut secara umum akan dibuat rangkap dua, yang nantinya akan dikirim ke penjual dari pembeli lengkap dengan barang yang dikembalikan. Sehingga masing-masing pihak memiliki bukti kuat mengenai transaksi yang dilakukan itu.
Baca Juga: 7 Contoh Nota Penjualan dan Cara Mudah Membuatnya
Ilustrasi Nota Debit sebagai Bukti Transaksi (Sumber: Pexels.com)
Sebuah nota tentu akan berisi sebuah transaksi, dan banyak digunakan oleh toko-toko baik toko grosir maupun eceran. Jika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan pembeli maka pembeli bisa menggunakan nota tersebut untuk mengembalikan barangnya.
Lalu apa saja fungsi dari penggunaan nota debit ini untuk suatu usaha atau perusahaan? Berikut ini beberapa fungsinya:
Meminta pengurangan utang dari pihak penjual oleh pihak pembeli, dalam hal barang yang dikirimkan. Pengurangan tersebut akan membuah tagihan menjadi berkurang dari total yang sudah disepakati di awal.
Pengurangan tersebut biasanya akan terjadi pada saat produk telah dibeli oleh pihak pembeli yang bentuknya piutang, lalu dikembalikan lagi oleh pihak penjual. Maka akan ada pengurangan piutang secara langsung pada penjual.
Fungsi berikutnya dari nota dalam penjualan adalah untuk meminta koreksi jumlah barang yang telah disepakati. Misalnya ada barang yang belum dikirim sehingga jumlahnya tidak sesuai. Nota itulah yang nantinya akan digunakan saat penagihan, sehingga hasilnya cocok.
Jika ada kekurangan barang yang belum dikirim pembeli bisa meminta kekurangan barang itu dengan membawa bukti, yang berupa nota tersebut. Maka transaksi pun akan berjalan dengan baik dan transparan.
Bukti yang kuat akan menunjukkan berapa jumlah barang yang sebaiknya diterima pembeli, yang sesuai dengan yang tertulis di dalam nota.
Nota ini juga akan berfungsi untuk melakukan koreksi pada harga barang tertentu. Koreksi harga bisa terjadi misalnya karena barang terkait kurang atau tidak laku, atau ada masalah lain yang telah disepakati bersama.
Maka diperlukan koreksi harga produk agar lebih transparan, sehingga pihak pembeli atau penjual tidak ada yang dirugikan karena kedua pihak akan mendapatkan harga yang sesuai dengan yang telah disepakati.
Fungsi dari nota yang selanjutnya adalah bisa menjadi bukti untuk stock opname, sehingga penjual pun tahu jenis produk mana saja yang bermasalah.
Ilustrasi Nota Debit Diggital dengan Beeaccounting
Dokumen yang berupa nota ini secara umum tidak memiliki template yang pasti. Biasanya pembuatan dokumen pun akan disesuaikan dengan perusahaan masing-masing yang terkait. Tapi ada beberapa hal penting yang harus ditulis dalam nota dengan komponen berikut ini:
Dengan dikeluarkannya nota oleh pembeli maka utang pembeli akan dikurangi, karena adanya penurunan harga atau bahkan pengembalian barang. Maka antara kedua pihak tidak akan ada kerugian apapun karena sama-sama tahu bahwa harganya dikurangi atau ada produk yang cacat.
Cara membuat nota dalam transaksi pembelian pengurangan harga atau pengembalian barang adalah sebagai berikut:
Ilustrasi Pasangan Melihat Nota (Sumber: Freepik.com)
Nota yang dikategorikan debit merupakan dokumen bukti dari suatu transaksi penjualan dan pembelian, tapi apa bedanya dengan nota kredit? Keduanya sama-sama kategori nota tetapi fungsinya tidak sama.
Perbedaan antara nota kredit dan debit terletak pada sistem pemakaiannya. Seperti yang sudah dijelaskan bahwa nota debit adalah bukti dokumen yang dikirim oleh pihak pembeli ke penjual sebagai suatu pernyataan, adanya pengurangan jumlah utang dari total utang yang ada.
Nota tersebut akan diberikan oleh pembeli bersamaan dengan barang yang dikembalikan karena adanya ketidaksesuaian.
Sedangkan yang dimaksud dengan nota kredit adalah bukti dokumen yang dikirim oleh pemilik usaha, sebagai bentuk pernyataan adanya penerimaan kembali mengenai barang yang dikembalikan pihak pembeli.
Nota ini akan menunjukkan adanya pengurangan jumlah piutang misalnya dikarenakan oleh barang yang rusak/cacat, sehingga harus dikembalikan ke penjual.
Baca Juga: Cara Membuat Nota Kosong Manual dan Jenis-Jenisnya
Agar proses dalam suatu transaksi dan juga usaha berjalan dengan baik dan lancar maka pelaku usaha harus menyediakan nota, terutama nota yang bisa digunakan oleh pembeli sebagai bentuk komplain yang nantinya akan mengurangi jumlah piutang.
Maka proses transaksi pun akan berjalan lancar, inilah contoh pembuatan nota dalam transaksi jual beli:
Kepada Yth, Abadi Mulia Jl. Pungur No. 10A 081234857785 Tanggal : 17 Januari 2022 Jumlah : Rp.600.000,- Atas No. Dok : 78 Tanggal Dok : 10 Januari 2022 Keterangan Jumlah
Kopi Kapal Tarung 50 bungkus Rp.400.000,-
Susu ABC 30 bungkus Rp.200.000,-
TOTAL Rp.600.000,- Hormat Kami, TTD
Penting sekali membuat nota untuk setiap transaksi yang terdapat koreksi di dalamnya, terkait jumlah barang ataupun harga yang salah atau harga yang harus dipotong. Nota debit juga akan menjadi bukti yang paling sah saat dilakukan penagihan dari penjual ke pembeli.
Kedua pihak juga harus memiliki bukti dan salinan nota tersebut, agar tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.
Untuk itu, para pelaku usaha harus sudah menyediakan nota debit pada setiap pembelian barang yang dilakukan oleh konsumen. Selain itu pastikan juga jumlah barang dan harga yang sudah tertera di sana sudah benar, sehingga tidak perlu ada koreksi apapun lagi di masa mendatang.
Jika Anda ingin membuat nota yang cepat dan mudah kami sarankan untuk menggunakan software. Software Akuntansi Beeaccounting bisa menjadi solusi cepat Anda. Beeaccounting dapat membuat nota dengan mudah seperti nota pembelian kredit atauu debit, nota penjualan kredit atau debit hingga dan mencatatnya secara otomatis sehingga tidak perlu rekap dua kali. Dengan Software Akuntansi Beeaccounting seluruh data akan sinkron otomatis dan mudah untuk digunakan.
Coba gratis klik di sini atau klik gambar di bawah ini.
