Secara umum metode perpetual adalah sebuah metode yang digunakan untuk pencatatan setiap waktu guna menyesuaikan transaksi pembelian dan penjualan dari persediaan barang yang ada.
Biasanya metode inil juga disebut dengan metode buku, dimana setia adanya pergerakan barang baik masuk maupun keluar akan dicatat ke dalam pembukuan. Simak informasi lebih jelasnya dari pengertian hingga contoh metode perpetual di bawah ini:
Mengenal metode perpetual sebagai metode pengelolaan persediaan barang (Credit: Freepik.com)
Sistem persediaan metode perpetual adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengelola persediaan barang secara terus-menerus dan real-time. Dalam metode ini, setiap kali terjadi transaksi persediaan, baik itu pembelian maupun penjualan, data persediaan barang diperbarui secara langsung dalam sistem.
Dalam sistem persediaan perpetual, setiap item persediaan memiliki catatan yang terus-menerus diperbarui untuk mencerminkan jumlah persediaan yang tersedia. Ketika barang masuk, seperti saat pembelian, jumlah persediaan diperbarui dan catatan persediaan juga diperbarui.
Begitu pula ketika barang keluar, seperti saat penjualan, jumlah persediaan akan berkurang dan catatan persediaan akan diperbarui. Keuntungan utama dari sistem persediaan metode perpetual adalah memberikan informasi yang akurat dan real-time tentang jumlah persediaan yang tersedia.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien dan menghindari kekurangan stok atau overstocking. Selain itu, metode ini juga membantu dalam mengidentifikasi kecurangan dan pencurian persediaan, karena adanya pencatatan yang terus-menerus.
Namun, sistem persediaan perpetual juga membutuhkan infrastruktur dan sistem yang solid untuk mengelola dan memperbarui catatan persediaan secara real-time. Diperlukan juga pelatihan yang memadai bagi karyawan yang bertanggung jawab dalam mengoperasikan sistem ini.
Baca Juga: Mengenal Metode Pencatatan Persediaan
Ada beberapa perbedaan yang cukup menonjol dari metode perpetual dan periodik, berikut diantaranya:
Dalam metode perpetual, catatan persediaan diperbarui secara terus-menerus setiap kali ada transaksi. Misalnya, ketika ada pembelian barang, sistem akan langsung memperbarui jumlah persediaan yang tersedia.
Begitu pula ketika ada penjualan barang, jumlah persediaan akan dikurangi secara otomatis. Pembaruan real-time ini memberikan informasi yang akurat tentang persediaan yang tersedia pada setiap titik waktu.
Sedangkan pada metode periodik, catatan persediaan diperbarui secara periodik, biasanya dalam interval waktu tertentu, misalnya, setiap bulan atau setiap kuartal. Selama periode tersebut.
Semua transaksi persediaan (pembelian, penjualan, pengembalian, dll.) dicatat secara terpisah dari catatan persediaan. Pada akhir periode, stok fisik dihitung dan selisih antara stok fisik dan catatan persediaan digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
Perbedaan selanjutnya ada pada tingkat akurasi data yang dihasilkan, perpetual memberikan akurasi tinggi dalam pemantauan persediaan. Informasi persediaan yang diperbarui secara real-time membantu manajer persediaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola persediaan.
Kemudian untuk metode periodik cenderung memiliki tingkat akurasi yang lebih rendah dibandingkan dengan metode perpetual. Karena catatan persediaan hanya diperbarui secara periodik, informasi yang tersedia mungkin tidak selalu mencerminkan jumlah persediaan aktual pada suatu waktu tertentu.
Perbedaan yang ketiga ada pada kebutuhan infrastruktur dan pelatihan. Dimana dalam perpetual membutuhkan sistem dan infrastruktur yang canggih untuk mendukung pembaruan real-time.
Perusahaan harus memiliki sistem komputer yang dapat mengintegrasikan penjualan, pembelian, dan persediaan untuk memperbarui catatan persediaan secara otomatis. Selain itu, pelatihan yang memadai harus diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab dalam mengoperasikan sistem ini.
Sedangkan metode periodik relatif lebih sederhana dalam hal infrastruktur dan pelatihan. Perusahaan dapat menggunakan catatan manual atau spreadsheet sederhana untuk mencatat transaksi persediaan.
Namun, mereka harus melibatkan karyawan yang bertanggung jawab dalam melakukan penghitungan fisik dan memperbarui catatan persediaan secara manual.
Selanjutnya adalah pengendalian persediaan, dimana dalam cara perpetual catatan persediaan diperbarui secara real-time, perusahaan dapat melacak secara akurat pergerakan barang dari saat pembelian hingga penjualan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menerapkan pengendalian persediaan yang lebih ketat, seperti pengendalian batas stok minimum, pengendalian kualitas, dan pengendalian pengadaan. Perusahaan dapat mengambil tindakan yang cepat untuk mengisi ulang persediaan yang rendah atau mengidentifikasi produk yang membutuhkan perhatian lebih.
Untuk metode periodik, karena catatan persediaan hanya diperbarui pada interval waktu tertentu, pengendalian persediaan tidak dapat dilakukan secara real-time. Pengendalian persediaan pada metode periodik cenderung lebih umum dan tidak seketat pada metode perpetual.
Perbedaan yang paling menonjol berikutnya antara metode perpetual dan periodik adalah pada cara melakukan pemantauan biaya dan laba bisnis. Pada cara perpetual memungkinkan perusahaan untuk secara akurat memantau biaya persediaan dan laba pada setiap transaksi.
Informasi persediaan yang diperbarui secara real-time memungkinkan perusahaan untuk melacak biaya barang yang terjual dan menentukan harga jual yang tepat. Dengan demikian, manajer persediaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik terkait dengan penetapan harga, penentuan laba, dan strategi penjualan.
Sedangkan untuk metode periodik, perhitungan biaya persediaan dan laba dilakukan pada akhir periode berdasarkan penghitungan fisik dan catatan persediaan yang telah diperbarui.
Laba dihitung dengan membandingkan nilai persediaan pada awal periode dengan nilai persediaan pada akhir periode. Namun, metode ini cenderung tidak memberikan informasi yang akurat tentang biaya persediaan dan laba pada setiap transaksi secara real-time.
Perbedaan di atas menyoroti karakteristik utama dari metode perpetual dan metode periodik dalam mengelola persediaan. Kedua metode memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, dan pilihan antara keduanya tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Persediaan dan Penjelasannya
Ilustrasi Kontrol Stok Menggunakan Sistem (Credit: Freepik.com)
Berikut beberapa kelebihan menggunakan metode perpetual dalam mengelola persediaan:
Berikut adalah beberapa kekurangan penggunaan metode perpetual dalam mengelola persediaan:
Berikut adalah contoh penerapan metode perpetual dengan metode pencatatan FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out), dan kolom pencatatan dalam mengelola persediaan:
Contoh pertama adalah menggunakan metode FIFO, Contohnya pada toko Buku Sukses Selalu menerapkan metode FIFO dalam mengelola persediaan mereka. Ketika ada pembelian buku baru, buku-buku tersebut ditempatkan di bagian depan persediaan.
Ketika ada penjualan buku, buku-buku yang dijual dianggap sebagai buku yang paling awal masuk (first-in). Dalam catatan persediaan, buku-buku yang tersisa akan dihitung berdasarkan jumlah dan harga buku yang dibeli pertama kali.
Hal ini mencerminkan prinsip FIFO, di mana barang yang pertama masuk adalah barang yang pertama keluar. Metode FIFO berguna dalam menghindari penumpukan persediaan lama dan memastikan buku yang lebih baru tetap tersedia.
Contoh metode perpetual kedua adalah metode LIFO, contohnya sebuah perusahaan elektronik menggunakan metode LIFO dalam mengelola persediaan mereka. Ketika ada pembelian produk elektronik baru, produk-produk tersebut ditempatkan di bagian depan persediaan.
Ketika ada penjualan, produk yang dijual dianggap sebagai produk yang terakhir masuk (last-in). Dalam catatan persediaan, produk-produk yang tersisa dihitung berdasarkan jumlah dan harga produk terakhir yang masuk.
Hal ini mencerminkan prinsip LIFO, dimana barang yang terakhir masuk adalah barang yang pertama keluar. Metode LIFO umumnya digunakan untuk tujuan akuntansi dan perpajakan.
Dalam contoh metode perpetual kolom pencatatan ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi persediaan secara terpisah dan kemudian diintegrasikan ke dalam catatan persediaan secara real-time.
Kolom pencatatan terdiri dari beberapa informasi, seperti tanggal transaksi, jenis transaksi (pembelian, penjualan, retur, dll.), jumlah masuk (pembelian atau retur), jumlah keluar (penjualan atau retur), harga per unit, dan jumlah persediaan yang tersisa setelah transaksi.
Dalam contoh di atas, kolom pencatatan digunakan untuk mencatat setiap transaksi persediaan secara terpisah, termasuk tanggal transaksi, jenis transaksi, jumlah masuk (jika ada), jumlah keluar (jika ada), harga per unit, dan jumlah persediaan yang tersisa setelah transaksi.
Dengan menggunakan metode perpetual dan kolom pencatatan ini, catatan persediaan dapat diperbarui secara real-time, memungkinkan pemantauan yang akurat dan efisien atas persediaan yang tersedia.
Anda bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud untuk memudahkan Anda dalam mengontrol stok bisnis Anda, dimana saja dan kapan saja secara real-time. Dengan teknologi cloud jadikan cara kelola bisnis Anda jadi mudah dikontrol.
Dilengkapi dengan fitur unggulan mulai dari pembukuan keuangan hingga laporan otomatis yang bisa langsung di cek hari itu juga. Yuk segera dapatkan gratis trial dan panduan langsung dari tim profesioal Bee dengan klik banner di bawah ini:
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan aplikasi Bee Inventory Manager (BIM) untuk melakukan stok opname barang, yang bisa Anda download gratis di playstore. Sekian infoermasi tentang sistem pengelolaan stok metode perpetual, semoga bermanfaat dan sampai jumpa diartikel berikutnya.
