Apa itu Buku Besar? Buku besar adalah dokumen akuntansi utama yang berisi semua akun yang dimiliki oleh sebuah bisnis, artinya akun ini mencatat semua transaksi yang dilakukan selama perusahaan berdiri.
Hal ini meliputi transaksi yang dipisahkan berdasarkan jenis: aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya. Buku besar penting dalam perencanaan bisnis karena digunakan sebagai referensi, untuk menyimpan semua informasi keuangan bisnis, dan juga digunakan untuk membuat berbagai laporan keuangan.
Ketika membuat sebuah jurnal akuntansi bisnis, ada sejumlah dokumen dan laporan yang penting untuk dibukukan, tidak hanya karena dokumen tersebut digunakan untuk membuat rencana bisnis yang ada hubungannya dengan pertumbuhan bisnis Anda, tetapi juga catatan keuangan ini berfungsi sebagai catatan riwayat transaksi keuangan bisnis Anda . Mungkin salah satu yang paling penting dari laporan akuntansi ini adalah buku besar.
Pengertian Buku Besar (Sumber: Freepik.com)
Pada dasarnya, buku besar adalah inti dari sistem akuntansi Anda, berfungsi sebagai catatan dari semua akun Anda dan merinci semua transaksi yang dilakukan bisnis Anda. Biasanya, setiap transaksi Anda dalam buku besar dipecah menjadi beberapa akun (chart of account), dikategorikan sebagai aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran.
Secara keseluruhan, buku besar digunakan sebagai dokumen referensi, serta sumber pencatatan keuangan dalam membuat laporan keuangan untuk mengevaluasi kesehatan dan kemajuan bisnis Anda.
Buku besar berisi rekening-rekening yang digunakan untuk mengelompokkan transaksi keuangan berdasarkan jenisnya. Setiap rekening dalam buku besar mewakili kategori tertentu seperti kas, piutang, utang, persediaan, pendapatan, biaya, dan lain-lain.
Setiap kali terjadi transaksi keuangan, catatan disimpan di buku besar dengan memasukkan jumlah yang relevan dalam rekening yang sesuai. Ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki gambaran yang jelas tentang kesehatan keuangan mereka, melacak perubahan dalam rekening-rekening tertentu, dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat seperti laporan laba rugi, laporan neraca, dan laporan arus kas.
Baca Juga: Buku Besar Akuntansi: Manfaat, Bentuk, Contoh, Lengkap
Berikut adalah lima fungsi utama buku besar dalam akuntansi:
Fungsi utama buku besar adalah mencatat semua transaksi keuangan perusahaan. Setiap kali terjadi transaksi seperti penjualan, pembelian, pembayaran, atau penerimaan, jumlah yang relevan dicatat dalam rekening yang sesuai dalam buku besar. Ini membantu memastikan bahwa semua transaksi keuangan tercatat dengan akurat dan lengkap.
Buku besar membantu mengelompokkan dan mengklasifikasikan transaksi keuangan berdasarkan jenisnya. Ini mencakup pembagian transaksi ke dalam rekening-rekening yang sesuai, seperti kas, piutang, utang, persediaan, pendapatan, biaya, dan lain-lain.
Fungsi buku besar selanjutnya adalah untuk memantau saldo rekening setiap saat. Setiap kali terjadi transaksi yang mempengaruhi saldo rekening tertentu, perubahan tersebut dicatat dalam buku besar.
Dengan memantau saldo rekening secara berkala, perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan mereka, memastikan konsistensi dan kesesuaian antara catatan akuntansi dengan realitas keuangan, serta mendeteksi dan memperbaiki kesalahan atau penyimpangan yang mungkin terjadi.
Adanya buku besar cukup berperan penting dalam proses pemeriksaan dan audit. Dalam pemeriksaan eksternal, auditor menggunakan buku besar sebagai sumber data utama untuk memverifikasi dan memeriksa transaksi keuangan perusahaan.
Buku besar yang teratur, akurat, dan terpercaya mempermudah proses audit dan meningkatkan kepercayaan para pemangku kepentingan terhadap laporan keuangan perusahaan.
Pada dasarnya fungsi utama buku besar adalah menyediakan data yang diperlukan untuk penyusunan laporan keuangan perusahaan. Informasi dari buku besar digunakan untuk menghasilkan laporan laba rugi, laporan neraca, dan laporan arus kas.
Dengan menggunakan buku besar, perusahaan dapat menyajikan informasi keuangan yang relevan, akurat, dan terperinci kepada para pemangku kepentingan seperti pemilik, investor, kreditur, dan pihak berkepentingan lainnya.
Dalam akuntansi buku besar dibedakan menjadi beberapa jenis, berikut diantaranya:
General ledger atau buku besar umum adalah bentuk buku besar yang paling umum digunakan dalam akuntansi. buku besar umum mencatat semua transaksi keuangan perusahaan dalam rekening-rekening yang spesifik.
Setiap rekening mewakili jenis tertentu dari aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, biaya, dan lain-lain. Misalnya, ada rekening kas, rekening piutang, rekening utang, rekening persediaan, dan sebagainya.
Setiap kali terjadi transaksi, jumlah yang relevan dicatat dalam rekening yang sesuai dalam buku besar umum. General ledger memberikan gambaran lengkap tentang posisi keuangan perusahaan dan digunakan untuk menyusun laporan keuangan.
Kedua ada buku besar pembantu, yakni buku besar yang digunakan untuk mencatat detail transaksi dalam kategori tertentu. Ini mencakup rekening-rekening yang merinci transaksi-transaksi yang serupa dan terkait.
Buku besar pembantu ini sering digunakan untuk mengelola dan melacak informasi yang lebih rinci dalam rekening-rekening besar. Misalnya, perusahaan dapat memiliki buku besar pembantu pencatatan piutang yang mencatat setiap transaksi penjualan dan pembayaran dari pelanggan.
Selain itu, buku besar pembantu membantu mempertahankan informasi terperinci tentang transaksi dalam rekening tertentu dan mempermudah pemantauan dan analisis lebih lanjut.
Ketiga ada buku besar khusus adalah bentuk buku besar yang digunakan untuk menggabungkan rekening-rekening yang memiliki karakteristik atau kebutuhan khusus. Buku besar khusus sering digunakan dalam situasi yang memerlukan pemisahan atau pemantauan khusus terhadap jenis transaksi tertentu.
Misalnya, perusahaan dapat memiliki buku besar khusus untuk proyek tertentu, bisnis cabang, atau divisi bisnis yang berbeda. Buku besar khusus membantu memisahkan informasi dan melacak kinerja keuangan yang terkait dengan entitas atau aktivitas yang spesifik.
Masing-masing buku besar memiliki perannya sendiri dalam mencatat, mengelompokkan, dan melacak transaksi keuangan perusahaan agar dapat menghasilkan informasi keuangan yang akurat dan berguna.
Baca Juga: Contoh Buku Besar dan Tata Cara Pembuatannya
Dengan memperhatikan semua transaksi yang diposting di buku besar, setiap transaksi dicatat dalam akun yang sesuai, atau dikelompokkan kedalam beberapa kategori (chart of account), seperti yang disebutkan di atas.
Untuk memahami dengan baik buku besar bisnis Anda, penting untuk memahami apa arti masing-masing kategori tersebut. Berikut ini penjelasannya:
Istilah-istilah ini harus dipahami dengan baik karena digunakan dalam berbagai laporan akuntansi dan laporan keuangan lainnya. Sekali lagi, ini adalah salah satu alasan mengapa buku besar sangat penting untuk proses bisnis perusahaan Anda.
Dalam era digital saat ini, buku besar sering disimpan dan dikelola dalam bentuk perangkat lunak akuntansi. Ini memungkinkan pencatatan dan pemrosesan transaksi keuangan yang lebih efisien dan akurat.
Dengan menggunakan buku besar, perusahaan dapat memiliki kontrol yang lebih baik atas kegiatan keuangan mereka, menghasilkan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan, dan memenuhi persyaratan pelaporan keuangan yang ditetapkan oleh standar akuntansi yang berlaku.
Laporan keuangan, mulai dari laporan laba rugi hingga neraca, dapat digunakan untuk melakukan analisa tambahan yang dapat berguna untuk menentukan kondisi kesehatan keuangan bisnis Anda. Salah satu catatan keuangan penting adalah buku besar yang dapat digunakan untuk memberikan gambaran rinci ketika dokumen lain yang lebih spesifik tidak memberikan semua informasi yang Anda butuhkan.
