Sistem akuntansi pembelian adalah hal yang tidak akan terlepas dari serangkaian kegiatan bisnis yang biasa digunakan perusahaan untuk menyediakan barang yang diperlukan, baik dalam transaksi lokal maupun impor.
Dalam prosesnya pembelian ini akan melibatkan banyak pihak, baik internal maupun eksternal dari perusahaan itu sendiri. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini:
mengenal lebih dalam apa itu sistem akuntansi pembelian (Credit: Freepik.com)
Menurut Krismiaji (2002) Sistem akuntansi pembelian adalah serangkaian kegiatan bisnis dan pengelolaan data yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran terhadap barang yang dibeli.
Bisa dikatakan jika akuntansi pembelian adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk mendapatkan barang yang diperlukan, baik untuk memenuhi kebutuhan pribadi atau untuk dijual kembali.
Proses pembelian ini tidak luput dari perhitungan biaya dan sejenisnya. Dalam akuntansi pembelian kita mengenal istilah Harga Pokok Penjualan (HPP) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan barang tersebut.
Namun, bisa saja biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan barang tersebut ditampung dalam akun pembelian.
Akun dalam akuntansi pembelian adalah akun yang digunakan untuk mencatat jumlah rupiah yang dikeluarkan untuk membeli barang tersebut. Dalam akun akuntansi pembelian kita mengenal berbagai metode pembelian barang sebagai berikut:
Penggunaan akuntansi pembelian pada perusahaan biasanya digunakan untuk mencapai beberapa tujuan, berikut diantaranya:
Mengutip dari Mulyadi (2010) sistem akuntansi pembelian khususnya bahan baku memiliki beberapa fungsi penting, berikut diantaranya:
Pertama adalah pembelian, dimana sistem akuntansi ini bertanggung jawab dalam memperoleh informasi mengenai harga arang, pemasok yang akan digunakan serta pengeluaran order pembelian kepada supplier atau pemasok yang sudah dipilih.
Berikutnya adalah fungsi penerimaan, bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan barang pembelian dari mulai jenis, mutu hingga kuantitas yang diterima dari supplier.
Hal ini untuk memastikan jika produk yang sudah diterima benar-benar sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan, jika tidak sesuai maka barang bisa dilakukan retur atau pengembalian.
Selanjutnya adalah fungsi gudang, dalam hal ini bertanggung jawab dalam mengajukan permintaan dan pembelian yang sudah disesuaikan dengan kapasitas persediaan yang ada di gudang.
Selain itu, fungsi ini juga bertugas untuk mengatur alur keluar masuknya gudang, agar tidak ada barang yang tidak terpakai.
Terakhir adalah fungsi akuntansi, dalam hal ini melibatkan dua fungsi akuntansi untuk transaksi pembelian: pencatatan utang dan pencatatan persediaan.
Pembentuk dari sistem akuntansi pembelian ini mengacu pada pembelian bahan baku, berikut beberapa prosedurnya:
Prosedur pertama adalah permintaan pembelian barang dari pengajuan divisi gudang pada divisi pembelian. bentuk permintaan ini berupa surat permintaan yang nantinya akan dijadikan sebagai permintaan kepada pemasok.
Selanjutnya, dilanjutkan oleh divisi pembelian, dimana mereka akan mengirimkan surat penawaran tersebut kepada pemasok. Dam dari sinilah pemasok akan memberikan informasi mengenai harga, kualitas serta syarat dan ketentuan.
Jika dirasa cocok dan surah sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan maka proses pembelian akan dilanjutkan.
Pada tahapan ini divisi pemesanan atau pembelian akan melakukan pembelian dan melakukan kerja sama dengan pemasok. Dan bahan baku pun sudah ada pada tahapan pemesanan.
Selanjutnya adalah penerimaan barang, disini divisi penerimaan barang akan melakukan pemeriksaan terhadap bahan bahan baku yang dibeli. Hal yang perlu diperhatikan adalah jenis, kualitas dan kuantitasnya.
Berikutnya, prosedur akan dilanjutkan oleh divisi akuntansi, dimana mereka akan melakukan pemeriksaan dokumen yang berhubungan dengan pembelian. Kemudian melakukan pencatatan hutang pada pembukuan keuangan.
Terakhir adalah prosedur pembayaran, dimana diisi keuangan akan melakukan pembayaran terhadap utang pembelian yang sudah dilakukan sebelumnya.
Ada beberapa dokumen penting dalam sistem akuntansi pembelian (Credit: Freepik.com)
Dalam proses pelaksanaan sistem akuntansi pembelian ada beberapa dokumen penting menurut Mulyadi (2010), berikut diantaranya:
Surat permintaan pembelian adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen atau divisi dalam perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa kepada bagian pembelian.
Berisi rincian mengenai deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, alasan pembelian, dan kebutuhan waktu. Surat permintaan pembelian menjadi dasar bagi bagian pembelian untuk melakukan tindakan selanjutnya, seperti pembuatan pesanan pembelian.
Surat permintaan penawaran harga adalah dokumen yang dikirimkan oleh perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk meminta penawaran harga atas barang atau jasa yang ingin dibeli.
Jenis surat ini berisi informasi mengenai deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, spesifikasi, jumlah yang diperlukan, tenggat waktu penawaran, dan persyaratan lainnya yang relevan. Pemasok akan merespons dengan memberikan penawaran harga berdasarkan permintaan tersebut.
Dokumen ini dibuat oleh perusahaan sebagai permintaan pembelian barang atau jasa kepada pemasok. Pesanan pembelian mencakup detail seperti deskripsi barang, jumlah yang dipesan, harga, persyaratan pengiriman, dan syarat pembayaran. Dokumen ini menjadi dasar untuk melakukan pemesanan dan pembelian.
Penerimaan barang adalah proses penerimaan fisik barang atau jasa yang telah dibeli oleh perusahaan dari pemasok. Dokumen penerimaan barang.
Seperti Surat Jalan (Delivery Order) atau bukti penerimaan lainnya, mencatat informasi mengenai tanggal penerimaan, deskripsi barang, jumlah yang diterima, kondisi barang, dan informasi lainnya terkait pengiriman.
Penerimaan barang ini penting untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik.
Perubahan order pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk mengubah atau memperbarui pesanan pembelian yang sudah ada.
Dokumen ini dapat dibuat ketika ada perubahan dalam jumlah yang dipesan, deskripsi barang, harga, tenggat waktu, atau persyaratan lainnya dalam pesanan pembelian asli.
Perubahan order pembelian membantu dalam mengkomunikasikan dan merekam perubahan yang dibutuhkan dalam proses pembelian kepada pemasok atau vendor.
Terakhir adalah bukti kas keluar atau pembayaran, bukti pembayaran adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan sebagai bukti pembayaran kepada pemasok.
Dokumen ini mencatat informasi seperti tanggal pembayaran, nomor faktur yang dibayar, jumlah yang dibayarkan, metode pembayaran, dan rincian lainnya terkait pembayaran. Bukti pembayaran diperlukan untuk mencatat pengurangan utang dagang dalam sistem akuntansi.
Memilih pemasok yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda sangat penting untuk memastikan bahwa Anda dapat mengirimkan produk dan layanan Anda tepat waktu, dengan harga yang tepat, dan sesuai dengan standar kualitas bisnis Anda.
Baca Juga: 9 Tips Memilih Supplier Terbaik Agar Tidak Mudah Tertipu
Dengan menerapkan kriteria pemilihan pemasok tertentu, dimungkinkan untuk mengidentifikasi perusahaan yang akan bekerja sama dengan Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan Anda.
Berikut adalah lima tips untuk menemukan pemasok yang tepat untuk bahan baku Anda atau persyaratan pengadaan perusahaan lainnya.
Buat daftar kriteria pemilihan pemasok yang harus dipenuhi perusahaan untuk dapat menyediakan barang-barang yang Anda butuhkan. Ini dapat mencakup masalah-masalah seperti:
Menetapkan kriteria terlebih dahulu akan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi pemasok potensial pada setiap item yang terdaftar dan memastikan bahwa Anda tidak mengabaikan persyaratan penting.
Identifikasi metode yang akan Anda gunakan untuk menemukan pemasok yang sesuai. Putuskan apakah Anda akan mempublikasikan persyaratan Anda dalam publikasi perdagangan dan meminta tawaran.
Apakah Anda akan mendekati perusahaan terpilih secara langsung untuk proposal dan perkiraan harga. Alokasikan kerangka waktu untuk melakukan proses pemilihan pemasok Anda. Tunjuk anggota tim Anda yang berkualifikasi untuk meninjau proposal dan merekomendasikan daftar pemasok untuk dipilih.
Buat panggilan untuk penawaran sesuai dengan proses pemilihan yang Anda pilih. Ini bisa berupa Permintaan untuk Proposal atau Request for Quotation (RFQ). Apapun bentuknya, itu harus mencakup rincian lengkap produk atau layanan yang Anda butuhkan.
Bersama dengan jumlah, tanggal pengiriman, dan standar kualitas yang diidentifikasi dalam kriteria Anda. Mintalah peserta lelang untuk memberikan informasi terperinci tentang proses yang mereka gunakan, stabilitas pemasok bahan baku mereka, dan alasan mengapa Anda harus memilih mereka.
Bandingkan setiap kiriman penawaran yang Anda terima dengan daftar kriteria untuk pemasok dan pertanyakan item apa pun yang tampaknya kurang jelas.
Tinjau ruang lingkup layanan yang dijabarkan dalam proposal dan pertimbangkan apakah layanan tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda.
Identifikasi seperti apa perjanjian atau periode kontrak dengan masing-masing pemasok potensial untuk memastikan Anda tidak tertarik pada situasi yang dapat merusak bisnis Anda.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang, Format, serta Fungsinya
Bahkan pemasok yang paling dapat diandalkan sekalipun kadang-kadang bisa khilaf. Pastikan mereka memiliki titik kontak langsung di perusahaan Anda dan melakukan tinjauan kinerja mereka secara reguler.
Ini akan membantu Anda mengawasi pekerjaan mereka dan memastikan mereka memenuhi klausul dalam perjanjian. Monitor ini juga akan membantu Anda ketika tiba saatnya untuk berbicara tentang pembaruan kontrak, sehingga Anda tahu di mana Anda harus bertindak dalam memilih supplier yang tepat.
Sekian informasi terkait apa itu akuntansi pembelian dan penjelasan lainnya. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel berikutnya.
