Dalam kaitannya dengan bisnis, memo adalah salah satu bukti transaksi yang menyatakan adanya transaksi yang terjadi secara resmi dan sah. Nantinya, memo tersebut digunakan untuk memudahkan proses rekap transaksi pembelian dan penjualan sehingga terhindar dari kesalahan.
Memo dikenal juga dengan istilah nota (note). Umumnya, memo atau nota tersebut terdiri dari 2 jenis yaitu memo kredit (credit note) dan memo debit (debit note). Keduanya merupakan dokumen yang sama-sama penting yang wajib dimiliki oleh pemilik usaha.
Ilustrasi Mengaluarkan Uang Dalam Dompet Photo by Iwaria Inc. on Unsplash
Apabila membahas tentang memo, pasti perlu juga untuk menyinggung tentang bukti transaksi karena memo termasuk dalam jenisnya. Bukti transaksi merupakan dokumen yang merekam seluruh transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi pada sebuah bisnis.
Selain memo, contoh bukti transaksi lainnya yaitu kwitansi, invoice, bukti cek, nota kontan dan bukti transaksi bilyet giro. Adapun pengertian bukti transaksi memo adalah dokumen yang berkaitan dengan transaksi pengembalian barang dan pengiriman kembali barang yang mengalami kerusakan.
Bukti pencatatan berupa memo tersebut merupakan hasil dari transaksi yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Informasi yang diperoleh sangat krusial untuk dijadikan rujukan ketika sewaktu-waktu ada masalah dan digunakan untuk menjamin keabsahan transaksi.
Baca Juga: Ini Dia Macam-Macam Bukti Transaksi yang Harus Diketahui!
Istilah memo kredit sudah familiar dalam bisnis sebagai dokumen tertulis yang membuktikan adanya transaksi bisnis antara penjual dan pembeli. Agar lebih memahami tentang nota atau memo kredit, cermati penjelasan detailnya di bawah ini.
Secara garis besarnya, memo kredit adalah dokumen tertulis yang digunakan dalam urusan pengembalian barang alias retur. Bukti berupa memo kredit tersebut menunjukkan adanya pengurangan piutang usaha akibat pengembalian barang.
Pihak yang membuat sekaligus menandatangani memo kredit yaitu penjual. Umumnya, alasan seorang penjual mengeluarkan memo kredit antara lain:
Ilustrasi Memo Kredit (Sumber: Pexels.com)
Credit note memiliki peran yang penting demi keberlangsungan bisnis. Beberapa di antaranya yaitu:
Memo memuat informasi penting yang menunjukkan bahwa adanya transaksi pengembalian barang karena berbagai alasan yang dilakukan oleh penjual. Dengan memiliki bukti tersebut, maka sangat mudah untuk melacak kesalahan pada proses penjualan dan melakukan koreksi.
Selain itu, nota atau memo kredit juga menjadi bukti transaksi utang piutang yang sah. Apabila terjadi masalah mengenai utang piutang ini, maka memo kredit dapat digunakan sebagai bukti yang valid dan kuat.
Dapat dipahami bahwa memo adalah dokumen yang berisi informasi spesifik dan lengkap setiap kali terjadi transaksi pengembalian barang ke pembeli. Apabila terjadi perubahan jumlah barang yang dibeli atau perubahan harga juga dicantumkan dalam credit note tersebut.
Dokumen semacam itu sangat berguna untuk proses administrasi perusahaan. Sebab, semua transaksi tercatat secara sistematis sehingga penyusunan administrasi dapat dilakukan dengan cepat dan baik.
Laporan keuangan yang baik harus handal, relevan dan mudah dimengerti oleh orang lain. Agar memenuhi karakteristik tersebut, maka dibutuhkan sumber yang valid dan spesifik, salah satunya memo kredit.
Memo kredit berguna sebagai referensi untuk melacak, mencocokkan, hingga menganalisis transaksi yang terjadi. Dokumen tersebut juga digunakan sebagai sumber untuk merevisi pembukuan sehingga mengurangi kesalahan. Alhasil, laporan keuangan lebih reliabel.
Ternyata memo kredit dapat menjaga hubungan yang baik antara penjual dan pembeli. Sebab, penerbitan memo oleh penjual menunjukkan tanggung jawab yang nyata kepada pembeli sesuai dengan kesepakatan dalam transaksi.
Walaupun menerbitkan credit note merupakan suatu kerugian bagi penjual, namun dokumen tersebut menunjukkan kesungguhan penjual untuk menanggung kesalahan yang dilakukan. Pembeli merasa dihargai dan penjual pun mendapatkan kepercayaan dari mereka.
Bukti memo adalah tanda bukti yang memuat terjadinya pembelian secara kredit yang dibuat oleh pihak penjual untuk pembeli. Dalam penyusunannya, terdapat format yang harus diikuti. Secara umum, format yang dimaksud terdiri dari:
Ilustrasi Memo Debit (Sumber: Pexels.com)
Setelah memahami memo kredit, sekarang saatnya untuk mempelajari tentang memo debit. Perannya sama-sama penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.
Selain memo kredit, jenis bukti transaksi yang lain yaitu memo debit (debet note). Definisi memo debit adalah bukti transaksi yang diterbitkan ketika terjadi pengiriman barang kembali ke penjual akibat kerusakan pada barang.
Pembuatan memo debit berdampak pada pengurangan pinjaman transaksi sehingga utang pembeli yang seharusnya sudah dilunasi, jumlahnya berkurang. Lalu, apa perbedaan dokumen memo debit ini dengan memo kredit?
Sederhananya, memo debit merujuk pada bukti transaksi pengiriman barang kembali yang ditujukkan kepada penjual. Sedangkan memo kredit merujuk pada bukti transaksi penerimaan barang kembali dari penjual ke pembeli.
Pembuatan memo kredit merupakan tanggung jawab pihak penjual. Berbeda halnya dengan memo debit yang dibuat oleh pembeli, kemudian dikirimkan kepada pihak penjual untuk diproses.
Seperti halnya credit note, debet note juga mempunyai fungsi yang tidak kalah penting dalam perusahaan. Berikut 3 fungsi utama dari penerbitan memo debit:
Nota debit berguna untuk mengajukan permohonan pengurangan utang kepada penjual. Dengan diterbitkannya memo debit, maka jumlah utang yang ditanggung pembeli akan lebih sedikit dari sebelumnya sesuai kesepakatan harga awal.
Pada dasarnya, setiap bukti transaksi dalam bisnis memang digunakan untuk memudahkan pelacakan kesalahan. Sebab, dalam bukti tersebut termuat informasi yang spesifik mengenai transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli.
Begitu pun memo debit yang berfungsi untuk melacak harga barang dan mengoreksi kesalahan yang terjadi. Dengan begitu, transparansi dapat terjadi dalam transaksi kedua belah pihak untuk menghindari adanya pihak yang merasa dirugikan.
Secara umum, memo adalah dokumen yang memuat transaksi yang terjadi dalam perusahaan, termasuk pengembalian barang (debet note). Informasi yang tertulis pada memo debet memudahkan pelacakan terhadap perubahan jumlah produk.
Contohnya, pembeli menerima barang yang jumlahnya tidak sesuai dengan pesanan awal, sehingga debet note diterbitkan untuk mengoreksi kesalahan tersebut. Dengan begitu, transaksi antara kedua belah pihak berlangsung secara transparan.
Ilustrasi Membayar dengan Debet Card (Sumber: Pexels.com)
Nota debit tidak boleh dibuat secara asal karena harus memuat beberapa komponen penting. Apa saja komponen yang perlu dimasukkan? Penjelasannya sebagai berikut:
Poin-poin tersebut sifatnya tidak saklek karena masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Bukti Transaksi Hingga Macamnya Lengkap
Memo adalah bukti transaksi yang vital bagi sebuah bisnis. Baik memo debit maupun kredit harus disimpan dengan baik sebagai referensi untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan keuangan. Penerbitan memo juga menunjukan itikad baik penjual jika memang kesalahan ada pada dirinya.
Masih mengelola bukti transaksi berbasis kertas? Gak cuma membosankan, tapi ini menyita waktu dan rentan terjadi kesalahan hitung. Pakai BEECLOUD untuk membuat kwitansi online berbasis cloud technology. Berbagi bukti transaksi bisa dibuat dengan cepat dan mudah! Hanya butuh satu kali klik untuk mengirimkan kwitansi online melalui chat atau email.
Jika Anda mau yang mudah dan terintegrasi dengan data transaksi, pakai software akuntansi online Beecloud. Di Beecloud ada fitur attachment untuk pengarsipkan bukti transaksi tersebut jadi gak perlu terpaksa menyediakan lemari atau satu ruangan isi dokumen penting.
BEECLOUD telah dipercaya ribuan pebisnis di tanah air untuk mengelola pembukuan usaha. Sejak 2010, BEECLOUD didesain bersama akuntan berpengalaman 11 tahun dan tim ahli IT yang handal. Tingkatkan sistem pembuatan akuntansi yang sebelumnya manual, menjadi lebih modern dan mulus bersama BEECLOUD. Coba GRATIS SEKARANG dengan daftar di sini!
