Laporan kas kecil memegang peranan krusial dalam menggambarkan kesehatan finansial suatu bisnis. Sebagai cerminan dari arus masuk dan keluar uang tunai, laporan ini tidak hanya mencerminkan transaksi harian, tetapi juga mengungkapkan pola pengeluaran yang dapat memberikan wawasan mendalam tentang keberlanjutan operasional.
Dalam menguraikan setiap transaksi, laporan kas kecil memberikan gambaran yang akurat tentang likuiditas perusahaan, membantu manajemen membuat keputusan yang tepat untuk mengelola dan mengoptimalkan sumber daya keuangan.
Dengan demikian, pemahaman yang baik terhadap laporan kas kecil menjadi kunci untuk merencanakan strategi keuangan yang efektif dan memastikan kelangsungan serta pertumbuhan bisnis kedepannya.
Petty cash bisa menjadi dana darurat perusahaan dalam memenuhi kebutuhan kecil (Credit: Freepik.com)
Kas kecil juga disebut dengan petty cash, sejumlah dana yang dibentuk khusus uang rutin dikeluarkan dan berjumlah relatif kecil. Kas ini umumnya juga digunakan untuk kepentingan pembayaran dengan nominal yang kecil.
Selaras dengan pendapat Karlina, dkk (2019) jika kas kecil adalah dana khusus yang dikelompokkan untuk membiayai keperluan organisasi yang bersifat kecil dan sehari-hari. Pembentukan dana ini dibentuk berdasarkan dari perkiraan dan pengeluaran biaya operasional perusahaan.
Contohnya dibentuk berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional dalam nominal kecil untuk keperluan satu bulan. Untuk apa dibentuk kas kecil?
Baca Juga: Pentingnya Peranan Petty Cash Dalam Pembukuan
Dalam buku Pengantar Akuntansi karya Yuniarwati, Santioso, Ekadjaja,
& Rasyid, 2017, kas kecil memiliki beberapa karakteristik, yakni:
Jumlahnya ditentukan oleh manajemen perusahaan tidak boleh kurang atau lebih. Jumlah nominal yang ditetapkan juga bervariasi sesuai dengan kebutuhan dan skala operasi perusahaan.
Kemudian, kas kecil digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap harinya, contohnya uang makan atau minuman untuk karyawan yang bekerja di lapangan atau di luar kantor.
Terakhir adalah karakteristik kas kecil tambahan menurut Wati dan Kusuma (2016), mereka menjelaskan jika kas kecil biasanya disimpan dalam tempat khusus, yang disebut dengan petty cash box.
Ada dua metode yang bisa digunakan dalam penyusunan laporan kas kecil menurut Mulyadi (2001), yakni metode tetap dan metode berubah-ubah, berikut penjelasannya:
Metode imprest fund system atau metode tetap adalah jumlah saldo kas kecil bersifat tetap, atau bisa diartikan jika kasir kas kecil akan memastikan jumlah pengeluaran sesuai dengan pemasukan yang ada.
Dalam hal ini ada 3 cara yang bisa dilakukan untuk mengelolanya, yaitu:
Berikutnya adalah metode berubah-ubah dilakukan dengan mengisi saldo kas kecil sesuai dengan kebutuhan organisasi/ bisnis. Pengelolaannya bisa dilakukan dengan mencatat seluruh transaksi dari pemasukan maupun pengeluaran ke dalam akun kas kecil.
Baik menggunakan metode tetap atau berubah-ubah, menyelenggarakan kas kecil sama-sama dilaksanakan melalui 3 tahap yakni, pembentukan kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dan terakhir adalah prosedur pengisian ulang dana kas kecil
Menurut Samryn (2015) ada tiga tahapan yang perlu dilakukan dalam mengelola dana kas kecil, yakni:
Tahapan pertama dalam menetapkan dasar estimasi kebutuhan dana dalam kurun waktu tertentu, contohnya satu minggu atau satu bulan. Pembentukan dana kas kecil ini dapat ditetapkan dengan menggunakan metode Imprest Fund System (tetap) atau Fluctuating Fund System (berubah-ubah).
Tahap selanjutnya adalah pemakaian dana kas kecil, dana ini digunakan untuk memenuhi belanja harian perusahaan/ organisasi dalam jumlah yang relatif kecil, contohnya biaya makan sang tamu kantor, pengiriman barang, dan lain sebagainya yang bersifat rutin dengan pembayaran kecil.
Terakhir adalah pengisian dana, pengisian dana ini bisa dilakukan sesuai dengan periode yang ditetapkan sebelumnya. Bisa satu kali dalam seminggu, satu bulan sekali dan sebagainya.
Dalam proses pengisian dana kembali ini dibutuhkan bukti-bukti pengeluaran kas kepada penanggung jawab perusahaan. Dan juma dana yang diminta harus sesuai dengan jumlah yang tertera dalam bukti pembayaran.
Baca Juga: Nota Pembayaran: Fungsi, Komponen dan Contohnya
Berikut beberapa contoh laporan kas kecil:
Sebuah perusahaan kecil memiliki kas kecil dengan batasan sebesar Rp5.000.000. Pemegang kas kecil adalah seorang staf administrasi yang bertanggung jawab atas pengelolaan dana tersebut. Selama bulan Januari, perusahaan mengalami berbagai pengeluaran kecil yang dibayar menggunakan kas kecil untuk kebutuhan sehari-hari.
Berikut adalah daftar pengeluaran kas kecil perusahaan pada bulan Januari:
Dari tabel di atas, terlihat bahwa total pengeluaran kas kecil selama bulan Januari adalah Rp1.550.000, dengan sisa kas kecil pada akhir bulan sebesar Rp3.450.000.
Laporan kas kecil ini memberikan gambaran yang jelas tentang penggunaan dana tunai dalam perusahaan dan memudahkan proses pemantauan serta pertanggungjawaban.
Contoh format buku kas kas metode fluktuatif (Credit: scribd.com)
Dalam pengelolaan keuangan perusahaan, kas kecil memainkan peran penting sebagai sumber daya tunai yang digunakan untuk menangani transaksi kecil dan rutin. Keterbatasan jumlah dan kebijakan penggunaannya membantu menjaga kontrol dan akuntabilitas atas pengeluaran harian.
Dalam era digitalisasi, Anda sudah bisa dengan mudah menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud dapat memberikan kemudahan yang signifikan dalam pengelolaan kas kecil. Aplikasi pembukuan ini memungkinkan pemantauan real-time atas transaksi kas kecil, meminimalkan risiko kesalahan manusia, dan menyediakan laporan keuangan secara instan.
Dengan Beecloud, perusahaan dapat mencatat setiap transaksi, mengelompokkannya secara otomatis, dan melacak pengeluaran dengan lebih efisien. Klik banner di bawah ini dan segera dapatkan uji coba gratis khusus Anda pengguna pertama!
