Dalam menjalankan operasional sehari-hari, setiap bisnis pasti membutuhkan dana untuk pengeluaran kecil, seperti membeli alat tulis, membayar transportasi, atau kebutuhan mendesak lainnya. Untuk mencatat pengeluaran ini dibutuhkan yang namanya jurnal kas kecil.
Kas kecil sendiri merupakan sejumlah dana yang disediakan perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran kecil yang sifatnya rutin dan mendesak. Dana ini biasanya disimpan secara terpisah dari kas utama.
Dengan mencatat kas kecil ke dalam jurnal, perusahaan akan tahu secara rinci bagaimana dana kas kecil digunakan, termasuk jumlah pengeluaran, tanggal transaksi, dan tujuan penggunaannya. Hal ini membantu perusahaan menjaga transparansi keuangan, mengontrol alokasi dana, serta mengidentifikasi pengeluaran yang tidak perlu atau berlebihan.
Jurnal Khusus Kas Kecil dapat Dibuat dengan Metode Imprest dan Fluctuating System (Credit: Freepik.com)
Istilah kas kecil juga disebut dengan petty cash, dimana Baridwan (2004) dalam Suranti (2016) menjelaskan jika kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran atau biaya yang relatif kecil, tidak ekonomis dan bersifat rutin. Contohnya, biaya parkir, alat tulis kantor, pengamen dan lain sebagainya.
Dari sini, bisa kita artikan jika jurnal khusus kas kecil adalah jurnal yang mencatat tentang setiap transaksi pengeluaran yang menggunakan dana kas kecil. Jurnal ini mencakup informasi penting seperti tanggal transaksi, jumlah dana yang dikeluarkan, keperluan atau tujuan penggunaan, serta pihak yang menerima dana tersebut.
Pencatatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa penggunaan dana kas kecil tercatat secara sistematis dan transparan, sehingga memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan serta menghindari potensi kesalahan atau penyalahgunaan dana.
Adapun karakteristik kas kecil adalah sebagai berikut:
Baca Juga: Petty Cash: Pengertian dan Cara Mengelola dengan Benar
Berikut adalah beberapa fungsi jurnal kas kecil:
Salah satu fungsi utama jurnal kas kecil adalah untuk mencatat setiap transaksi yang menggunakan dana kas kecil, mulai dari kapan dana tersebut digunakan, jumlah pengeluarannya hingga tujuan pengeluaran dari dana tersebut.
Selanjutnya, berfungsi untuk mempermudah proses rekonsiliasi dana dengan memastikan bawah saldo kas kecil sudah sesuai dengan catatan yang ada, sehingga dapat meminimalimalkan adanya resiko selisih saldo kas.
Dengan mencatat secara rutin pengeluaran dan pemasukan dana kas kecil, perusahaan akan tahu berapa keuangan yang keluar dan masuk secara detail. Hal ini daoat membantu dan memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang telah ditentukan.
Selanjutnya adalah transparansi data keuangan, dimana melalui jurnal kecil semua transaksi dana terdokumentasi dengan baik sehingga perusahaan atau pihak eksternal terkait dapat memantau, mengevaluasi, dan memastikan bahwa penggunaan dana kas kecil sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Terakhir, informasi dari jurnal dapat langsung digunakan dalam penyusunan laporan keuangan, karena mencakup data lengkap mengenai pengeluaran-pengeluaran kecil perusahaan. Sehingga, laporan yang disajikan nanti bisa akurat dan benar-benar mencerminkan kondisi realita keuangan perusahaan.
Ada 3 dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2016), berikut diantaranya:
Bukti kas keluar adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengeluaran dana dari kas besar ke kas kecil saat pembentukan dana kas kecil maupun saat pengeluaran dana kas kecil kepada user.
Dalam pengelolaan kas kecil, bukti kas keluar menjadi dasar pencatatan pada jurnal kas kecil, baik untuk pengeluaran awal maupun pengisian kembali dana kas kecil. Dokumentasi ini memastikan bahwa setiap pengeluaran tercatat dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan.
Baca Juga: Contoh Bukti Kas Keluar, Pengertian dan Fungsinya
Berikutnya adalah dokumen permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen ini digunakan kasir untuk mengajukan uang kepada pemegang kas besar ketika dana kas kecil perlu diisi kembali. Dokumen ini, berfungsi untuk memastikan bahwa dana kas kecil cukup dan memenuhi kebutuhan operasional. selain itu juga menjadi bukti jika pihak kasir telah mengajukan pengisian dana sesuai dengan jumlah yang sudah ditentukan.
Terakhir, ada bukti pengeluaran kas kecil dibuat oleh pemakai kas kecil untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas kecil yang telah diberikan. Dokumen ini harus dilampiri dengan bukti pendukung seperti kwitansi atau faktur untuk mengonfirmasi tujuan pengeluaran.
Pengeluaran ini dicatat dalam jurnal sebagai transaksi yang telah terjadi, baik dalam sistem dana tetap maupun sistem dana berubah. Dokumentasi ini membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran kas kecil tercatat secara akurat dan dapat diaudit dengan mudah.
Menurut Mulyadi (2016) jurnal kas kecil dapat dibuat dengan metode berikut ini:
Dalam sistem ini, saldo kas kecil selalu tetap dan hanya diisi kembali sesuai dengan total pengeluaran yang telah dilakukan. Berikut langkah-langkah pembuatannya:
Dana kas kecil dibentuk dengan cek dan dicatat dalam jurnal dengan mendebit akun Petty Cash dan mengkredit akun Kas/Bank. Berikut contoh penjurnalannya:
Setiap pengeluaran dana tidak langsung dicatat dalam jurnal pada saat terjadi. Sebagai gantinya, bukti-bukti pengeluaran disimpan hingga pengisian ulang dilakukan.
Pengisian dilakukan sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam bukti pengeluaran. Pada tahap ini, pengeluaran dicatat dalam jurnal dengan mendebit akun biaya terkait dan mengkredit akun Kas/Bank.
Pada sistem ini, saldo kas kecil berubah sesuai dengan pengeluaran yang dilakukan. Berikut langkah-langkahnya:
Dana kas kecil dibentuk dengan mendebit akun Petty Cash dan mengkredit akun Kas/Bank. Berikut contoh jurnalnya:
Setiap kali terjadi pengeluaran, langsung dicatat dalam jurnal dengan mendebit akun biaya terkait dan mengkredit akun Petty Cash.
Pengisian kembali dilakukan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan tanpa jumlah tertentu. Pencatatan dilakukan dengan mendebit akun Petty Cash dan mengkredit akun Kas/Bank.
Berikut beberapa contoh jurnal kas kecil berdasarkan metodenya:
- Contoh Transaksi
Pada metode imprest sistem, saldo kas kecil tetap dan pengisian kembali dilakukan untuk mencapai jumlah yang telah ditetapkan. Anggapanlah, saldo kas kecil ditetapkan sebesar Rp2.000.000. Maka, jurnalnya adalah...
Contoh Jurnal Kas Kecil Metode Fluctuating System (Credit: Bee.id)
Contoh Buku Kas Kecil Metode Imprest System (Credit: Bee.id)
Dari tabel ini bisa dilihat juka saldo awal kas kecil dan setelah pengisian kembali sama dengan saldo yang ditetapkan di awal. karena metode yang digunakan adalah imprest system.
Pada metode fluctuating sistem, saldo kas kecil berubah sesuai dengan pengeluaran yang terjadi. Setiap transaksi dicatat langsung.
Contoh Jurnal Kas Kecil Metode Fluctuating System (Credit: bee.id)
Buku Kas Metode Fluctuating System (Credit: Bee.id)
Dari tabel di atas bisa dilihat, jika saldo awal kas kecil perusahaan ini adalah Rp2.000.000, setelahg pemalaiam selama 1 bulan tersisa Rp1.280.000, artinya budget yang diberikan manajemen lebih besar. Karena metode kas kecil yang mereka terapkan adalah Fluctuating System akhirnya mereka memutuskan uhntuk mengurangi budgte atau anggaan senilai Rp.500.000, dan pada pengisian kembali saldo menjadi Rp.17.80.000.
Jika Anda merasa proses pembukuan ini merepotkan, Anda bisa menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud. Dengan Beecloud, Anda bisa tinggal memasukkan data transaksi pengeluaran, pemasukan dan lain sebagainya langsung jadi laporan keuangan akurat. Klik banner di atas untuk mendapatkan gratis uji coba sekarang juga!
