Kinerja bisnis senantiasa dipantau untuk mengetahui produktivitasnya. Ada banyak cara untuk melakukan pemantauan, seperti melalui inventaris. Bagi yang baru mendengarnya, inventaris adalah persediaan barang yang dimiliki oleh bisnis.
Dengan melakukan pengelolaan inventaris kantor yang baik, bisnis bisa menghasilkan keuntungan yang lebih optimal. Fungsi inventaris sangat penting bagi keberlangsungan bisnis. Untuk mengetahui lebih lanjut, pastikan pahami artikel ini sampai tuntas!
Apa itu Inventaris? Inventaris merupakan Catatan yang Berkaitan dengan Aset atau Stok Barang (Sumber: Pixels.com)
Inventaris merupakan catatan lengkap terkait stok yang ada di bisnis atau perusahaan. Stok yang dimaksud bisa berwujud atau tidak. Pencatatan stok bertujuan untuk menganalisis kekayaan, modal dan aktivitas perusahaan.
Pencatatan stok ke dalam inventaris tidak bisa dilakukan dengan sembarang. Tidak boleh ada stok yang terlewat. Adapun proses pencatatan stok tersebut dinamakan inventarisasi. Proses ini dilakukan pada buku khusus inventaris.
Buku inventaris merupakan buku yang dibuat dengan format untuk memudahkan prose inventaris. Data yang dimasukkan ke dalamnya yaitu jumlah, jenis, lokasi, harga, asal barang, tahun pembelian, hingga angka barang. Seluruh barang yang masuk dan keluar dari perusahaan harus dicatat dengan akurat.
Sedangkan menurut para ahli, inventaris memiliki beberapa pengertian berbeda. Untuk lebih jelasnya, lihat pendapat-pendapat berikut:
Inventaris merupakan daftar atau catatan barang milik perusahaan yang dipakai untuk menjalankan kegiatan usahanya.
Daftar atau catatan tersebut, isinya adalah seluruh peralatan maupun bahan yang tersedia dan dimanfaatkan untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan ataupun pengelolaannya.
Ia berpendapat bahwa inventaris adalah keseluruhan barang yang dimanfaatkan kantor dan disertai dengan kondisi barang, jenisnya, harga juga jumlahnya.
Ilustrasi Pengelolahan Gudang (Sumber: Pixels.com)
Inventaris kantor adalah daftar dari persediaan barang yang ada di kantor. Pilihlah penanggung jawab yang bisa diandalkan untuk mengurus inventaris kantor. Berikut langkah-langkah mengelola inventaris dengan mudah:
Barang-barang yang diterima oleh perusahaan harus dicatat ke dalam buku. Nantinya catatan ini digunakan sebagai laporan kepada pihak yang membutuhkan. Lama cepatnya proses pencatatan dipengaruhi oleh berapa banyak barang (aset) yang masuk.
Jika tidak ingin mengelola inventaris kantor atau perusahaan sendiri, ada baiknya menunjuk seorang penanggung jawab terpercaya dan berpengalaman.
Menggunakan tenaga kerja akan membantu Anda agar bisa mengurus tugas-tugas perusahaan lainnya. Pilih tenaga kerja yang memahami pengetahuan luas akan inventaris dan teliti dalam membuat laporan.
Penanggung jawab inventaris harus mempunyai akses ke dalam gudang untuk melakukan pemantauan terhadap stok-stok yang ada. Namun Anda dapat meningkatkan keamanan gudang dengan memasang CCTV pada beberapa tempat.
Batasi juga akses gudang ke tenaga kerja yang tidak berkepentingan. Tujuannya untuk mencegah kemungkinan pencurian atau kehilangan barang.
Produk yang akan disimpan ke dalam gudang perlu dikelompokkan berdasarkan kategori. Untuk memudahkan pengelolaan inventaris, biasanya produk dipisahkan menurut kode SKU atau warna.
Penggunaan barcode juga telah membantu pengelolaan inventaris sehingga lebih hemat waktu dan tenaga dalam menemukan barang-barang yang dibutuhkan.
Meski setiap barang yang keluar dan masuk telah dicatat dalam buku, tidak menutup kemungkinan adanya kesalahan.
Untuk meminimalisir deadstock, upaya pengelolaan inventaris adalah dengan melakukan pengecekan secara berkala untuk memastikan jumlah yang ada sesuai dengan yang tertulis pada buku.
Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan catatan, Anda dapat melakukan penanganan secepat mungkin.
Untuk meningkatkan efisiensi dalam mengelola inventaris gudang perusahaan bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud dengan salah satu fiturnya bisa memudahkan Anda dalam mengelola stok barang. Sesuai dengan tujuannya mengurangi resiko human error saat penginputan data dan juga pengawasan.
Selain itu, Anda bisa memantau gudang dimana saja dan kapan saja tanpa perlu pergi ke gudangnya langsung dengan menggunakan Beecloud. Sehingga, pekerjaan akan lebih mudah dan lebih efisien.
Baca Juga: Inilah Manfaat Aplikasi Gudang untuk Manajemen Gudang
Catat Semua Perubahan dalam Inventaris Guna Mengoptimalkan Pengelolahan Aset (Sumber: Freepik.com)
Inventarisasi memiliki manfaat penting bagi keberlangsungan bisnis. Dengan cara ini, bisnis atau perusahaan bisa menganalisis catatan inventaris untuk mengetahui kinerja penjualan. Kenali berbagai manfaat inventaris bagi bisnis di bawah ini:
Buku inventaris akan mencatat setiap produk yang keluar dan masuk. Hasil pencatatan tersebut bisa menjadi bahan untuk menganalisis kinerja suatu produk. Pemilik usaha pun bisa mengetahui mana produk yang laris dan kurang laris, lalu mencari solusi untuk mengatasinya.
Setiap barang yang dibeli dan dijual oleh bisnis harus dicatat secara detail. Laporan inventaris ini nantinya dipakai sebagai alat untuk mengawasi serta mencegah terjadinya pencurian atau kecurangan terhadap stok barang.
Apalagi jika bisnis berskala besar, perlu adanya pengawasan yang ketat untuk menghindari kerugian. Inilah mengapa penting memilih ahli inventaris yang jujur, teliti dan berpengalaman. Laporan inventaris akan memudahkan manajemen bisnis.
Kepuasan pelanggan adalah hal yang harus diperhatikan saat menjalankan bisnis. Pelanggan yang merasa untung telah membeli dari usaha Anda cenderung akan kembali lagi. Salah satu cara meningkatkan kepuasan pelanggan yaitu dengan melakukan inventarisasi.
Pasalnya, kepuasan pelanggan dipengaruhi oleh persediaan barang. Apabila pelanggan bisa mendapatkan barang yang diinginkannya dalam jumlah yang sesuai dan waktu yang cepat, mereka akan membeli lagi pada perusahaan yang sama.
Melalui inventaris, pemilik bisnis bisa memantau persediaan barang setiap saat. Sekiranya ada barang yang mulai menipis, pemilik dapat menentukan kapan harus membeli produk tersebut. Dengan begitu, pelanggan akan semakin senang berbelanja di toko, karena barang yang dicarinya ada.
Jika Anda lalai mengawasi stok barang sampai membiarkannya habis, pastinya pelanggan akan kecewa dan berpotensi tidak membeli lagi di perusahaan tersebut. Pelanggan biasanya rela bayar mahal jika bisa memenuhi kebutuhan barang dalam waktu cepat.
Ketika bisnis berurusan dengan ribuan barang, tentunya lebih sulit untuk mengelola penyimpanan barang tersebut di dalam gudang. Terlebih jika ukuran gudangnya sangat besar, akan butuh waktu untuk menemukan barang yang diinginkan.
Dengan melakukan inventarisasi, letak suatu barang dapat diketahui dengan cepat dan memudahkan pencarian. Ditambah dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dan terkini. Sekarang penyimpanan barang sudah menggunakan sistem barcode.
Itu memudahkan pengelolaan inventaris pada suatu bisnis. Barang-barang yang disimpan berdasarkan kategori lebih memperpanjang masa simpan serta mencegah kerusakan-kerusakan yang mengakibatkan barang tersebut tidak layak jual.
Mirip dengan poin sebelumnya, buku inventaris digunakan sebagai bahan untuk mengetahui kapan harus menjadwalkan pemesanan selanjutnya. Anda dapat mengetahui mana stok barang yang masih banyak dan tinggal sedikit. Dengan begitu, bisnis tidak sampai kehabisan stok.
Baca Juga: Tips Manajemen Gudang untuk Kontrol Stok Barang
Ada beberapa jenis barang inventaris, mulai dari bahan mentah, setengah jadi sampai siap jual (Sumber: Freepik.com)
Barang yang bisa diinventarisasi adalah barang yang memiliki wujud maupun tidak. Secara umum, jenisnya terbagi menjadi tiga, yaitu bahan baku, barang dalam proses dan barang siap jual. Biar semakin paham, lihat penjelasan jenis-jenis barang inventaris adalah sebagai berikut:
Jenis pertama adalah bahan baku yang merupakan material paling dasar yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu barang. Bahan mentah ini perlu dikelola dan melakukan inventaris bahan baku akan membantu kinerja pabrik atau industri manufaktur.
Sedangkan di dalam industri perdagangan, tidak ada proses inventaris dari bahan baku menjadi barang siap jual.
Istilah barang dalam proses juga dipakai pada industri manufaktur yang mengelola dari awal sampai siap jual. Sebelum barang dijual, setiap barang sudah jadi harus melalui tahap pemeriksaan kualitas atau quality control. Barang harus diinventarisasi karena masih memiliki nilai jual.
Terakhir adalah barang yang lolos quality control, artinya barang yang memenuhi standar. Barang yang hendak didistribusikan ke pasar-pasar akan dicatat dahulu ke dalam buku inventaris.
Walaupun cukup menyulitkan alur keluar masuk barang dari perusahaan, inventarisasi mempunyai peran yang sangat penting. Inventaris adalah salah satu cara untuk mencegah kerugian akibat kehilangan atau kehilangan konsumen akibat manajemen yang kurang baik.
