Gudang adalah suatu tempat atau ruang fisik yang digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola berbagai jenis barang atau barang-barang tertentu. Gudang dapat digunakan dalam berbagai konteks, termasuk dalam industri, perdagangan, logistik, manufaktur, dan distribusi.
Keberadaan gudang cukup berperan penting dalam rantai pasok suatu perusahaan atau industri, karena membantu dalam menjaga aliran barang yang efisien dan memastikan ketersediaan barang saat dibutuhkan. Untuk itu manajemen gudang perlu diterapkan oleh setiap bisnis.
Pengelolaan stok barang di gudang (Credit: Freepik.com)
Fungsi utama gudang adalah sebagai berikut:
Ada beberapa tips cara kelola gudang yang bisa diterapkan, berikut diantaranya:
Tips pertama yang bisa dilakukan untuk cara kelola gudang dengan praktis adalah dengan memastikan jika kapasitas yang digunakan sudah memadai. Cara menentukan apakah gudang sudah memadai atau belum bisa Anda perkirakan dengan seberapa besar keperluan Anda.
Jika bisnis Anda biasa menyimpan stok barang dalam jumlah besar, maka Anda membutuhkan gudang yang kapasitasnya besar pula dan sebaliknya. Pastika juga gudang yang Ada miliki masih memiliki space kosong untuk memudahkan mobilitas keluar dan masuknya barang.
Jika kapasitas gudang sudah ditentukan dan diatur, selanjutnya adalah menentukan jumlah minimum stok barang yang bisa disimpan di dalam gudang tersebut.
Mungkin saja, kedepannya bisnis Anda semakin besar sehingga stok barang yang disimpan akan bertambah besar pula. Jumlah minimum ini bisa Anda jadikan sebagai acuan maksimal berapa jumlah barang yang bisa Anda simpan di gudang.
Sehingga, gudang masih praktis dan efisien, karena mobilitas didalamnya tidak terganggu dengan jumlah barang yang overstock.
Berikutnya adalah melakukan pembukuan stok barang secara berkala. Pebisnis perlu memiliki catatan yang akurat tentang semua barang yang masuk dan keluar dari gudang, agar jumlah barang didalamnya bisa dikontrol dengan mudah.
Untuk itu, Anda perlu membuat sistem pencatatan yang jelas dan mudah diakses, baik secara manual maupun menggunakan perangkat lunak manajemen stok. Setiap kali ada transaksi masuk atau keluar, pastikan catatan pembukuan dilakukan dengan teliti dan rapi.
Baca Juga: Inilah Manfaat Aplikasi Gudang untuk Manajemen Gudang
Selanjutnya adalah rencanakan bagaimana Anda akan mengelola persediaan barang di gudang. Ini bisa dilakukan melalui analisis permintaan masa lalu dan peramalan permintaan masa depan, Anda menetapkan jumlah stok minimum dan maksimum untuk setiap produk.
Dengan memperhitungkan lead time, Anda mengatur waktu pemesanan ulang stok agar selalu ada persediaan sebelum mencapai titik minimum. Penetapan metode pengeluaran stok dan penanganan barang kadaluarsa menjadi bagian integral dari rencana ini, memastikan akurasi persediaan dan kepuasan pelanggan.
Anda bisa menggunakan metode metode FIFO (First-In-First-Out) untuk mengurangi risiko barang kadaluarsa atau rusak akibat penyimpanan yang terlalu lama. Pastikan barang yang lebih lama disimpan lebih dekat dengan area pengambilan sehingga mereka digunakan lebih dulu.
Ilustrasi kode pada stok barang (Credit: Freepik.com)
Berikutnya, coba tambahkan kode pada produk yang Anda simpan. Dengan memberikan kode pada setiap produk atau barang yang disimpan akan membantu identifikasi dan pelacakan yang lebih mudah.
Gunakan kode unik atau barcode untuk setiap item. Ini akan mempermudah proses pengambilan stok, pencatatan, dan pengecekan kesesuaian antara catatan dan stok fisik.
Berikutnya adalah Atur layout gudang dengan baik agar barang-barang mudah diakses dan ditemukan. Kelompokkan barang serupa bersama-sama menggunakan tanda atau label untuk menunjukkan area penyimpanan. Penerapan sistem penempatan yang terorganisir akan mengurangi waktu pencarian dan meningkatkan efisiensi.
Cara kelola gudang yang bisa Anda lakukan adalah dengan pemisahan stok barang baru dan lama adalah langkah strategis dalam manajemen pergudagangan. Dengan menggunakan label, kode, atau penempatan fisik yang berbeda.
Anda mempermudah pengidentifikasian stok baru dan memastikan penggunaan metode FIFO, di mana stok lama digunakan lebih dulu. Dengan ini, stok yang tiba lebih belakangan tidak menggeser prioritas pemanfaatan stok yang telah ada lebih lama, memastikan efisiensi operasional dan mencegah risiko kadaluarsa.
Berikutnya Anda perlu mengontrol stok barang terjual dan sisa, hal ini merupakan elemen kunci dalam menjaga akurasi persediaan. Dengan mencatat setiap transaksi penjualan secara akurat dan secara berkala memperbaharui informasi stok dalam sistem.
Anda bisa memantau tingkat persediaan yang tersisa dan dapat merencanakan pengisian ulang dengan lebih tepat. Rutin melakukan pemeriksaan fisik dan rekonsiliasi membantu memeriksa kecocokan antara catatan stok dan kenyataan fisik.
Data tersebut menjadi dasar untuk analisis tren permintaan dan perencanaan kebutuhan stok di masa depan.
Langkah berikutnya yang bisa Anda lakukan untuk mengelola gudang lebih praktis adalah dengan menggunakan software yang bisa membantu Anda dalam manajemen gudang. Salah satu yang bisa Anda gunakan adalah software akuntansi online Beecloud, cocok untuk kontrol stok.
Dengan menggunakan Beecloud, pengelolaan gudang menjadi lebih efisien dan akurat. Fitur-fitur seperti kontrol stok pasti klop memastikan bahwa persediaan selalu sesuai dengan catatan, sementara pembukuan yang terintegrasi membantu dalam mencatat setiap transaksi dengan rapi.
Laporan yang disajikan dapat diakses dan dipantau dari berbagai lokasi serta kapan saja, memberikan fleksibilitas dalam memantau kinerja gudang dan membuat keputusan berdasarkan data real-time. Coba gratis sekarang TERBATAS untuk Anda pengguna pertama dengan klik banner di bawah ini:
Selanjutnya, lakukan stok opname secara berkala dalam manajemen pergudangan dengan menjadwalkan penghitungan rutin oleh tim terlatih, membandingkan hasil penghitungan stok fisik dengan catatan sistem.
Kemudian, menganalisis dan mengatasi penyimpangan, serta melakukan rekonsiliasi dan pelaporan hasil untuk memastikan akurasi persediaan, mencegah kerugian, dan mengidentifikasi perbaikan operasional guna memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
Baca Juga: 13 Rekomendasi Aplikasi Stok Opname Barang Terbaik 2023
Proses evaluasi dan penyesuaian menjadi prinsip sentral dalam manajemen gudang yang efektif. Dengan rutin memantau kinerja stok, memeriksa efektivitas praktik pemisahan stok, kontrol persediaan, dan rencana pengelolaan stok, Anda mengidentifikasi area untuk peningkatan.
Fleksibilitas dalam mengadaptasi rencana saat kondisi pasar atau bisnis berubah memastikan kesesuaian dan keberlanjutan operasi gudang dalam jangka panjang. Evaluasi berkesinambungan membantu mewujudkan cara kelola gudang yang efisien, akurat, dan responsif terhadap kebutuhan pelanggan dan pasar.
