Apa itu general ledger? General ledger bukan lain adalah buku besar dalam akuntansi. Berikut ini pengertian, fungsi, dan cara membuat general ledger. Sebagai orang awam, mungkin tidak banyak yang tahu apa itu general ledger. Istilah tersebut adalah kata lain dari buku besar.
Buku besar adalah komponen yang sangat penting dalam akuntansi karena berisi catatan semua transaksi keuangan.Untuk tahu lebih lanjut tentang buku besar dalam dunia akuntansi, mari simak ulasannya berikut ini.
Ilustrasi Memahami Pengertian General Ledger (Sumber: Freepik.com)
General Ledger (buku besar) adalah catatan akuntansi yang mengkompilasi setiap transaksi keuangan perusahaan untuk memberikan entri yang akurat untuk laporan keuangan. Pembukuan double-entry membutuhkan neraca untuk memastikan bahwa jumlah debitnya sama dengan total kredit.
Fungsi general ledger adalah membantu untuk mencapai tujuan ini dengan menyusun entri jurnal dan memungkinkan perhitungan akuntansi. Selain itu, buku besar juga berperan sebagai sistem pencatatan untuk semua data keuangan perusahaan yang catatan akun debit dan kredit sudah divalidasi oleh neraca percobaan. Buku besar juga memberikan informasi terkait catatan setiap transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan beroperasi. Selain itu, juga memiliki informasi akun perusahaan yang dibutuhkan akuntan untuk membuat laporan keuangan perusahaan.
Setiap data transaksi di buku besar juga dipisahkan menurut jenisnya, kemudian perlu dimasukkan ke dalam akun aset, ekuitas pemilik, kewajiban, pendapatan, serta pengeluaran.
Komponen utama general ledger meliputi :
1. Akuntansi Entri Ganda
Metode pembukuan yang melacak dari mana uang Anda berasal dan ke mana perginya. Setiap transaksi keuangan mendapat dua entri, “debit” dan “kredit” untuk menjelaskan apakah uang ditransfer ke atau dari akun.
2. Jurnal
Semua transaksi keuangan suatu badan usaha atau organisasi yang dicatat secara kronologis
3. Persamaan Dasar Akuntansi
Rumusan persamaan dasar akuntansi adalah harta sama dengan penjumlahan utang plus modal (harta = utang + modal)
Ilustrasi Membuat Buku Besar (Sumber: Freepik.com)
Perlu diketahui juga ada 4 jenis general ledger yaitu:
General ledger dengan bentuk T adalah buku besar yang paling sederhana dan bentuknya seperti huruf T besar. Pada sebelah kiri menampilkan debet, dan sebelah kanan menampilkan kredit. Sedangkan nama akun diletakan di kiri atas dan kode akun diletakan di kanan atas. Namun, baku besar satu ini jarang digunakan karena saldo masing-masing akun tidak dapat diketahui setiap waktu. Anda bisa mengetahui berapa saldo yang ada jika Anda memasukan saldo setiap akun ke neraca saldo atau saat akhir periode.
General ledger bentuk skontro merupakan buku besar yang biasa disebut dengan bentuk dua kolom. Skontro sendiri berarti menyebelah atau terbagi dua, yaitu debet dan kredit.
Bentuk general ledger ini memiliki kolom saldo hanya satu yang sering dipakai saat butuh penjelasan dengan transaksi yang relatif banyak.
General ledger bentuk ini memiliki kolom saldo rangkap yang hampir sama dengan kolom saldo tunggal. Namun, dalam buku besar ini kolom saldo dibagi menjadi dua kolom yaitu kolom kredit dan debit.
Fungsi general ledger yaitu untuk meringkas semua data transaksi yang sudah tertulis di dalam jurnal umum. Tak hanya itu saja, buku besar juga digunakan sebagai alat yang digunakan untuk menggolongkan data keuangan dari yang jumlahnya besar sampai yang kecil.
Cara kerja general ledger yaitu data transaksi harus dimasukkan ke akun sub-buku besar, seperti yang ditentukan oleh bagan akun perusahaan. Selanjutnya, data transaksi tersebut harus diringkas ke dalam buku besar, sehingga akuntan bisa menghasilkan neraca saldo. Kemudian, neraca saldo ini perlu diperiksa kesalahannya dan disesuaikan dengan menambahkan entri tambahan yang diperlukan. Selanjutnya, neraca saldo percobaan yang disesuaikan digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.
Ilustrasi Proses Pembuatan General Ledger (Sumber: Freepik.com)
Dalam membuat general ledger, ada tahapan-tahapan proses yang harus dilakukan :
Pertama, Anda harus membuat general ledger dengan cara mengaturnya sesuai dengan bagan akun perusahaan.
Tahap selanjutnya yaitu membuat entri jurnal atau log detail transaksi bisnis setiap transaksi terjadi. Hal tersebut termasuk tanggal, akun dan jumlah yang didebet, akun dan jumlah yang dikreditkan, dan deskripsi transaksi.
Kemudian, kategorikan setiap transaksi di bawah akun yang relevan seperti penjualan, kas, dan lainnya. Setiap entri jurnal harus ditumpuk di bawah bagan akun yang digunakan oleh perusahaan serta kelompokkan di bawah jenis akun buku besar, seperti aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya.
Pembukuan harus tersedia neraca percobaan untuk memastikan jumlah debit sama dengan jumlah kredit. Jika jumlahnya tidak sesuai, tim keuangan harus kembali ke log atau jurnal untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dan menyiapkan neraca saldo yang sudah sesuai.
Setelah Anda melakukan verifikasi terhadap keakuratan buku besar, maka tahap selanjutnya adalah mentransfer entri jurnal ke buku besar.
Alasan mengapa perusahaan butuh general ledger adalah untuk memberikan ringkasan kesehatan keuangan bisnis yang Isinya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.
Data yang akurat dan lengkap sangat penting untuk membuat prakiraan, proyeksi, dan pernyataan keuangan oleh para pemimpin bisnis dan keuangan, pembeli potensial, auditor, dan stakeholders lainnya untuk menganalisis perusahaan. Selain, buku besar juga memungkinkan auditor atau akuntan untuk menelusuri entri jurnal individu untuk menemukan sumber masalahnya.
Buku besar digunakan untuk mencatat transaksi dan data statistik untuk bisnis dan beberapa sistem dengan model data terpadu yang menghubungkan detail transaksi tersebut. Buku besar juga berisi informasi tentang pelanggan, pesanan, dan inventaris. Dengan informasi ini, maka buku besar bisa membantu merencanakan kebutuhan bisnis seperti pembelian inventaris, cara menentukan harga produk, dan cara bisnis membiayai semua kebutuhan tersebut.
Alasan penting lainnya yaitu adalah buku besar bisa memastikan bahwa semua buku seimbang. Neraca saldo membuat akuntan bisa menemukan kesalahan dan memperbaikinya bila terjadi ketidakseimbangan.
Pembukuan yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan bisa melakukan pembayaran izin usaha dan asuransi yang diperlukan untuk ketentuan pajak. Dengan demikian, hal ini memberikan perusahaan informasi rinci yang diperlukan untuk tujuan pajak dan jejak kertas dalam kasus audit IRS.
Menyimpan catatan keuangan yang baik bisa membantu perusahaan dalam mengidentifikasi transaksi penipuan dan memperbaikinya sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Laporan Akuntansi Pakai Software Akuntansi Beeaccounting (Sumber: Bee.id)
Jika Anda masih merasa kesulitan dalam membuat general ledger perusahaan dagang atau buku besar secara manual. Software akuntansi Beeaccounting dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran. Selain itu dengan menggunakan software general leder kita juga dapat menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
