Pada umumnya kwitansi pembayaran digunakan sebagai bukti transaksi untuk menyusun laporan keuangan. Kwitansi yang berupa lembar kertas biasanya diperoleh saat melakukan transaksi jual maupun beli.
Hampir semua bisnis, baik itu bisnis skala besar maupun skala kecil memerlukan akuntansi sebagai dokumen penting tanda pembayaran. Keberadaan kwitansi cukup penting sebab bisa dijadikan bukti hukum yang sah saat dibubuhkan materai di atasnya.
Ilustrasi Gambar Kwitansi (Sumber Gambar: Freepik.com)
Kwitansi pembayaran merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran yang mencakup beberapa informasi seperti nomor kwitansi, nama perusahaan, nomor telepon, nama customer, nama penerima, waktu pembayaran dan lain sebagainya.
Materai perlu dilampirkan dalam kwitansi supaya jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan atau perselisihan, kwitansi tersebut memiliki kekuatan yang sah di mata hukum.
Merupakan bukti pembayaran yang sah bagi pembeli yang telah menyerahkan uang dalam jumlah tertentu atas pembelian produk kepada penjual. Jika sewaktu-waktu terjadi masalah, maka pembeli bisa menunjukkan kwitansi tersebut sebagai bukti yang valid.
Oleh sebab itu, pembeli perlu menyimpan baik-baik kwitansi yang telah didapat dari penjual.
Kwitansi yang disertai dengan materai memiliki kekuatan hukum yang sah dan valid.
Kwitansi diperlukan untuk beberapa barang yang memiliki jaminan garansi apabila terjadi kerusakan pada barang tersebut saat masih dalam masa garansi.
Perusahaan memerlukan kwitansi sebagai bukti laporan keuangan yang akan ditulis dalam pembukuan perusahaan.
Penjual perlu menyimpan lembar copy dari kwitansi-kwitansi tersebut untuk keperluan audit. Nantinya kwitansi tersebut akan digunakan untuk mencocokkan nominal uang yang diperoleh dengan jumlah barang yang telah terjual.
Baca Juga: Apa itu Aplikasi Pembuat Kwitansi Online dan Kelebihannya
Kwitansi Memiliki Beberapa Jenis, Tergantung Jenis Transaksi yang Dilakukan (Sumber: Freepik.com)
Pada transaksi pembayaran cicilan (angsuran) dan transaksi pelunasan umumnya menggunakan jenis kwitansi bukti pembayaran.
Kwitansi jenis ini sering digunakan oleh perusahaan yang mempunyai badan kwitansi. Tujuan utama dari kwitansi cash receipt adalah sebagai bukti transaksi terkait dengan aliran dana kas masuk dan keluar dari suatu perusahaan.
Sebagian pelaku bisnis sering menggunakan kwitansi serah terima sebagai bukti penyerahan sejumlah uang yang digunakan untuk transaksi jual beli.
Pada kwitansi transaksi produk setiap lembarnya berisi rincian produk atau barang yang diperjual belikan oleh penjual dan pembeli. Kwitansi ini memuat nomor seri barang, tipe barang, dan harga barang.
Kwitansi yang sering digunakan untuk pengiriman (transfer) uang ini biasanya dipakai oleh instansi perbankan atau lembaga keuangan lainnya. Hal penting yang perlu dicantumkan dalam kwitansi transfer uang adalah nama terang dan nomor rekening nasabah.
Berikut ini merupakan karakteristik umum yang terdapat pada kwitansi:
Biasanya nomor kwitansi berada di bagian atas yang bertujuan untuk membedakan transaksi satu dengan yang lainnya. Bentuknya tidak hanya angka, terkadang ada yang tersusun dari abjad dan angka.
Penulisan tanggal dan tempat bisa berada di bagian atas maupun di bawah. Penulisannya harus jelas untuk menghindari kesalahan di masa mendatang. Jika suatu saat terjadi masalah, maka mudah untuk dilakukan pengecekan ulang.
Penulisan nama penerima maupun pemberi harus ditulis dengan jelas dan tidak boleh ada kesalahan satu huruf pun untuk menghindari permasalahan.
Detail barang atau produk harus ditulis secara terperinci pada kolom produk. Sebelah kolom produk yang merupakan kolom harga. Nominal yang tertera pada kolom harga adalah jumlah harga sesuai dengan banyaknya barang yang dibeli.
Tujuan transaksi biasanya ditulis secara singkat dan jelas.
Pihak yang menerima uang pembayaran wajib menuliskan nama dan membubuhkan tanda tangan di atas kwitansi supaya kwitansi tersebut bisa dijadikan bukti yang sah atas transaksi yang terjadi.
Pastikan kolom tanda tangan dan nama penerima tidak kosong agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak tertentu.
Pemberian stempel perusahaan berupa tanda lunas penting dilakukan sebab hal tersebut menunjukkan bahwa kwitansi tersebut valid dan bisa dipertanggungjawabkan.
Kwitansi digunakan dalam aktivitas jual beli yang dibedakan berdasarkan tujuan transaksinya, yakni sebagai berikut:
Kwitansi kosong bisa dibeli di berbagai toko buku atau toko alat tulis. Cara menggunakan kwitansi manual cukup mudah, yakni dengan mengisinya secara manual sesuai kebutuhan.
Pada lembar kwitansi tersebut biasanya berisi nama yang menyerahkan uang, nominal, deskripsi, dan kolom penerima. Kwitansi manual agak terkesan kurang profesional. Bagi yang ingin format kwitansi yang profesional bisa mengunduhnya di Google.
Contoh Kwitasni Pembayaran Perusahaan (Credit: Bee.id)
Contoh Kwitansi Manual (Bee.id)
Contoh Kwitansi Dealer Motor Sederhana (Credit: Bee.id)
Contoh Kwitansi Angsuran Sederhana (Credit: Bee.id)
Contoh Cash Receipt (Credit: Bee.id)
Download kumpulan kwitansi yang bisa diedir disini
Kwitansi adalah kertas penting yang penting yang menjadi bukti adanya transaksi jual beli. Baik penerima maupun pemberi perlu menyimpan kwitansi pembayaran dengan sebaik-baiknya sebab jika ada kendala, kwitansi bisa dijadikan sebagai bukti yang valid dan sah.
Masih bingung bagaimana cara membuat kwitansi? takut hilang dan sebagainya. Sebaiknya Anda memanfaatkan software akuntansi Beeaccounting, dengan teknologi dan keunggulannya.
Fitur kwitansi online bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Sofware Akuntansi Online Beecloud, yang akan dengan cermat mencatat setiap transaksi aman dan terhindar dari manipulasi dan kebocoran data, serta bisa diakses dimana saja baik HP, Laptop atau Tablet.
Anda juga tidak perlu khawatir akan kehilangan kwitansi transaksi, karena data telah di-backup dengan rapi berbasis Cloud technology. Selain itu juga portable, bisa dicetak atau dikirim langsung dengan mudah melalui chat atau email.
Sudah dipercaya ratusan ribu pengguna sejak tahun 2010, yang dikelola oleh tim ahli IT handal. So, jangan ragu kembangkan bisnis kamu menjadi lebih efisien, praktis dan mudah dikontrol. Yuk, daftar coba gratis di sini!
