Form Purchase Order barang merupakan salah satu dokument penting dan harus dibuat oleh sebuah perusahaan. Mengapa PO itu penting dan bagaimana cara membuatnya? baca artikel ini sampai selesai dan Anda akan menemukan jawabannya. Dan satu lagi saya juga akan memberikan contoh purchase order sederhana untuk Anda.
Purchase order adalah salah satu documen resmi yang dibuat oleh perusahaan yang ingin membeli barang atau jasa kepada supplier. Isi dari dokumen tersebut meliputi rangkuman detail barang atau jasa yang ingin mereka beli dari penjual atau supplier.
Purchase Order (Sumber: Freepik.com)
PO ini juga berperan sekaligus sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh. Dan dokumen PO pada umumnya berbentuk form (form purchase order).
Form purchasing order memiliki fungsi sebagai document kontrak kerjasama antara supplier dan pembeli dengan tujuan mencegah terjadinya kecurangan dari kedua belah pihak.
Seperti barang yang tidak sesuai dengan yang diminta pembeli atau sebaliknya pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.
Hal-hal yang harus ada pada document PO
Berikut ini ada beberapa komponen yang harus tertulis pada document PO
Cara Membuat Form PO (Sumber: Freepik.com)
Karena dokumen PO berperan sebagai kontrak kerjasama maka harus hati-hati dengan apa yang termuat disana. Jangan sampai Purchase Order yang tujuan dibuatnya untuk membantu mengurangi adanya resiko kerugian justru jadi sebaliknya.
Jadi apa beberapa langkah yang harus dilakukan sebelum membuat PO
Ada 3 cara dalam membuat form PO yaitu ;
Berikut ini contoh PO barang menggunakan excel.
Contoh Form PO Barang (Sumber: Bee.id)
Contoh Form Purchase Order Menggunakan Software
Contoh Print PO Pakai Software (Sumber: Bee.id)
Cara Kerja Form PO (Sumber: Unspalsh.com)
Setelah mengetahui apa pengertian purchase order, fungsi dan cara membuatnya saatnya berbicara tentang studi kasus kapan saat yang tepat untuk membuat purchase order.
Sebagai contoh, ada sebuah perusahaan furniture yang memerlukan pembelian bahan baku dari supplier untuk produk meja kantor otomatis. Perusahaan tersebut kemudian membuat PO untuk diajukan kepada supplier.
Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order.
Setelah PO tersebut diajukan dan supplier menyetujui, selanjutnya mereka akan mengirinkab bahan baku sesuai dengan apa yang ada di purchase order form. Pengiriman dari supplier disertai invoice.
Setelah bahan baku sampai ke perusahaan furniture, sebagai pembeli mereka harus mengecek ulang barang yang datang apakah sudah sesuai dengan purchase order form yang dikirimkan.
Jika semuanya sudah sesuai langkah selanjutnya perusahaan furniture wajib membayar tagihan invoice dari supplier.
PR (Purchase Requisition) merupakan pendahuluan sebelum pembuatan PO, di mana PR seperti suatu daftar permintaan terhadap barang-barang tertentu sedangkan PO adalah PR yang sudah yang sudah confirm atau disetujui.
PR adalah dokumen permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh suatu departemen kemudian dikirimkan ke departemen keuangan dalam satu lingkup perusahaan. Jika permintaan ini telah disetujui oleh pihak terkait dan pemilik otoritas, maka akan diteruskan menjadi purchase order atau PO.
Saat PR diterima, maka divisi terkait dalam perusahaan akan menghubungi vendor untuk memastikan stok barang yang akan dipesan. Jika vendor sudah melakukan konfirmasi stok maka perusahaan baru membuat PO.
Jika PR masih bisa mengalami perubahan atau penolakan dari divisi keuangan atau pembelian, maka ini tidak berlaku untuk PO. P0 dibuat setelah perusahaan dan vendor melakukan konfirmasi kebutuhan dan stok barang. Jadi kemungkinannya sangat kecil untuk PO bisa mengalami perubahan.
Karena PO bertindak sebagai surat kesepakatan antara pembeli dan supplier maka harus detail dan rinci. Mulai dari harga barang, nama barang serta tipenya, qty, garansi, termin pembayaran, metode pembayaran dll.
Jika barang yang ingin order item dan qty nya sedikit ini tidak akan menjadi masalah bagi Anda. Namun jika total itemnya sudah puluhan bahkan sampai ribuan ini akan sangat menyita waktu jika masih menggunakan word maupun excel.
Bayangkan saja berapa waktu yang diperlukan hanya untuk membuat dokumen PO. Oleh karena itu menggunakan software akuntansi dalam membuat PO adalah solusi terbaik. Anda tidak perlu lagi mengetik satu-satu item barang, tinggal Anda search saja maka akan keluar nama item tersebut.
Namun tidak semua software akuntansi memiliki form purchase order. Dan salah satu software akuntansi yang dilengkapi dengan form pembelian (PO) adalah Beeaccounting. Untuk mencobanya Anda bisa klik disini.
