Administrasi merupakan salah satu elemen penting dalam kelancaran operasional dan pencapaian tujuan bisnis. Fungsi administrasi sendiri cukup luas menjangkau berbagai aspek, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, hingga pengawasan.
Dalam ruang lingkup bisnis, administrasi berperan sebagai fondasi yang menopang seluruh aktivitas dan membantu perusahaan mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Bagaimana penjelasannya menurut para ahli? Apa saja contohnya dalam bisnis?
Menurut Mills, Administrasi memiliki 5 fungsi (Credit: Freepik.com)
Berdasarkan teori C. Wright Mills, seorang ahli sosiolog, ia menjelaskan jika administrasi memiliki beberapa fungsi. Adapun fungsi administrasi menurut Mills meliputi sebagai berikut:
Fungsi administrasi menurut Mills pertama adalah melakukan koordinasi, dimana adminsitrasi ini bertujuan untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan berbagai aktivitas, sumber daya, dan upaya dalam organisasi agar tercipta sinergi dan kesatuan kerja.
Pada poin ini Mills menekankan pentingnya koordinasi dalam mencapai tujuan bersama dengan meminimalisasi duplikasi dan konflik antar bagian. Sehingga, bisa dijadikan sebagai media atau alat untuk mencegah adanya kerancuan dalam pelaksanaannya.
Berikutnya adalah berfungsi dalam proses perencanaan, mulai dari penetapan tujuan, formulasi strategi, dan penyusunan program kerja, untuk menetapkan arah dan tujuan dari bisnis/ organisasi.
Dalam hal ini Mills memandang perencanaan adalah bagian dari proses yang sistematis dan rasional untuk merumuskan arah organisasi dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.
Baca Juga: Cara Membuat Perencanaan Usaha dan Tipsnya
Fungsi administrasi menurut Mills berikutnya adalah pengorganisasian, yakni yang mengatur struktur dan hubungan antar bagian, tugas, dan wewenang dalam organisasi.
Menurut Mills, engirganisasian ini berkatan dengan proses penyusunan dan pengalokasian sumber daya yang harus dilakukan secara hati-hati agar bisnis/ organisasi dapat bekerja secara terkoordinasi.
Keempat adalah pengarahan, yakni bertujuan untuk memastikan bahwa kinerja organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Mulai dari pembagian tugas, pemberian tanggung jawab, dan evaluasi kinerja.
Pengarahan melibatkan pemberian informasi dan panduan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerja dan motivasi mereka dalam mencapai tujuan organisasi.
Berikutnya adalah pengendalian, pengendalian ini sangat berkaitan untuk evaluasi kerja sebagai bentuk tindak lanjut terhadap hasil kerja yang sudah dikerjakan.
Fungsi administrasi dalam konteks pengendalian ini juga mencakup pengukuran kinerja, analisis varians, dan pembuatan rencana tindakan untuk kinerja yang lebih baik di masa depan.
Dari sini dapat disimpulkan jika, fungsi administrasi menurut Mills ada 5 yakni, koordinasi, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Selain fungsi di atas, administrasi dalam bisnis juga memiliki fungsi lainnya, yakni fungsi pendukung administrasi perkantoran.
Berikut beberapa fungsi administrasi menurut Quible (2001) dalam Rudi Salam dan Rosdiana (2015) meliputi:
Fungsi administrasi pendukung pertama menurut Quible pertama adalah fungsi rutin, dimana melibatkan tugas-tugas administratif yang bersifat rutin seperti pencatatan, pendokumentasian, dan pengarsipan.
Dalam konteks pelayanan publik, penting untuk memiliki sistem penyimpanan yang terorganisir dengan baik untuk memastikan data atau informasi tersedia dengan cepat, akurat, dan aktual saat diperlukan.
Selanjutnya adalah fungsi teknis, dimana administrasi ini mengacu pengetahuan, keputusan, dan keterampilan teknis yang memadai, termasuk keahlian dalam menggunakan perangkat lunak (software) yang relevan.
Dalam konteks pelayanan publik, fungsi teknis sangat penting karena banyak tugas administratif yang melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengelola dan menyediakan layanan kepada masyarakat.
Selanjutnya berfungsi sebagai analisis, dimana membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, serta mengambil keputusan yang efektif. Ini mencakup membuat dan menganalisis laporan, serta mempertimbangkan berbagai opsi solusi untuk mengatasi masalah organisasi.
Dengan melakukan analisis yang teliti terhadap fakta, data, dan informasi yang akurat, administrasi dapat mengidentifikasi masalah dengan lebih baik, membuat keputusan yang lebih tepat, dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Fungsi administrasi menurut Quible selanjutnya adalah berfungsi interpersonal, yang melibatkan penilaian, analisis, dan keterampilan berhubungan dengan orang lain dalam pengambilan keputusan serta koordinasi tim.
Selain itu, dalam konteks modern, fungsi interpersonal juga mencakup pemanfaatan teknologi, seperti internet, untuk memperbaiki komunikasi dan koordinasi antara pihak yang memberikan layanan dan penerima layanan.
Terakhir adalah fungsi manajerial, melibatkan pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi, seperti yang diungkapkan oleh Quible.
Manajerial ini menekankan pentingnya memiliki prosedur kerja yang jelas, seringkali dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP), baik dalam organisasi publik maupun profit.
Namun, Quible juga mencatat bahwa terkadang pelaksanaan operasional tidak sesuai dengan harapan, sehingga diperlukan sinkronisasi antara SOP dengan pelayanan yang diberikan kepada penerima layanan.
Baca Juga: Apa itu SOP? Begini Langkah-Langkah Pembuatannya
Contoh proses penyusunan dan mengecekan dokumen administrasi (Credit: Freepik.com)
Administrasi dalam bisnis memainkan peran penting dalam kelancaran operasional dan pencapaian tujuan. Berikut adalah contoh penerapan fungsi administrasi dalam ruang lingkup bisnis menurut teori C. Wright Mills:
Dalam sebuah perusahaan manufaktur, manajer administrasi bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan berbagai departemen seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia.
Mereka memastikan bahwa setiap departemen bekerja bersama untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan menyelaraskan jadwal produksi dengan permintaan pasar, mengatur pertemuan lintas departemen untuk berbagi informasi, dan memfasilitasi kolaborasi antar tim.
Selanjutnya, manajer administrasi bekerja sama dengan tim manajemen untuk merencanakan strategi jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. Mereka menetapkan tujuan yang spesifik.
Mulai dari merumuskan rencana tindakan untuk mencapai tujuan tersebut, hingga menyusun anggaran yang sesuai untuk operasional perusahaan. Selain itu, mereka juga terlibat dalam merencanakan pengembangan produk baru, ekspansi bisnis, atau diversifikasi usaha.
Kemudian dalam aspek pengorganisasian, manajer administrasi membangun struktur organisasi yang efisien dan efektif. Mereka menetapkan tanggung jawab dan wewenang masing-masing karyawan.
Membentuk tim dan kelompok kerja, serta memastikan bahwa setiap departemen memiliki pemimpin yang berkualitas. Selain itu, mereka juga mengatur sumber daya manusia dan fisik perusahaan untuk mendukung operasional yang lancar.
Berikutnya, manajer administrasi memberikan arahan yang jelas kepada karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka. Mereka memastikan bahwa karyawan memahami tujuan perusahaan, prosedur kerja yang diharapkan, serta standar kualitas yang harus dipenuhi.
Selain itu, mereka juga terlibat dalam pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan produktivitas mereka.
Terakhir dalam fungsi administrasi pengendalian, manajer administrasi memantau kinerja perusahaan secara berkala. Mereka menggunakan metrik kinerja yang relevan untuk mengevaluasi pencapaian tujuan,
Seperti mengidentifikasi deviasi dari rencana, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Selain itu, mereka juga terlibat dalam menetapkan kebijakan dan prosedur untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar industri.
Kesimpulannya fungsi administrasi dalam ruang lingkup bisnis adalah bahwa administrasi memiliki peran yang krusial dalam mengelola operasi harian dan mencapai tujuan dari bisnis.
Cara kerja administrasi pada bisnis melibatkan berbagai fungsi dan aktivitas yang saling terkait. Dengan perencanaan yang matang, pengorganisasian yang efektif, koordinasi yang baik, pengarsipan yang rapi, dan pelayanan yang prima, administrasi dapat membantu bisnis mencapai tujuannya.
Penggunaan aplikasi pembukuan keuangan juga sangat penting dalam meningkatkan efisiensi administrasi bisnis. Salah satunya adalah aplikasi pembukuan keuangan Beecloud, dengan menggunakan Beecloud manajemen data akan lebih rapi, khususnya data keuangan agar dapat meningkatkan efisiensi kerja. Klik banner di bawah ini untuk informasi selengkapnya!
