Dalam bisnis jual beli online biasanya ada istilah yang dikenal dengan format order. Istilah ini memiliki peran yang sangat penting bagi penjual, pembeli, hingga kurir yang bekerja sebagai perantara pengantar objek yang diperjual belikan secara online tersebut.
Istilah tersebut juga sering dikenal dengan sebutan catatan pemesanan. Catatan pemesanan ini harus dibuat secara lengkap, jelas, namun tetap terkesan ringkas. Dibuatnya format pemesanan ini agar memudahkan kurir saat mengantar barang, termasuk juga memudahkan pengecekan pembeli.
Ilustrasi Checklist Format Order (Sumber: Freepik.com)
Seperti yang sudah sekilas dijelaskan di atas, pembuatan format pembelian memang harus dibuat dengan baik dan benar sesuai kaidah pembuatannya. Hal ini dilakukan agar semua pihak yang terlibat dapat memahami dengan baik terkait detail pemesanan.
Lantas bagaimana sebenarnya tips atau cara membuat format pembelian online shop yang baku atau sesuai kaidah? Berikut ini beberapa step yang bisa Anda aplikasikan saat membuat format order:
Membuat format pemesanan sebenarnya sangatlah mudah apabila dibuat dengan simpel. Pembuatan format pemesanan yang simpel atau sederhana ini menjadi langkah pertama yang harus dilakukan. Bagaimana membuat format pemesanan yang simpel atau sederhana?
Caranya cantumkan kolom informasi yang dianggap paling penting saja. Informasi yang penting tentu yang terkait dengan identitas pemesanan dan identitas pemesan.
Informasi selain dua hal tersebut tidak perlu dicantumkan. Agar lebih jelas, berikut ini beberapa poin yang bisa jadi acuan untuk dicantumkan dalam format pemesanan:
Hal pertama dan paling utama yang perlu dicantumkan dalam format pemesanan adalah identitas pelanggan atau pembeli. Dalam hal ini tak perlu mencantumkan identitas yang terlalu lengkap. Cukup cantumkan nama pembeli atau pelanggan tersebut.
Nama yang perlu ditulis juga harus nama lengkap. Penulisan nama lengkap ini akan membuat penjual jadi lebih mudah mengemas pemesanan berdasarkan orang yang pesan. Selain itu pihak ekspedisi yang mengirim paket beli juga akan lebih mudah.
Baca Juga: Contoh Template Format Order Olshop
Ilustrasi Alamat Order Pelanggan Photo by Jonathan Kemper on Unsplash
Alamat lengkap ini juga punya peran yang tak kalah penting. Alamat yang jelas dan lengkap akan membantu pihak pengiriman agar dapat mengirim pesanan tepat sesuai titik.
Adapun bagian dari alamat lengkap yang bisa dicantumkan meliputi nama jalan, RT/RW, nama desa, nama kecamatan, nama kabupaten, provinsi hingga kode posnya.
Selain alamat, nomor kontak atau nomor telepon pelanggan yang masih aktif ini juga sangat penting untuk dicantumkan. Pasalnya ketika terjadi kesalahan dalam proses sebelum pengiriman, penjual jadi lebih mudah menghubungi pelanggan.
Tak hanya itu, selama pengiriman sebelum sampai tujuan pun pihak ekspedisi akan lebih mudah menghubungi pemilik barang apabila terjadi suatu hal yang mendesak. Pastikan nomor yang dicantumkan benar-benar masih aktif dihubungi.
Untuk memastikan bahwa barang yang dipesan sudah benar, perlu sekali dicantumkan dalam format pemesanan terkait detail atau rincian pesanan. Untuk detail yang bisa dicantumkan bisa meliputi jumlah barang, warna, nama barang, hingga ukuran.
Tak hanya untuk memastikan pesanan, detail pesanan ini akan bermanfaat bagi penjual yang akan mengemas pesanan untuk dikirim karena kemungkinan penjual juga bisa lupa pada pesanan yang sedang diproses.
Selain bagi penjual, detail order ini pun sangat bermanfaat bagi pembeli karena bisa dijadikan pengecekan ulang bahwa barang yang dipesan sudah sesuai dengan barang yang datang atau diterima.
Dalam hal ini, semua hal yang terkait dengan pembayaran produk harus dicantumkan. Mulai dari total biaya yang harus dibayarkan, rekening penjual sebagai tujuan pembayaran, dan pilihan metode pembayaran yang bisa dipilih pelanggan.
Bahkan jika memungkinkan, penjual bisa mencantumkan tata cara pembayaran yang baik dan benar sehingga pelanggan pun jadi dimudahkan ketika akan melakukan pelunasan barang.
Satu lagi hal yang tak kalangan penting untuk dicantumkan pada format order adalah syarat dan ketentuan terkait produk yang dibeli. Hal ini dimaksudkan agar pelanggan membaca dengan seksama segala aturan toko saat sudah membeli produk tersebut.
Contohnya saja poin ini berisi tentang syarat pengembalian barang apabila barang yang diterima terdapat cacat atau tidak sesuai pesanan. Informasi lain terkait refund dan sejenisnya juga bisa dicantumkan.
Pada poin pertama mungkin sudah sedikit disinggung untuk mencantumkan metode pembayaran pada format pemesanan. Pelanggan yang membeli barang Anda tentu punya media pembayaran yang berbeda-beda.
Ada yang punya m-bangking, internet banking, hingga yang hanya punya atm dan tak punya atm. Sebagai penjual yang baik harus bisa menyesuaikan dengan kondisi pelanggan. Sediakan beraneka ragam pilihan metode pembayaran yang memudahkan pelanggan.
Tak hanya itu, ada kondisi dimana pelanggan tidak mengetahui bagaimana cara yang benar dalam melakukan pembayaran menggunakan media pembayaran yang ia punya. Maka dari sini Anda bisa memberikan penjelasan yang mendetail terkait step-step melakukan pembayaran.
Ada banyak sekali tutorial langkah-langkah dalam melakukan pembayaran dengan berbagai media pembayaran. Anda bisa cantumkan langkah-langkah tersebut pada format pemesanan.
Ilustrasi Kemudahan Akses (Sumber: Freepik.com)
Bisa dikatakan poin ini adalah poin paling penting dari pembuatan format pemesanan. Mungkin memang membuat format pemesanan itu sangat mudah. Apalagi sudah banyak sekali platform yang menyediakan sarana untuk lebih mudah membuat format pemesanan ini.
Meski begitu, tetap ada saha format pemesanan yang hanya bisa diakses oleh perangkat tertentu. Maka pastikan format yang Anda buat ini juga diakses untuk semua jenis perangkat, utamanya bisa diakses media smartphone.
Hal ini karena jaman sekarang hampir semua pelanggan lebih menyukai melakukan pemesanan melalui media smartphone. Dengan akses yang mudah, pelanggan juga jadi nyaman bertransaksi di toko Anda. Sebaliknya jika aksesnya sulit, pelanggan jadi enggan membeli.
Tak hanya Kontak pembeli saja yang penting untuk dicantumkan pada kolom format pemesanan. Kontak penjual pun tak kalah penting untuk dicantumkan.
Meskipun pelanggan bisa saja menghubungi penjual dari sarana kirim pesan platform belanja, namun tidak menutup kemungkinan jika terjadi error pada platform tersebut. Karenanya poin ini penting dicantumkan untuk memudahkan pelanggan menghubungi penjual.
Kontak yang dicantumkan juga harus dipastikan aktif agar komunikasi penjual dan pelanggan berjalan dengan baik, sehingga kedua belah pihak sama-sama nyaman.
Dalam hal ini, segala informasi yang terkait dengan kendala produk dan pengiriman bisa dicantumkan. Hal ini akan sangat membantu bagi pihak pelanggan apabila ada hal-hal yang menjadi kendala atau tidak membuat nyaman saat proses transaksi.
Contoh informasi layanan yang bisa ditambahkan pada format pemesanan ini seperti estimasi kedatangan barang dan estimasi proses pengiriman.
Baca Juga: Fungsi, Cara dan Contoh Purchase Order Barang
Beberapa poin di atas akan sangat membantu Anda dalam pembuatan format order yang baik dan benar. Pastikan semua poin dibatas sudah masuk pada format yang dibuat.
Format pemesanan yang disebutkan di atas biasanya bisa dibuat dengan mudah pada berbagai platform yang sudah menyediakan fitur pembuatan format pemesanan. Dengan begitu akan semakin mudah membuat format pemesanan yang mudah diakses.
Selain format pesanan, hal yang paling penting untuk diperhatikan saat membuka usaha adalah transaksi uang keluar masuk. Mengelola keuangan dalam bentuk rekapan data atau laporan keuangan sangat penting dilakukan bagi para pelaku kegiatan bisnis online shop. Untuk memudahkan dalam pembukuan rekap orderan olshop, sebaiknya Anda cobalah menggunakan software akuntansi Beecloud.
Software Akuntansi Beecloud dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, aplikasi stok barang sederhana, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan invoice pembelian dan pembayaran.
