Expense adalah istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis untuk menggambarkan pengeluaran-pengeluaran yang diperlukan untuk menjalankan operasional perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara detail tentang definisi expense, perbedaan antara expense dan biaya, serta jenis-jenis expense dan biaya yang ada dalam akuntansi.
Expenses dicatat pada laporan laba rugi (Credit: Freepik)
Arti expense atau beban adalah pengeluaran uang atau biaya yang dikeluarkan oleh suatu entitas, seperti perusahaan atau individu, untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitasnya.
Sedangkan pengertian expense dalam akuntansi, expense atau beban adalah salah satu kategori dalam laporan laba rugi (income statement) yang digunakan untuk mencatat pengeluaran suatu entitas selama periode tertentu dalam menjalankan aktivitasnya.
Hal ini mencakup semua biaya yang dikeluarkan dalam menghasilkan pendapatan, seperti biaya produksi, biaya penjualan, dan biaya administrasi.
Contoh expenses dalam akuntansi antara lain biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, biaya sewa gedung, biaya listrik, biaya iklan, biaya pajak, dan lain sebagainya.
Pengelolaan beban yang efektif dan efisien sangat penting dalam akuntansi, karena dapat mempengaruhi kinerja dan profitabilitas suatu entitas. Oleh karena itu, suatu entitas harus memperhatikan pengelolaan dan pengendalian secara terus-menerus untuk mencapai tujuan keuangan yang diinginkan.
Dalam pengelolaan keuangan bisnis, istilah cost dan expense kerap digunakan. Keduanya merupakan konsep penting yang harus dipahami oleh manajemen keuangan dalam mengambil keputusan pengeluaran bisnis.
Meskipun keduanya berkaitan dengan pengeluaran bisnis, namun terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara cost dan expense.
Berikut macam-macam perbedaan dari keduanya:
Meskipun seringkali digunakan secara bergantian, terdapat perbedaan mendasar antara expense dan biaya. Biaya merujuk pada pengeluaran yang diperlukan untuk memproduksi barang atau jasa yang dijual oleh bisnis, sementara expense merujuk pada pengeluaran operasional atau overhead yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dalam periode tertentu.
Expense mencakup pengeluaran operasional atau overhead bisnis yang terjadi dalam satu periode akuntansi, seperti dalam satu bulan atau satu tahun, sedangkan biaya mencakup pengeluaran yang terkait dengan produksi barang atau jasa yang dijual oleh bisnis.
Dalam hal ini, expense dianggap sebagai pengeluaran yang tidak berkaitan langsung dengan produksi barang atau jasa, tetapi diperlukan untuk menjalankan bisnis.
Sementara itu, biaya dianggap sebagai sumber ekonomi yang harus dikeluarkan untuk memproduksi barang atau jasa dan menghasilkan pendapatan.
Expense dicatat dalam laporan laba rugi dan mengurangi pendapatan bisnis. Sedangkan biaya dicatat dalam neraca dan digunakan untuk mengurangi nilai aset bisnis.
Expense biasanya mencakup pengeluaran operasional atau overhead yang diperlukan untuk menjalankan bisnis dalam satu periode akuntansi, seperti pengeluaran gaji karyawan, biaya sewa, dan biaya utilitas.
Sedangkan biaya mencakup pengeluaran yang terkait langsung dengan produksi barang atau jasa yang dijual oleh bisnis, seperti bahan baku dan tenaga kerja langsung.
Expense memberikan manfaat jangka pendek bagi bisnis, seperti meningkatkan kinerja operasional, memperbaiki citra merek, atau meningkatkan layanan pelanggan. Namun, expense tidak berdampak langsung pada nilai aset bisnis.
Biaya memberikan manfaat jangka panjang bagi bisnis, seperti meningkatkan nilai aset, meningkatkan efisiensi produksi, atau mengurangi biaya produksi. Biaya memiliki dampak langsung pada nilai aset bisnis dan dapat memberikan manfaat jangka panjang bagi bisnis.
Dapat disimpulkan jika perbedaan expense dan cost adalah dari segi pengertian secara umum, periode akuntansi, posisi dalam laporan keuangan dan manfaatnya. Dimana expense memberi manfaat dalam jangka pendek sedangkan cost dalam jangka panjang.
Ilustrasi penghitungan laporan keuangan
Dalam dunia akuntansi, expenses atau beban adalah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya. Beban yang terjadi dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yang masing-masing memiliki karakteristik dan pengaruh yang berbeda pada laporan keuangan perusahaan.
Berikut adalah penjelasan singkat mengenai beberapa jenis expenses dalam akuntansi:
Jenis ini terkait dengan biaya produksi barang atau jasa yang dijual oleh perusahaan. Biaya-biaya yang termasuk dalam kategori ini meliputi biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik.
Harga pokok penjualan ini sangat penting untuk dihitung oleh perusahaan karena berpengaruh pada margin keuntungan perusahaan dan juga menentukan harga jual yang dibuat oleh perusahaan.
Jenis ini terkait dengan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Beberapa contoh dari beban operasional adalah biaya sewa, biaya listrik, gaji karyawan, biaya pemeliharaan gedung, dan sebagainya.
Beban operasional dapat menjadi pengeluaran yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan perlu melakukan pengendalian dan pengelolaan yang tepat.
Jenis ini terkait dengan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Beberapa contoh dari beban keuangan adalah bunga pinjaman, biaya transaksi keuangan, dan biaya lain yang terkait dengan pengelolaan keuangan.
Beban keuangan dapat mempengaruhi laba bersih perusahaan dan menimbulkan tekanan pada perusahaan apabila tidak diatur dengan baik.
Jenis ini terkait dengan biaya-biaya yang terjadi akibat kejadian yang tidak terduga dan di luar kendali perusahaan, seperti bencana alam, kecelakaan, atau perubahan kebijakan pemerintah.
Biaya-biaya yang termasuk dalam kategori ini biasanya bersifat non-recurring dan dapat menimbulkan dampak besar pada laporan keuangan perusahaan.
Jenis ini terkait dengan pengeluaran perusahaan yang tidak terkait dengan kegiatan operasional, seperti donasi atau sponsor acara.
Beban non-operasional dapat menjadi strategi pemasaran yang efektif bagi perusahaan namun perlu diatur dengan baik agar tidak mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan.
Jenis ini terkait dengan pengeluaran non-tunai, seperti penyusutan nilai aset tetap atau amortisasi hak paten.
Pengeluaran yang termasuk dalam kategori ini tidak melibatkan uang tunai, namun tetap harus dicatat dan dihitung dalam laporan keuangan perusahaan.
Expenses yang dikelompokkan berdasarkan fungsinya dapat membantu manajemen dalam mengelola keuangan bisnis dengan lebih terstruktur.
Berikut adalah penjelasan singkat mengenai beberapa jenis expenses yang dikelompokkan berdasarkan fungsinya:
Accrued Expense adalah jenis yang terjadi karena kewajiban yang belum terbayarkan, tetapi telah terjadi transaksi atau penggunaan jasa.
Bad Debts Expenses adalah jenis yang terjadi karena adanya piutang yang tidak dapat dipulihkan atau tidak tertagih.
Operational Expenses adalah jenis yang terjadi dalam menjalankan kegiatan operasional bisnis, seperti biaya gaji karyawan, biaya sewa, biaya listrik, dan sebagainya.
Depreciation Expenses adalah jenis yang terjadi karena penurunan nilai aktiva tetap (fixed assets) yang dimiliki oleh perusahaan.
Prepaid Expenses adalah jenis yang telah dibayar di muka atau dianggap sebagai pengeluaran awal, tetapi manfaatnya akan diterima di masa depan.
Berikut ini adalah contoh kasus pembukuan beban pada sebuah perusahaan retail:
Perusahaan retail ABC menjual produk-produk kecantikan. Selama satu bulan, perusahaan ini mengeluarkan biaya-biaya berikut:
Untuk memperjelas pembukuan beban tersebut, perusahaan ABC dapat membuat jurnal umum sebagai berikut:
Contoh jurnal pembayaran sewa toko
Contoh jurnal pembayaran listrik
Contoh jurnal pembayaran gaji karyawan
Contoh jurnal pembayaran promosi iklan
Dalam jurnal umum tersebut, setiap biaya dicatat sebagai debit dan kas dicatat sebagai kredit. Setiap transaksi dihitung pada tanggal tertentu dan dicatat dalam jurnal umum agar mudah dilacak dan dihitung saat menghitung total pengeluaran pada akhir bulan.
Mencatat beban secara akurat dan terperinci sangat penting dalam menjalankan bisnis. Hal ini membantu para pengusaha untuk mengetahui dengan pasti jumlah pengeluaran yang telah dikeluarkan, dan memudahkan dalam mengontrol pengeluaran agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
Untuk membantu para pelaku bisnis dalam mencatat pengeluaran, Anda bisa gunakan software akuntansi online seperti Beecloud. Software ini menawarkan berbagai fitur yang membantu dalam mengelola keuangan bisnis, termasuk mencatat beban atau expense secara mudah dan akurat.
Dengan menggunakan Beecloud, para pelaku bisnis dapat lebih efisien dalam melakukan pencatatan dan mengoptimalkan pengelolaan keuangan bisnis mereka.
Dalam praktik bisnis, biaya atau cost akan menjadi expense ketika biaya tersebut sudah digunakan untuk kepentingan bisnis, baik operasional maupun non-operasional. Contohnya ketika perusahaan menggunakan uang kas untuk membeli bahan baku dan bahan baku tersebut belum digunakan oleh perusahaan.
Pengertian accrued expense adalh beban atau pengeluran perusahaan yang sudah diakui dalam laporan keuangan meskipun belum digunakan. Bisa disimpulkan jika accrued expense digunakan untuk mencatat kewajiban perusahaan dimasa yang akan datang, meskipun belum terjadi transaksi.
Lantas accrued expense dicatat dimana? Accrued expense dicatat dalam pembukuan periode akuntansi, tidak ketika pembayaran berlangsung.
Dari seluruh penjelasan artikel di atas bisa disimpulkan jika expense adalah bagian dari pengeluaran dalam akunatansi yang mengaraj pada beban biaya unuk menghasilkan pendapatan bisnis.
