Tidak asing dengan istilah surat penawaran atau quotation? Yups, surat yang diberikan atau dibuat oleh seorang penjual kepada calon pembeliannya, bahkan bisa dijadikan sebagai surat kerja sama untuk Pebisnis satu dengan pebisnis lainnya. (Di akhir artikel Anda bisa download contoh surat penawaran.)
Bagaimana format surat penawaran yang baik dan benar? Apa saja fungsi dan contohnya? Simak selengkapnya pada artikel di bawah ini.
Dalam buku Mail Merge: Solusi praktis untuk surat-surat bisnis (2007) karya A Fauzi menjelaskan jika pengertian surat penawaran adalah surat yang di dalamnya berisi tentang segala macam informasi yang berkaitan dengan informasi produk baik barang maupun jasa dalam bentuk offering letter.
Sedangkan secara prakteknya dan fungsinya mengutip dari buku Korespondensi (2018) menjelaskan jika quotation letter adalah sudah yang dibuat oleh seorang penjual kepada calon pembelinya.
Dengan tujuan untuk memberikan informasi dan menawarkan produk yang dijual, surat ini bisa dibuat atas permintaan konsumen atau inisiatif dari penjual itu sendiri.
Adapun secara teori kondisi yang paling memungkinkan seorang akan mengirimkan quotation letter kepada konsumennya adalah ketika konsumen sudah benar-benar mulai tertarik dengan produk setelah kita jelaskan secara garis besar, kenapa?
Agar mereka tidak merasa ditodong dan merasa dipaksa untuk sesegera mungkin melakukan proses pembelian, yang akhirnya menimbulkan perasaan tidak nyaman. Oleh sebab itu juga, meskipun sudah ada quotation letter alangkah sebaiknya Anda menjelaskan terlebih dahulu singkat tentang produk Anda.
Namun demikian, adanya quotation letter ini masih akan lebih mempermudah kedua belah pihak dalam melakukan transaksi. Dari pihak penjual mereka akan dimudahkan dalam melakukan promosi dan memperkenalkan produk mereka secara lebih terperinci.
Sedangkan dari sudut pandang pembeli mereka akan lebih mudah mendapatkan informasi secara mendetail dan biasanya lebih mudah dipahami terkait produk yang akan mereka beli. Selain itu, quotation letter juga akan lebih memperlancar proses transaksi pembelian karena penjabaran informasi produk sudah dijelaskan secara lengkap sekaligus.
Berikut ini deretan fungsi dari surat penawaran:
Contoh Surat Tawaran Kerjasama
Dalam pembuatan quotation letter ada beberapa unsur dan format yang wajib dicantumkan di dalamnya, berikut:
Unsur pertama yang wajib ada dalam surat penawaran adalah kop surat, berisi tentang nama perusahaan, alamat bisnis, nomer telepon, nama pemilik perusahaan, website jika ada dan email perusahaan. Dalam formatnya kop quotation letter berada di header paling atas bagian surat.
Informasi selanjutnya yang wajib ada dalam surat adalah identitas tempat dan tanggal pengiriman surat diterbitkan, identitas ini penting dicantumkan guna melakukan pengecekan atau proses audit dimasa yang akan datang.
Berikutnya adalah nomor surat, setiap surat memiliki nomor surat masing-masing dan berbeda, sebagai identitas dan pembeda yang akan memudahkan proses pengecekan surat jika diperlukan.
Selanjutnya adalah lampiran, berisi tentang informasi terkait promo, diskon serta detail produk barang atau jasa yang sedang ditawarkan kepada calon konsumen kala itu.
Berikutnya yang paling penting adalah isi surat, menjadi inti alasan kenapa surat diterbitkan. Adapun untuk contoh isi quotation letter bisa simak pada pembahasan selanjutnya.
Keenam, bubuhkan nama dan tanda tangan sebagai identitas pembuat surat juga validasi kebenaran dari surat. Adanya 3 pin ini juga bisa menjadi bentuk pertanggungjawaban dari penjual kepada pembeli.
Setelah mempelajari format dan unsur quotation letter, berikut ini struktur penyusunanya yang tepat:
Berikut ini contoh quotation letter dari berbagai usaha:
Berikut contoh Surat Penawaran Barang penjualan produk makanan
Kepada Yth Pimpinan Toko Oleh-Oleh Khas Di Surabaya Dengan Hormat Melalui surat ini, PT Sukses Food memperkenalkan bisnis industri makanan ringan berbahan dasar jagung kami yang berlokasi di Jalan Klampis, Surabaya dan telah menjalin kemitraan dengan beberapa bisnis UMKM kota Surabaya. Sehubungan dengan itu, kami bermaksud untuk menyampaikan penawaran layanan barang makanan ringan berbahan dasar jagung Anda kepada perusahaan Anda yang dipimpin oleh Toko Oleh-Oleh Khas. Besar harapan kami agar penawaran ini dapat terjalin dalam bentuk kerjasama yang bermanfaat bagi kedua belah pihak, sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan saya lampirkan juga. Demikian pemberitahuan penerimaan ini disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih
Berikut ini adalah contoh surat penawaran dengan potongan harga yang ada di dalamnya:
PT SUKSES SELALU Jl. Mekar Sari, No. 07 SURABAYA 1x Januari 20xx Nomor: 1x/2x/VII/20xx Hal: Penawaran Barang Lampiran: 1 Brosur Kepada: Manager PT. Mekar Sejati Jl. Mayang, No. 23 Bandung Dengan Hormat Dari apa yang kami amati, perusahaan Anda saat ini berkembang dan pasti telah membuat kemajuan dalam beberapa tahun terakhir. Dengan perkembangan tersebut, sangat penting untuk memiliki peralatan operasional yang memadai dan mendukung untuk saat ini. Pada kesempatan kali ini, perusahaan kami ingin menawarkan kepada Anda beberapa produk peralatan operasional pengemasan produk makanan yang berkualitas tinggi. Selain itu, kami telah melampirkan 1 selebaran untuk pertimbangan Anda. Kami yakin jika Anda menggunakan produk-produk berkualitas tinggi yang diproduksi oleh perusahaan kami, karyawan Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif, sehingga meningkatkan prospek perusahaan Anda. Kami juga memiliki promosi khusus untuk perusahaan Anda dengan diskon 20% jika Anda membeli produk kami sebelum 10 Desember 20xx. Garansi produk kami adalah 2 tahun per produk. Cara pembayarannya adalah dengan membayar DP sebesar 30% dari total harga, dan pembayaran dapat dilakukan dengan tiga kali cicilan setelah barang sampai. Kami berharap untuk menerima pesanan Anda. Kami percaya bahwa akan menguntungkan kedua belah pihak jika Anda memesan produk kami. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat Kami PT Peralatan Fadly Sandi
Apakah Anda mencari file quotation letter yang siap digunakan? Kami menyediakan dua opsi download untuk memudahkan Anda dalam mendapatkan format yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jika Anda membutuhkan file quotation letter dalam format PDF, Anda dapat mengunduhnya melalui tautan berikut: Download Surat Penawaran PDF. Setelah mengklik tautan tersebut, Anda akan diarahkan ke folder Google Drive yang berisi file PDF quotation letter yang dapat Anda unduh dengan mudah.
Jika Anda lebih memilih menggunakan format Word yang dapat diedit, kami juga menyediakan opsi untuk mengunduh file surat penawaran dalam format Word. Anda dapat mengaksesnya melalui tautan berikut: Download Surat Penawaran Word.
Dengan format Word, Anda dapat dengan mudah mengedit konten surat ini sesuai kebutuhan dan mengubahnya sesuai dengan identitas perusahaan Anda.
Dengan adanya opsi download dalam format PDF dan Word, Anda dapat memilih sesuai dengan preferensi dan kebutuhan Anda. Kami berharap bahwa file surat ini yang disediakan dapat membantu Anda dalam menyusun quotation letter yang efektif dan profesional.
Kesimpulannya, secara garis besar surat penawaran adalah informasi yang berisi tentang produk yang nantinya akan diberikan kepada calon customer, dengan harapan terjadinya proses pembelian. Semoga bermanfaat.
