PO adalah singkatan dari Purchase Order. Artinya kita melakukan pemesanan barang kepada penjual namun pengiriman barang akan dikirim ke pembeli setelah barang yang diminta sudah ada. Jadi bisa dikatakan kita tidak dapat mendapatkan barang secara langsung dikarenakan supply dari barang yang kita minta sangat terbatas. Lalu, bagaimana cara membuat contoh purchase order yang benar?
Ilustrasi Melakukan Purchase Order (Sumber: Freepik.com)
Purchase order (PO) merupakan dokumen permintaan/pemesanan barang yang diajukan pembeli kepada penjual. Dokumen ini berisi informasi lengkap mengenai spesifikasi barang yang diminta pembeli. Sistem PO memudahkan penjual dalam mengontrol penumpukan barang. Melalui sistem PO penjual dapat menawarkan secara kredit tanpa resiko kepada pembeli.
Hal ini dikarenakan pembeli tidak harus melunasi pembayaran saat itu juga. Tentu ini sangat menguntungkan bagi pembeli. Singkatnya, dokumen PO bisa dikatakan sebuah kontrak antara penjual dan pembeli. Inilah yang membuat dokumen PO sangat penting bagi penjual.
Setelah mengetahui apa itu PO, lalu apa saja ya komponen yang harus ada dalam pembuatan dokumen PO? Mari kita simak beberapa komponen yang harus ada di dalam dokumen PO
Baca Juga: Fungsi, Cara dan Contoh Purchase Order Barang
Di bawah ini ada beberapa contoh template dokumen purchase order yang bisa kalian download.
Ilustrasi Memeriksa Purchase Order (Sumber: Pexels.com)
Mungkin ada dari kalian yang masih takut menggunakan sistem PO sebagai metode transaksi. Tak perlu khawatir karena disinilah dokumen PO berperan penting. Dengan adanya dokumen PO kalian selaku pembeli dapat membuat kesepakatan kepada penjual. Untuk lebih jelasnya mari kita simak penjelasan di bawah ini mengenai alasan mengapa dokumen PO itu penting
Kelalaian pesanan tentu bisa saja terjadi, namun dengan adanya PO penjual dapat melakukan pengecekan ulang terhadap pesanan yang masuk. Pihak pembeli juga lebih teliti dalam membuat dokumen PO.
Melalui sistem PO, penjual dapat dengan mudah mendeteksi adanya permintaan ganda dari pembeli. Sehingga dapat dicegah dengan melakukan konfirmasi kepeada pembeli. Double order dari sisi pembeli mungkin bisa saja terjadi apabila pembeli melakukan pemesanan barang yang sama ke supplier yang berbeda. Namun hal itu bisa dihindari dengan melakukan pencatatan yan teratur dan penngecekan yang benar.
Sistem PO memudahkan penjual dalam melacak pesanan yang masuk. Dikarenakan penjual melakukan pengaadaan barang hanya ketika ada pesanan masuk.
Dengan menggunakan sistem PO, pembeli dapat melakukan penawaran kepada beberapa supplier. Sehingga sangat memungkinkan untuk mendapatkan harga yang terbaik.
Adanya sistem PO ini sangat membantu penjual dalam mengontrol ketersedian barang. Sehingga meminimalisir penumpukan barang yang berlebihan. Sedangkan disisi pembeli sistem PO juga sangat menguntungkan, dikarenakan pembeli dapat melakukan pemesanan barang sesuai dengan yang dibutuhkan saja.
Penerbitan dokumen PO mempermudah pencatatan karena di dalam dokumen PO terdapat rincian informasi yang berguna sebagai laporan transaksi untuk masing-masing pihak.
Ilustrasi Invoice
Sekilas purchase order dan invoice terdengar sama. Keduanya sama-sama dilakukan oleh penjual dan pembeli guna mengatur transaksi pembayaran suatu produk atau jasa. Namun perlu diketahui bahwa letak utama perbedaan keduanya adalah di waktu.
Dokumen PO diterbitkan oleh pembeli diawal proses permintaan barang. Sedangkan dokumen invoice dibuat diakhir proses dengan mengacu pada dokumen PO. Dokumen invoice diterbitkan untuk menagih pembayaran kepada pembeli sesuai dengan kesepakatan diawal.
Apabila kalian berada di suatu perusahaan, ada baiknya mendiskusikan terlebih dahulu bersama pihak internal yang terkait mengenai pengadaan barang yang akan dipesan. Apabila telah disepakati, kalian bisa memulai membuat rincian mengenai barang yang akan dipesan.
Setelah membuat rincian barang, kalian dapat melakukan reset beberapa supplier yang sekiranya cocok dan mampu memenuhi keinginan permintaan barang kalian.
Ilustrasi Membaca Penawaran Harga di Purchase Order (Sumber: Freepik.com)
Supplier pasti telah mempunyai patokan harga dari barang yang kita pesan. Namun sebagai pembeli, kita masih bisa melakukan penawaran harga terlebih dahulu kepada supplier. Kita bisa meyakinkan supplier apabila kerja sama kita cocok maka tidak memungkinkan kita akan melakukan pemesanan kembali di kemudian hari. Apabila usaha ini berhasil secara tidak langsung dapat menurunkan cost produksi dan meningkatkan profit perusahaan.
Dari beberapa supplier yang kita dapat pasti ada satu yang paling mampu memenuhi kebutuhan kita. Nah, apabila telah menemukan supplier yang dirasa cocok kita dapat membuat dokumen PO barang yang kita pesan.
Setelah dokumen telah selesai dibuat, kita dapat mengirimkannya ke alamat supplier yang telah kita pilih sebelumnya. Pastikan informasi yang ada dalam dokumen PO tertulis jelas dan terinci agar pihak supplier mudah memahaminya.
Ilustrasi Supplier Meninjau Pesanan (Sumber: Freepik.com)
Ketika dokumen PO telah sampai, supplier akan meninjau pesanan. Bila supplier siap maka pesanan akan diterima. Supplier juga dapat menolak apabila pesanan yan tertulis tidak sesuai dengan yang didiskusikan sebelumnya. Kemungkinan lain supplier menolak yaitu adanya masalah yang terjadi di pihak supplier.
Sehingga perlu disampaikan alasan penolakan, agar pembeli dapat menganalisa apakah masalah yang ada di pihak supplier mempengaruhi pesanan dan kegiatan usaha perusahaan atau tidak. Apabila dirasa masalah supplier tidak mempengaruhi pembeli maka dapat diajukan kembali dokumen PO.
Setelah supplier melihat tidak ada kendala dalam supply barang yang dipesan. Maka pesanan akan disetujui dan kesepakatan yang tertera dalam dokumen PO mulai berlaku.
Seiring berjalannya waktu, pesanan telah siap dikirim. Pihak supplier menerbitkan dokumen invoice sesuai dengan dokumen PO yang diberikan diawal. Dokumen invoice ini digunakan untuk menagih pembayaran bersamaan dengan dikirimnya barang yang dipesan.
Setelah barang diterima, pembeli dapat melakukan pemeriksaan apakah barang yang dipesan sesuai dengan yang diminta. Apabila barang telah sesuai maka pihak pembeli memiliki kewajiban untuk membayar tagihan sesuai invoice yang telah dikirim oleh pihak supplier. Namun jika tidak sesuai, pembeli dapat memberi tahu supplier.
Klik Gambar untuk Info Selengkapnya SO Mobile Beecloud
Sistem PO sekarang sudah tidak lagi menggunakan cara manual. Banyak sistem yang telah diciptakan untuk memenuhi kebutuhan ini. Salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi online dari Beecloud. Melalui software ini, kalian dapat memenuhi kebutuhan bisnis kalian. Penggunaannya yang mudah tentu dapat mempercepat kinerja bisnis.
Baca Juga: 3 Aplikasi untuk Membuat Purchase Order Lebih Mudah
Dalam membuat purchase order untuk bisnis Anda, sangat penting untuk diperhatikan secara khusus agar dapat membantu dalam penyediaan barang, dan utamanya agar tercapai kemajuan pada bisnis Anda.
Menggunakan ketiga aplikasi pembuat purchase order di atas, cukup baik jika diaplikasikan dalam bisnis kelas menengah.Tetapi, Anda memerlukan software akuntansi lain seperti Beecloud, yang dapat membantu dalam aktivitas bisnis yang lebih besar.
Jika Anda tertarik untuk mencoba menggunakan software akuntansi online dalam mencatat keuangan secara gratis, silakan klik di sini.
Selamat mencoba!
Nah, sekarang kalian tahu kan apa itu sistem purchase order (PO) beserta komponen dan langkah-langkah pembuatan PO. Demikian artikel Contoh Purchase Order dan Tips Mudah Membuatnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat untuk bisnis kalian ya!
