Istilah ERP mungkin sudah tidak asing lagi bagi sebagian besar orang. Sistem ini mengacu pada pengaturan data bisnis yang digunakan oleh perusahaan kecil hingga besar. Secara efektif, sistem kerjanya software bisnis ini mampu bermanfaat untuk mengumpulkan informasi secara efektif.
Perangkat lunak ini bisa mengelola data sehingga sistem operasional perusahaan dapat berjalan secara lebih efisien. Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan jika menggunakan sistem ini. Semua koordinasi bisa dilakukan secara lebih mudah karena semua departemen dapat terhubung.
ERP adalah sistem yang dirancang khusus untuk dapat menghubungkan beberapa kegiatan teknis dan fungsional yang berjalan pada sebuah perusahaan. Selain itu, software bisnis ini juga dapat memadukan aspek sumber daya manusia dalam sistem kerjanya.
Fungsi utama perangkat lunak ini adalah menyederhanakan, mengintegrasikan proses bisnis, dan memberikan standarisasi terhadap pola kerja yang berjalan.
ilustrasi operasional sistem ERP (sumber: Unsplash)
Berbagai sumber keuangan, sumber daya manusia, dan distribusinya akan dihubungkan dengan alur bisnis sehingga dapat terkoordinasi secara lebih baik. ERP modular umumnya akan menangani proses inventory, logistik, manufaktur, hingga yang berkaitan dengan sistem akuntansi pada perusahaan.
Baca juga: ERP Adalah Sistem yang Bisa Digunakan untuk Optimalisasi Bisnis
ERP system berfokus terdapat penggunaan database secara terpusat pada proses bisnis untuk dapat mengurangi tenaga kerja yang perlu dilakukan secara manual serta menyederhanakan alur proses bisnis yang telah ada.
Sistem ERP memiliki dasbor yang memberikan informasi kepada pengguna tentang data yang dikumpulkan dari keseluruhan bisnis secara real-time. Data ini bisa digunakan untuk mengukur profitabilitas dan produktivitas.
Contohnya ketika pesanan diterima, sistem dengan otomatis akan mengirim informasi ke pihak distribusi untuk dapat menyelesaikan pesanan tepat waktu.
ilustrasi sistem kerja ERP (sumber: Istockphoto)
Selain itu, sistem ERP juga dapat memberikan informasi tentang waktu pengiriman, level inventaris, dan faktor lain sehingga dapat memilih pusat distribusi yang paling hemat biaya dan produktif untuk menyelesaikan pesanan.
Jika tidak ada sistem ini, umumnya data memiliki akses terbatas sesuai departemen sehingga sulit diakses oleh yang lainnya. Namun dengan sistem ini, semua data bisa langsung dibagikan serta divisualisasikan ke seluruh departemen yang ada pada perusahaan.
Kemudahan akses informasi dapat menyederhanakan proses dan mengurangi waktu pengerjaan karena sebagiannya sudah dilakukan secara otomatis.
Ada beberapa jenis sistem ERP diantaranya berbasis cloud, penginstalan langsung, maupun kombinasi antara keduanya. Penerapan jenis ERP yang digunakan oleh perusahaan tentu harus disesuaikan dengan kebutuhannya agar data dapat terintegrasi dan bisa diakses secara mudah.
Dengan memilih jenis yang tepat, maka sistem yang bekerja pun dapat berjalan secara lebih efisien. Apa saja jenisnya, simak uraiannya sebagai berikut.
Jenis sistem ERP ini diinstall secara langsung pada server yang dimiliki oleh perusahaan. Anda perlu bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem agar data yang dikelola dapat memberikan informasi tepat bagi bisnis.
Sistem kerja berbasis cloud ini mengandalkan koneksi internet untuk mengaksesnya. Melalui halaman web, Anda bisa kapan saja terhubung dan mengakses data pada sistem.
Umumnya vendor yang menangani sistem berbasis cloud akan melakukan pemeliharaan secara berkala. Opsi penerapan sistem berbasis cloud cukup beragam sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Jenis hybrid menawarkan sistem kombinasi dari dua layanan, yaitu diinstall secara langsung dan cloud. Sistem ini tentu memiliki akses yang lebih fleksibel dan mempunyai banyak sekali keunggulan.
Aksesnya yang mudah membuat Anda bisa mengakses data dari mana saja sesuai keinginan. Pemeliharaan sistem dilakukan secara rutin sehingga versi terbaru bisa terus didapatkan.
Dengan menggunakan sistem ini, Anda bisa menghemat uang dan waktu. Sistem kerjanya sangat mudah untuk digunakan dan memiliki banyak manfaat.
Jika telah memahami apa itu ERP, Anda juga perlu mengetahui apa saja manfaatnya jika digunakan untuk perusahaan. Umumnya, perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP akan menggunakan database secara terpisah.
Setiap unit kerja nantinya akan memiliki database sendiri dan hanya bisa diakses secara tertutup. Yaitu hanya untuk departemen terkait saja. Data dalam database terpisah seringkali mengalami ketidaksesuaian.
sistem ERP banyak memberi manfaat bagi operasional perusahaan (sumber: Istockphoto)
Selain itu cukup sulit untuk dikelola. Sistem ERP ini bisa menjadi solusi untuk menggantikan sistem terpisah menjadi terintegrasi sehingga datanya dapat diolah secara lebih efisien. Seperti apa manfaat lain yang dapat dirasakan jika menerapkan ERP. Berikut uraiannya.
Saat tidak menerapkan sistem ERP, koordinasi antara departemen tentu perlu dilakukan secara manual sehingga membutuhkan lebih banyak tenaga dan waktu.
Apabila ingin melakukan pembaruan untuk sektor tertentu, Anda perlu menghubungi pihak terkait dan datang langsung ke kantor. Namun dengan adanya ERP, segala aktivitas bisnis dapat dilakukan secara lebih mudah.
Perusahaan dapat melakukan revolusi visibilitas terhadap alur kerja perusahaan secara lebih efisien. Hanya perlu membuka database, maka seluruh departemen sudah terintegrasi sehingga informasi yang didapatkan lebih detail secara realtime.
Adanya software bisnis ERP dapat secara efektif melindungi perusahaan dari tindak penipuan era digital. Apabila bisnis yang dijalankan perusahaan beroperasi dengan sistem online, maka keamanan perlu ditingkatkan dengan adanya audit secara otomatis.
dikutip dari Sampoerna University, ERP juga memastikan bahwa setiap data dan atribut di dalam sistem digabungkan ke akun dengan benar di buku besar perusahaan sehingga semua biaya dapat terlacak dan konfirmasi data tersebut dengan benar.
Jika perusahaan banyak menangani data sensitif, keamanan tentu menjadi sektor penting yang harus dijaga. Sistem ERP dapat memberikan rasa aman karena mampu menyimpan semua dokumentasi dan komunikasi yang dilakukan. Hal ini juga dapat mengurangi duplikasi data.
Dalam alur bisnis, pengambilan keputusan perlu dilakukan berdasarkan data akurat yang dimiliki. ERP bisa menjadi solusi terbaik untuk menyediakan fasilitas pengumpulan data, pelaporan, dan analitik sehingga Anda bisa menganalisis data secara lebih mudah dan cepat.
Data secara real-time dapat langsung diketahui sehingga dapat mendukung pertimbangan keputusan yang akan diambil. Untuk memudahkan dalam menganalisa data, sangat disarankan untuk Anda menggunakan software akuntansi online Beecloud, yang memiliki banyak fitur dalam memudahkan Anda dalam pengambilan keputusan. Coba gratis Beecloud dengan klik gambar di atas.
Banyaknya departemen yang ada pada sebuah perusahaan tentu mengharuskan komunikasi yang baik dapat terjalin agar tidak menimbulkan kesalahan.
ERP dapat bermanfaat sebagai alat komunikasi yang mampu mengatur semua dokumen seperti email, teks, rekaman panggilan, dan lainnya. Dengan adanya sistem ERP, komunikasi antar departemen dapat dilakukan secara lebih mudah.
Sistem ERP dapat bermanfaat untuk mempermudah penjadwalan yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Diantaranya seperti mengatur kapan pemeliharaan perlu dilakukan, kapan inventaris dikirim, hingga mengatur waktu shift kerja karyawan.
Setiap perusahaan tentu memiliki variabel unit yang berbeda untuk kegiatan bisnis yang dilakukan. Untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan, SAP ERP dapat digunakan dengan penyesuaian modul terhadap kebutuhan.
SAP merupakan software bisnis yang dapat digunakan untuk menjalankan aktivitas harian perusahaan. Hal ini dapat menjadi solusi untuk perusahaan yang ingin melakukan pemanfaatan sumber daya secara bijak. ERP dapat mengalokasikan keuangan dan SDM sehingga mampu membuat proses kerja berlangsung secara lebih efisien.
Penggunaan software bisnis dapat meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antar karyawan karena setiap departemen dapat melakukan pemeriksaan guna membantu dalam pengambilan keputusan. Dengan begitu kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi untuk bisa memperoleh keuntungan yang besar.
