Mungkin Anda sudah sangat sering mendengar istilah surat tagihan. Namun tahukah Anda apa yang dimaksud dengan surat tagihan? Sebelum membahas tentang contoh surat tagihan hutang, perlu Anda pahami pengertian dari surat tagihan itu sendiri.
Surat tagihan adalah surat yang dibuat secara khusus oleh pemberi hutang kepada pihak yang berhutang. Pemberian surat ini harus sesuai dengan kesepakatan apabila hutang yang diambil sudah melebihi batas waktu jatuh tempo. Surat ini punya manfaat tertentu bagi penagih hutang khususnya.
Ilustrasi: Surat Tagihan (Sumber: Freepik.com)
Seperti yang dikatakan di atas, dibuatnya surat tagihan tentu memiliki tujuan dan manfaat tertentu khususnya bagi orang yang membuat surat tagihan tersebut. Karenanya surat tagihan ini dianggap penting dibuat pada saat-saat tertentu. Agar lebih paham, berikut ini ulasan kegunaan surat tagihan:
Kegunaan utama dari dibuatnya surat tagihan adalah dijadikan bukti bahwa telah terjadi transaksi jual beli meskipun belum terjadi pembayaran secara lunas. Dengan adanya bukti tersebut pihak yang berhutang atau pembeli tidak bisa mengelak penagihan yang dilakukan.
Dengan adanya surat penagihan ini pula, akan sangat membantu bagi pihak terlibat jika secara tidak sengaja lupa dengan transaksi yang sudah terjadi. Akan lebih mudah bagi pihak penagih untuk menuntut haknya karena ada surat bukti berupa surat penagihan tersebut.
Selanjutnya fungsi surat tagihan ini adalah untuk memberikan efek responsif bagi pihak pembeli atau pihak yang berhutang. Hal ini dilakukan karena masih banyak sekali nyatanya pihak berhutang yang tidak memberikan respon atau kabar apapun terkait proses pelunasan.
Tentu saja hal tersebut akan mempersulit posisi penagih hutang karena tidak adanya respon. Namun dengan adanya surat penagihan ini, penagih jadi punya senjata untuk memberikan peringatan yang nantinya secara otomatis akan berefek pada pihak berhutang untuk merespon.
Dengan begitu surat penagihan juga bisa menjadi solusi agar antara pihak yang berhutang dan pihak yang menghubungi tidak terjadi konflik hanya karena tidak adanya respon dari pihak yang berhutang.
Baca Juga: Inilah 3 Tools dan Cara Membuat Invoice
Tampilan Daftar Piutang Jatuh Tempo di Software Akuntansi Beeaccounting (Sumber: Bee.id)
Dalam hutang piutang antara penjual dan pembeli, pasti ada yang namanya tanggal jatuh tempo pelunasan. Tidak menutup kemungkinan pihak yang berhutang lupa akan tanggal jatuh tempo ini karena banyaknya kegiatan dan alasan lain.
Contoh surat tagihan yang dibuat dalam hal ini adalah yang memiliki tanggal atau waktu yang lengkap untuk pelunasan hutang atau setidaknya tempo cicilan. Dari adanya surat tersebut pihak yang ditagih jadi ingat bahwa ia harus membayar kewajibannya.
Begitu pula dengan pihak yang menagih, surat tagihan tersebut bisa jadi pengingat waktu tempo bahwa penagih harus mulai menagih hutang apabila tidak mendapatkan informasi cicilan atau pelunasan dari pihak yang berhutang.
Saat pembeli berhutang pada penjual selama melakukan transaksi jual beli, sudah pasti pihak penjual akan mendapatkan kerugian sementara. Namun apabila hutang tersebut berlanjut tanpa dibayar pastinya pihak penjual akan mendapatkan kerugian besar.
Tentu Anda tidak ingin hal tersebut terjadi bukan? Karenanya dibuatlah surat tagihan hutang ini agar kerugian penjual bisa diminimalisir dengan baik. Pembeli pun bisa membayar tepat waktu sesuai jumlah hutang untuk menutup kekurangan pendapatan penjual.
Umumnya transaksi hutang antara penjual dan pembeli akan diberlakukan denda apabila pada tanggal jatuh tempo hutang tersebut belum dilunasi. Ketentuan denda ini biasanya akan ditetapkan oleh pihak penjual atau pihak yang memberikan hutang.
Jumlah denda bahkan bisa membengkak apabila berkali-kali masuk waktu jatuh tempo namun hutang belum juga terlunasi. Untuk itu adanya surat penagihan ini dapat menjadi senjata pengaman untuk pembeli atau pihak yang berhutang agar tidak mendapatkan denda.
Memang dalam hal ini pihak penjual tidak akan merasa dirugikan yang, namun pihak pembelilah yang akan menjadi pihak yang dirugikan. Maka surat penagihan ini juga punya kegunaan yang cukup penting bagi pihak yang berhutang.
Ilustrasi Kartu Kredit
Seorang penjual biasanya akan memberikan kesempatan untuk beberapa pembeli tertentu untuk melakukan kredit atau pembelian tidak langsung lunas. Namun biasanya kesempatan ini hanya diberikan kepada pembeli yang tidak punya jejak hutang banyak dan konsisten dalam pelunasan.
Karena banyaknya pembeli, biasanya penjual tidak bisa mengingat secara langsung mana pembeli yang layak diberikan fasilitas kredit atau tidak. Maka dalam hal ini surat penagihan akan sangat bermanfaat bagi penjual untuk melihat pembeli yang patut dipertimbangkan.
Penjual akan melihat berapa kali surat penagihan yang dilayangkan atau diberikan kepada pihak pembeli tersebut. Jika surat penagihan yang diberikan terlalu banyak, maka hal itu bisa jadi acuan atau pegangan bagi penjual untuk tidak memberikan kesempatan kredit.
Pemberian kesempatan kredit memang pada dasarnya akan merugikan pihak penjual. Apalagi jika pihak pembeli yang diberi kredit selalu melewati batas jatuh temponya pelunasa. Inilah mengapa surat tagihan sangat penting dibuat sebagai alat pemantau kualitas kredit pembeli.
Setelah mengetahui pengertian dan kegunaan dari surat tagihan, ini saatnya Anda sekalian belajar cara membuat surat tagihan yang baik dan benar. Untuk itu Anda bisa perhatikan contoh surat tagihan atas pembelian barang yang sering dibuat pihak penjual pada pembeli berikut ini:
PT Setia Abadi
Jalan Merdeka Jaya nomor 5 Jakarta
Telp. 3557321, Email: [email protected]
Website: setiaabadi.com
Jakarta, 8 Agustus 2022
Perihal: Penagihan Pelunasan Barang
Lampiran: 1 lembar
Kepada Yang Terhormat,
Pimpinan CV Media Karya
Jalan Sugeng Rawuh, nomor 4
Surabaya
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan pembelian kredit perusahaan kami di tanggal 17 Juli 2022, dengan pengiriman barang karton sebanyak 1000 buah atas nama CV Media Karya. Pembelian tersebut menghabiskan biaya yang harus dibayarkan sebesar 5 juta rupiah dengan tenggang waktu 1 Agustus 2022.
Namun hingga tanggal 8 Agustus yang bertepatan pada hari ini, pihak CV Media Karya belum melakukan pelunasan. Untuk itu kami dari PT Setia Abadi mengharapkan kesediaan responnya untuk segera melakukan pelunasan sebagaimana mestinya dan sesuai jumlah pembelian yang tercatat.
Jika CV Media Karya tidak segera melunasinya, maka dengan tidak mengurangi rasa hormat kami selaku pihak PT Setia Abadi terpaksa memberikan denda sesuai ketetapan perusahaan. Jika ada kendala, bisa langsung menghubungi pihak CS PT Setia Abadi.
Demikian surat penagihan ini kami buat, respon dari CV Media Karya akan sangat kami tunggu. Atas kesediaannya untuk merespon surat tagihan ini, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Setia Abadi
Secara umum surat penagihan harus dilengkapi dengan tanda tangan dan stempel perusahaan yang sah. Hal tersebut akan menunjukkan bahwa surat penagihan tersebut memang resmi dibuat oleh perusahaan dan sifatnya formal.
Ilustrasi Contoh Faktur Tagihan
Contoh surat tagihan pembayaran barang di atas bisa dijadikan acuan dalam membuat surat penagihan yang baik dan benar antara perusahaan penjual dengan perusahaan pembeli.
Baca Juga: Apa Pengertian Invoice? Jenis-jenis, Fungsi dan Contohnya
Bukti transaksi tentu saja memiliki peran yang penting dalam menjalankan usaha. Salah satu bukti transaksi tersebut bernama surat tagihan. Benar saja Anda juga harus mengerti segala tentang surat tagihan, komponen, jenis-jenis, hingga cara pembuatannya. Agar nantinya tidak ada kesalah pahaman antara Anda sebagai penjual dan customer Anda.
Namun, terkadang kita tidak memiliki waktu yang banyak untuk membuatkan surat tagihan, apalagi ketika mendapat penjualan yang banyak. Karena kita akan sibuk untuk mengurus hal-hal lain seperti pengecekan stok, pengecekan arus kas, dan operasional yang lainnya.
Ilustrasi Membuat Tagihan dengan Software Akuntansi Online Beecloud (Sumber: Bee.id)
Jika Anda merasa kewalahan menghadapi itu semua, Anda bisa menggunakan bantuan Software Akuntansi Online Beecloud supaya Anda lebih mudah menjalankan operasional usaha Anda. Beecloud merupakan software yang memiliki segala macam fitur yang bisa membuat Anda banyak memiliki waktu luang walaupun operasional usaha Anda sedang banyak-banyaknya.
