Dalam dunia bisnis, surat pesanan barang menjadi salah satu dokumen yang penting dalam proses pemesanan dan pengiriman barang. Dalam artikel ini, kami akan mengulas secara lengkap mengenai apa itu surat pesanan barang, kegunaannya, struktur yang benar, contoh surat pesanan barang serta tips-tips dalam menulis surat pesanan yang baik dan efektif.
Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan surat pesanan barang. Surat ini adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan atau individu untuk melakukan pemesanan terhadap suatu barang kepada supplier atau vendor.
surat pesanan didefinisikan sebagai surat dari pembeli kepada penjual yang berisi pesanan barang (Credit: Freepik)
Dalam surat pesanan barang, berbagai detail terkait pemesanan, seperti nama barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman, harus dicantumkan secara jelas.
Surat pesanan barang memiliki beberapa kegunaan penting dalam proses bisnis. Berikut adalah beberapa di antaranya:
Surat pesanan berperan sebagai bukti resmi bahwa ada permintaan pemesanan barang tertentu kepada supplier. Dengan adanya surat pesanan, pihak supplier memiliki informasi yang lengkap mengenai apa yang harus dipersiapkan dan dikirim.
Dalam surat pesanan ini, harga barang yang dipesan harus tercantum dengan jelas. Hal ini akan membantu pihak supplier untuk melakukan perhitungan harga yang akurat sesuai dengan jumlah pesanan yang dibutuhkan.
Surat pesanan memberikan petunjuk kepada supplier mengenai tanggal pengiriman dan alamat tujuan pengiriman. Dengan demikian, proses pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu dan sesuai lokasi yang diinginkan.
Surat pesanan juga berperan sebagai dasar pembayaran, terutama apabila telah disepakati bahwa pembayaran akan dilakukan setelah pemesanan diproses. Dokumen ini memastikan bahwa transaksi pembayaran dilakukan dengan benar sesuai dengan kesepakatan.
Sebelum Anda membuat surat pesanan, penting untuk memahami struktur yang benar agar dokumen tersebut terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pihak supplier. Berikut adalah komponen-komponen yang harus ada dalam surat pesanan barang:
Letakkan judul "Surat Pesanan Barang" di bagian atas dokumen untuk menunjukkan maksud surat secara jelas.
Tuliskan nama lengkap perusahaan Anda dengan jelas di bagian atas surat.
Cantumkan alamat lengkap perusahaan, termasuk kode pos, agar supplier tahu alamat tujuan pengiriman.
Sertakan nomor telepon perusahaan agar supplier dapat menghubungi jika diperlukan.
Tambahkan alamat email perusahaan sebagai sarana komunikasi alternatif yang efisien.
Tuliskan tanggal saat surat pesanan dibuat untuk keperluan arsip dan referensi.
Berikan nomor surat pesanan untuk memudahkan identifikasi dan pencatatan.
Tuliskan nama lengkap supplier atau vendor yang akan menerima pesanan.
Cantumkan alamat lengkap supplier atau vendor untuk proses pengiriman.
Sertakan nomor telepon supplier atau vendor agar dapat dihubungi jika diperlukan.
Tambahkan alamat email supplier atau vendor sebagai alternatif komunikasi.
Sebutkan nama barang yang dipesan secara jelas dan lengkap.
Tuliskan jumlah barang yang dipesan agar supplier dapat menyiapkan persediaan dengan tepat.
Cantumkan harga barang per unit atau total harga keseluruhan.
Hitung total harga keseluruhan pesanan, termasuk biaya tambahan jika ada.
Tentukan tanggal atau rentang waktu pengiriman yang diinginkan.
Tuliskan alamat lengkap tempat pengiriman barang agar supplier dapat mengirimkan dengan tepat.
Berikut adalah contoh template surat pesanan barang:
Contoh Surat Pesanan Barang (Credit: Scribd.com)
SURAT PESANAN BARANG
Nomor Surat Pesanan: 001/SPB/2023
Tanggal: 15 Maret 2023
Penyedia:
Mega Elektro
Jl. Jendral Sudirman No. 100
Jakarta Selatan
Pemesan:
Elektronik Jaya
Jl. Merdeka No. 100
Jakarta Pusat
List Barang Dalam Surat Penawaran (credit: bee.id)
Tanggal Pengiriman: 20 Maret 2023
Alamat Pengiriman:
Elektronik Jaya
Jl. Merdeka No. 100
Jakarta Pusat
Keterangan:
Pembayaran dilakukan melalui transfer bank ke rekening PT. Mega Elektro.
Barang yang dikirim harus sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.
Jika ada kerusakan pada barang saat pengiriman, maka akan diganti oleh PT. Mega Elektro.
Hormat Kami,
Elektronik Jaya
[Nama]
[Jabatan]
Contoh surat pesanan barang ini bisa Anda download templatenya di sini
Sebagai penutup, berikut beberapa tips dalam menulis surat pesanan barang yang baik dan efektif:
Ketika menulis surat pesanan, pastikan semua informasi terkait pemesanan tersebut tercantum dengan jelas dan lengkap. Rincian barang yang dipesan, seperti nama barang, merek (jika relevan), dan nomor model, harus disertakan untuk menghindari ambiguitas.
Ilustrasi pembuatan surat pesanan (Credit: Freepik)
Jumlah barang yang dipesan juga harus ditulis dengan benar dan jelas agar supplier dapat mempersiapkan persediaan dengan tepat. Selain itu, sertakan detail pengiriman seperti alamat lengkap dan kode pos untuk memastikan barang dikirim ke tempat yang tepat.
Surat pesanan merupakan dokumen resmi dalam dunia bisnis, oleh karena itu, gunakan bahasa yang formal dan profesional. Hindari penggunaan bahasa informal atau sehari-hari yang dapat mengurangi kesan serius surat tersebut.
Pilih kata-kata yang sopan dan sederhana agar surat mudah dipahami oleh pihak supplier. Penggunaan ejaan dan tata bahasa yang benar juga harus diperhatikan agar surat terlihat lebih terpercaya.
Sebelum mengirimkan surat pesanan, periksa kembali isi surat untuk memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan. Pastikan semua rincian yang dibutuhkan supplier, seperti nomor kontak, alamat email, dan data perusahaan, tercantum dengan benar.
Jika ada informasi tambahan yang relevan, misalnya, nomor referensi atau nomor kontrak, jangan lupa untuk mencantumkannya. Informasi yang akurat dan lengkap akan membantu proses pemesanan berjalan dengan lancar.
Sebagai bukti keabsahan dan penerimaan surat pesanan, mintalah tanda tangan dari pihak supplier. Tanda tangan ini menegaskan bahwa pihak supplier telah menerima pesanan Anda dan bersedia untuk memprosesnya.
Tanda tangan juga dapat berperan sebagai perlindungan hukum jika terjadi perselisihan di masa depan. Jangan lupa untuk menyertakan tanggal tanda tangan untuk mencatat kapan surat pesanan diterima.
Semoga artikel ini dapat memberikan pemahaman yang jelas tentang contoh surat pesanan barang, termasuk cara membuatnya, fungsi, struktur yang benar, dan tips dalam penulisannya.
Membuat surat penawaran ini memang susah-susah gampang apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu. Apalagi jika bisnis Anda bergerak di bidang retail. Yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu.
Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat penawaran. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya.
Dan yang paling penting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda. Dan salah satu softaware akuntansi yang sudah dilengkapi dengan surat penawaran penjualan yaitu software akuntansi online Beecloud.
Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/ sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.
Dengan mengikuti panduan yang kami berikan, Anda dapat menjamin kelancaran proses pemesanan dan pengiriman barang dalam bisnis Anda. Selamat mencoba dan semoga sukses.
