10 Contoh Surat Pengiriman Barang, Fungsi dan Formatnya

Mengirim dan menerima barang merupakan aktivitas rutin yang dilakukan pelaku usaha, khususnya untuk perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan barang. Untuk mendukung profesionalitas dan kepercayaan pihak bersangkutan diperlukan yang namanya contoh surat pengiriman barang.

Surat ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti pengiriman, tetapi juga sebagai alat komunikasi formal antara pengirim dan penerima. Terkait, rincian barang yang dikirim, jumlah, serta kondisi barang saat dikirim. Untuk Anda yang butuh contohnya, simak penjelasan artikel ini sampai selesai.

Apa itu Surat Pengiriman Barang?

Secara garis besar, surat pengiriman barang bisa diartikan sebagai dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat dan menginformasikan rincian pengiriman suatu barang dari pihak pengirim kepada penerima.

Selain itu, juga menjadi bukti tertulis bahwa barang telah dikirim sesuai dengan kesepakatan yang berlaku, baik dalam jumlah, jenis, maupun kondisi barang tersebut. Sehingga, secara tidak langsung surat pengiriman barang bisa menjadi media pihak pengirim dan penerima untuk menjaga transparansi dan kepercayaan.

Sederhananya, surat pengiriman barang adalah surat yang dilampirkan bersamaan dengan pengiriman barang, baik untuk perorangan, bisnis kecil maupun perusahaan besar. Surat pengiriman barang untuk apa? Untuk menjadi bukti agar pihak penerima mengetahui jika pihak pengirim sudah mengirim barang sesuai dengan daftar yang diinginkan.

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Seperti yang dijelaskan di atas, jika surat pengiriman bukan hanya sebagai dokumen formal saja, namun juga menjadi pendukung kelancaran bisnis Anda, karena apa? Karena surat pengiriman barang memiliki beberapa fungsi berikut ini:

1. Sebagai Bukti Pengiriman Barang

Salah satu fungsi surat bukti surat pengiriman barang adalah sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan oleh pengirim kepada penerima. Dengan adanya dokumen ini, Anda dapat mengonfirmasi bahwa proses pengiriman telah dilakukan sesuai dengan kesepakatan.

2. Mencatat Informasi Pengiriman Barang

Fungsi selanjutnya adalah sebagai pemberi informasi kepada penerima jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan apa yang diinginkan, karena di dalam surat ini merinci informasi tentang informasi barang mulai dari enis, jumlah, dengan ini pengirim juga dapat meminimalkan risiko kesalahan atau kekurangan dari barang yang dikirim.

3. Sebagai Bukti Transaksi dan Pendukung Proses Audit

Berikutnya, dapat digunakan sebagai arsip untuk keperluan audit atau pelaporan dikemudian hari. Karena, di dalam dokumen ini memuat informasi tentang transaksi pengiriman barang yang telah dilakukan, sehingga memudahkan Anda untuk melacak detail pengiriman di masa mendatang.

4. Meningkatkan Kepercayaan Pengirim dan Penerima

Dengan melampirkan surat pengiriman barang, Anda menunjukkan profesionalisme dan transparansi kepada penerima. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap layanan atau bisnis Anda.

5. Mempermudah Proses Klaim Jika Terjadi Kendala

Jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama proses pengiriman, surat ini bisa menjadi dokumen pendukung untuk mengajukan klaim kepada pihak ekspedisi atau asuransi.

Perbedaan Surat Jalan dan Surat Pengiriman Barang

Sama-sama digunakan dalam proses pengiriman barang, apakah ada perbedaan antara surat jalan dan surat pengiriman barang? Jawaban iya, kedua dokumen ini berbeda. Berbeda dari segi apanya?

1. Fungsi dan Kegunaan

Perbedaan surat jalan dan surat pengiriman barang pertama adalah dari segi fungsinya, Surat jalan digunakan sebagai dokumen pengangkutan barang yang diberikan kepada pihak logistik atau kurir untuk mencatat perjalanan pengiriman.

Sedangkan surat pengiriman barang berfungsi dokumen komunikasi formal antara pengirim dan penerima untuk mencatat rincian barang yang dikirim, sebagai bukti transaksi pengiriman.

2. Pihak yang Mengeluarkan Dokumen

Perbedaan kedua adalah dari siapa pihak yang mengeluarkan dokumen ini, Surat jalan biasanya dikirimkan oleh penyedia jasa pengiriman (logistik, kurir, atau transporter) untuk mencatat barang yang diangkut. Sedangkan surat pengiriman barang dikeluarkan oleh pengirim (penjual atau pemilik barang) kepada penerima sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.

3. Isi dan Rincian Informasi

Biasanya, isi dari surat jalan adalah informasi terkait rute perjalanan, identitas kendaraan atau driver, serta ringkasan barang yang diangkut. Fokusnya pada aspek transportasi. Sedangkan isi dari surat pengiriman barang adalah informasi lengkap mengenai nama, jumlah, jenis, kondisi barang hingga informasi pengirim dan penerima.

Baca Juga: 4+ Contoh Surat Jalan Barang, Pengertian dan Kegunaannya

Format Surat Pengiriman Barang

Adapun komponen dan isi surat pengiriman barang adalah sebagai berikut:

Format Surat Pengiriman Barang (Credit: bee.id)

1. Kop Surat, berisi identitas perusahaan pengirim, termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Kop surat berfungsi sebagai penanda bahwa perusahaan memiliki identitas yang resmi dan legal.
2. Nomor Surat, digunakan untuk pengarsipan dan referensi internal perusahaan. Nomor ini membantu dalam mengidentifikasi dan melacak surat tertentu dengan mudah.
3. Tanggal Surat, menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikirim. Tanggal ini penting untuk mengetahui waktu pengiriman dan sebagai referensi dalam komunikasi bisnis.
4. Nama dan Alamat Penerima, untuk memastikan barang dikirim ke lokasi yang tepat. Informasi ini penting agar pengiriman barang sampai ke tangan yang tepat.
5. Perihal Surat, menjelaskan inti dari surat tersebut secara singkat, seperti "Pemberitahuan Pengiriman Barang" atau "Konfirmasi Pengiriman Pesanan". Perihal surat membantu penerima dan pengirim agar bisa dengan cepat mengidentifikasi tujuan surat dan memahami kontennya.
6. Rincian Pesanan Barang, termasuk nama barang, jumlah, spesifikasi, dan harga per unit. Rincian ini memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan memudahkan penerima dalam memeriksa barang yang diterima.
7. Metode Pengiriman, informasi mengenai cara pengiriman barang, seperti melalui jasa kurir, pengiriman laut, atau udara, serta nomor resi atau tracking untuk memantau status pengiriman.
8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim, mencantumkan tanda tangan dan nama lengkap pengirim sebagai bentuk otoritas dan tanggung jawab atas pengiriman barang.

Contoh Surat Pengiriman Barang

Berikut beberapa contoh surat pengiriman barang yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Contoh Surat Permohonan Pengiriman Barang

Surat Pengiriman Produk Sederhana(Credit: bee.id)

2. Contoh Text Surat Permohonan Pengiriman Barang

[Logo Perusahaan]

KOP SURAT

Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: [Tanggal Surat]

Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]

Perihal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pesanan Anda tertanggal [Tanggal Pesanan] dengan nomor [Nomor Pesanan], kami informasikan bahwa barang pesanan Anda telah kami kirim pada tanggal [Tanggal Pengiriman] melalui [Metode Pengiriman] dengan nomor resi [Nomor Resi].

Berikut adalah rincian barang yang dikirim:

No. | Nama Barang | Jumlah | Harga per Unit | Total Harga
----|-------------|--------|----------------|------------
1 | [Nama Barang 1] | [Jumlah] | [Harga] | [Total Harga]
2 | [Nama Barang 2] | [Jumlah] | [Harga] | [Total Harga]
... | ... | ... | ... | ...

Total Pembayaran: [Total Pembayaran]

Demikian informasi ini kami sampaikan. Kami berharap barang dapat diterima dengan baik dan sesuai harapan Anda. Jika terdapat pertanyaan atau keluhan, silakan menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Email].

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Perusahaan]

3. Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang (Credit: Scribd)

4. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Word

Surat Pengiriman Barang (Credit: Scribd.com)

5. Contoh Surat Pengiriman Barang JNE

Contoh Surat Pengiriman JNE (Credit: sribd.com)

6. Contoh Surat Pengiriman Barang Elektronik

Contoh Surat Pengiriman Produk Elektronik (Credit: Scribd.com)

7. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang (Credit: Scribd.com)

8. Contoh Surat Pengiriman Semi Block Style

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang Semi Block Style (Credit: Scribd.com)

9. Contoh Surat Perjanjian Pengiriman

Contoh Surat Penjanjian Pengiriman (Credit: Scribd.com)

10. Download Contoh Surat Pengiriman Barang Word dan PDF

Download contoh surat pengiriman barang WORD dan PDF pada ikon di bawah ini:

Kesimpulan

Dari penjelasan di aras, bisa disimpulkan jika surat pengiriman barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat detail pengiriman barang dari penjual atau pengirim kepada pembeli atau penerima. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman, memastikan kesesuaian antara barang yang dikirim dan pesanan, serta mempermudah proses pencatatan dan pelacakan barang.

Selain itu, surat ini juga membantu menghindari sengketa antara pihak pengirim dan penerima dengan mencantumkan informasi penting seperti tanggal pengiriman, rincian barang, jumlah, dan tanda tangan pihak terkait. Nah itu dia penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan surat pengirman barang dan contohnya, semoga bermanfaat!