Hutang piutang antara penjual dan pembeli adalah hal yang biasa. Tapi bagaimana jika pembeli sulit membayar utang sehingga harus dikirim surat penagihan. Cara membuat suratnya bisa dilihat di contoh surat penagihan yang sesuai dengan jenis surat penagihannya.
Tak hanya antara penjual dan pembeli saja tapi surat penagihan ini juga bisa dibuat oleh perorangan, pada pihak lain yang meminjam uang padanya. Surat tagihan di bidang usaha/bisnis, menjadi penyelesai masalah dan media penagihan yang tepat.
Ilustrasi Membaca Surat Tagihan (Sumber: Freepik.com)
Surat tagihan atau surat penagihan merupakan jenis surat yang diberikan pada pihak penerima utang misalnya pembeli, dari pihak pemberi piutang misalnya penjual. Pemberian surat tagihan ini biasanya disebabkan oleh alasan yang berhubungan dengan kesepakatan bersama di awal.
Surat tagihan juga bisa menjadi opsi pada saat pihak pembeli belum membayar utangnya, di batas waktu pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya atau pihak pembeli masih juga belum menunaikan kewajibannya dalam membayar utang.
Tidak kunjung membayar utang dari pihak pembeli, berpotensi merugikan pihak penjual yang memberi utang. Hal itu disebabkan oleh, uang yang harusnya diterima penjual bisa diputar kembali sebagai modal atau sebagai keuntungan dari bisnis yang dijalankannya.
Tapi karena pembayarannya tidak lancar sesuai dengan batas waktu yang sudah diberikan, maka aktifitas di perusahaan tersebut pun menjadi terhambat dan muncul kendala. Itulah sebabnya penting sekali membuat surat tagihan dengan contoh surat penagihan yang benar.
Baca Juga: Cara Setting Beda Alamat Pengiriman dan Penagihan
Ilustrasi Ekspresi Membaca Surat Tagihan (Sumber: Freepik.com)
Pada umumnya, surat tagihan akan dikirimkan hanya pada pembeli yang menunggak pembayaran utang saja atau pelunasannya lewat dari tanggal yang telah disepakati sebelumnya. Fungsi utama dari surat tagihan adalah menjadi pengingat bagi pembeli yang belum membayar utang.
Berikut ini fungsi lainnya dari surat tagihan itu sendiri:
Surat yang di dalamnya berisi penagihan baik pada pembeli atau pelanggan, akan menjadi solusi pada saat suatu perusahaan kesulitan dalam menagih pembeli mengenai kewajibannya dalam membayar utang.
Dengan adanya sebuah pemberitahuan secara tertulis yang berupa surat penagihan, maka hal itu akan memberi efek pada pembeli agar lebih responsif untuk memberi kabar mengenai utang yang belum dibayarnya.
Bahkan terkadang ada saja pembeli yang memberi respon buruk ketika sudah waktunya membayar angsuran pada pihak pemberi utang.
Bisa jadi yang tertagih lupa mengenai batas waktu pembayaran utang sehingga surat penagihan ini bisa menjadi pengingat. Misalnya dalam hal membeli barang secara kredit atau yang berupa cicilan.
Bisa juga pembeli lupa dengan tanggal jatuh tempo pembayaran sampai tanggalnya terlewat. Hal ini sering terjadi juga pada sebagian orang dalam hal pembayaran utang.
Padahal dalam kenyataannya ia bisa membayar tagihannya sampai lunas, tapi karena alasan tertentu misalnya banyaknya kegiatan/kesibukan maka ia lupa membayar utang. Maka dibutuhkan surat penagihan yang akan mengingatkan mereka agar tidak lupa.
Ilustrasi Credit Score
Seringnya surat penagihan diberikan oleh perusahaan pada pembeli, akan memudahkan perusahaan dalam menilai kualitas si pembeli tersebut. Maka pada kesempatan berikutnya perusahaan akan mempertimbangkan kembali sebelum setuju memberikan kredit.
Sehingga pihak perusahaan pun tahu bahwa si pembeli tidak layak diberi pinjaman kredit dengan histori pembayaran yang buruk.
Surat tagihan juga berfungsi sebagai bukti bahwa memang ada transaksi jual beli antara pihak pembeli dan penjual. Sehingga jika urusannya menjadi panjang dan dilanjutkan dengan proses hukum, apabila salah satu pihak menyalahi kesepakatan yang sudah terjadi.
Bukti pembelian pun akan memudahkan penjual atau suatu perusahaan dalam memperoleh haknya, dan bisa juga digunakan untuk mencocokkan mana yang sudah lunas dan mana utang yang belum lunas.
Dalam hal pembelian barang secara kredit, secara umum akan ada sangsi pada saat ada keterlambatan pembayaran misalnya denda yang akan dihitung per hari.
Supaya kerugian dari si pembeli tidak semakin besar dengan denda yang terus bertambah, maka mereka harus diingatkan lagi dengan dilayangkannya surat tagihan. Dengan begitu, pembeli pun akan menyiapkan dananya untuk membayar utang.
Persiapan dana ini bisa dilakukan dari jauh-jauh hari agar tidak terkena denda dan bisa membayar tepat waktu.
Ilustrasi Surat Tagihan
Dalam surat tagihan terdapat beragam informasi penting yang berhubungan dengan transaksi yang telah dilakukan. Dalam surat itu juga ada beberapa komponen penting seperti yang diuraikan di bawah ini:
Nomor urut dalam surat harus jelas agar lebih mudah dipantau. Misalnya untuk surat tagihan yang pertama, kedua, dan seterusnya. Apakah surat tagihan ini ditujukan untuk pelanggan yang sama atau berbeda, juga bisa diketahui dari nomor registrasi itu sendiri.
Dalam mencocokkan nomor order yang ada apakah belum dibayar atau sudah dibayar tapi masih ada sejumlah tunggakan. Nomor order ini juga akan memudahkan pemeriksaan utang mana yang sudah lunas dan mana yang belum lunas.
Kode transaksi apabila melakukan pembelian secara online dapat menjadi nomor virtual pembayaran.
Surat tagihan ini juga bisa digunakan untuk mencocokkan jenis barang apa yang dibeli, jumlah barangnya, harga per unit, tipe barangnya, tanggal pembelian dan lain sebagainya.
PT Maju Jaya
Jl Gajah No 80
Jakarta
Nomor : 372/KL/II/2019 17 Mei 2019
Lamp : Faktur
Hal : Penagihan Pembayaran
Kepada
CV Jaya Abadi
Jl Harimau No 123
Bandung
Dengan hormat,
Kami memberitahukan melalui surat ini mengenai pembukuan kami, bahwa Anda masih mempunyai kewajiban yang belum dibayar sebanyak Rp.10.000.000,- sesuai dengan faktur No.145/KM/III/2019 yang kami lampirkan salinannya bersama surat ini.
Mengingat pembayaran tidak dilakukan sejak 3 bulan dari tanggal yang sudah disepakati bersama, kami sangat berharap Anda dapat segera melunasinya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
PT Maju Jaya
Rudi Silalahi
Manajer Keuangan
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Mira Lesmana
NIK : 21897484
Alamat : Jl Kebon Rawu No 90 Bandung
Pekerjaan : PNS
Disebut sebagai pihak pertama.
Nama : Yanto Sudiro
Alamat : Desa Kampung Manggis No 89 Bandung
Pekerjaan : Wiraswasta
Disebut sebagai pihak kedua.
Dengan surat ini menyatakan bahwa pihak pertama memberi kuasanya pada pihak kedua dalam menagih utang atas pembelian bahan bangunan sebesar Rp.20.000.000,-, kepada Bapak Ahmad.
Diharapkan segera dibayar dengan mentransfernya ke Rekening Bank ABC A.n Mira Lesmana dengan nomor rekening 1273364.
Demikian surat ini dibuat dan bisa dipergunakan sedemikian rupa.
Bandung, 7 Juli 2020
Pihak Kedua Pihak Pertama
(Yanto Sudiro) (Mira Lesmana)
Baca Juga: Contoh Surat Tagihan Dan Kegunaannya
Beberapa contoh surat penagihan di atas bisa menjadi referensi dalam membuat surat tagihan dari pihak perusahaan ke pihak konsumen dengan langkah yang benar.
Terkadang kita tidak memiliki waktu yang banyak untuk membuatkan surat tagihan, apalagi ketika mendapat penjualan yang banyak. Karena kita akan sibuk untuk mengurus hal-hal lain seperti pengecekan stok, pengecekan arus kas, dan operasional yang lainnya.
Jika Anda merasa kewalahan menghadapi itu semua, Anda bisa menggunakan bantuan Software Akuntansi Online Beecloud supaya Anda lebih mudah menjalankan operasional usaha Anda. Beecloud merupakan software yang memiliki segala macam fitur yang bisa membuat Anda banyak memiliki waktu luang walaupun operasional usaha Anda sedang banyak-banyaknya.
Coba gratis di banner atau klik di sini.
