Surat niaga sering digunakan oleh para pelaku bisnis untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Ada beberapa jenis surat niaga, di mana penulisannya disesuaikan dengan tujuannya masing-masing. Untuk lebih jelasnya bisa menyimak contoh surat niaga yang akan dijelaskan lebih lanjut.
Pihak yang biasa membuat surat niaga adalah pemilik bisnis, baik itu bisnis perseroan atau perseorangan. Tetapi seringkali pemilik bisnis melimpahkan tugas tersebut kepada karyawan. Karena itu, sebaiknya karyawan memahami cara membuatnya agar bisa membuat surat niaga dengan baik.
Ilustrasi Tanda Tangan Surat Niaga (Sumber: Freepik.com)
Merupakan alat komunikasi tertulis untuk mengiringi prosedur dan proses bisnis.
Surat niaga adalah alat yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk melakukan transaksi bisnis yang terdiri dari surat kepada pemasok dan pelanggan.
Arti surat niaga yakni surat resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk keperluan bisnis atau usaha tertentu.
Tindakan (usaha) yang berhubungan dengan urusan bisnis, perdagangan, atau niaga.
Surat niaga dipakai sebagai alat komunikasi tertulis. Surat ini berisi informasi penawaran barang yang berhubungan dengan aktivitas perdagangan.
Bentuk perjanjian kerja sama dalam dunia usaha biasanya berupa surat niaga. Surat tersebut merupakan bukti bahwa kedua pelaku usaha sudah menyepakati suatu perjanjian bisnis. Apabila suatu saat terjadi perselisihan, maka surat tersebut bisa dijadikan rujukan.
Contoh surat niaga yang bisa dijadikan panduan kerja seperti surat keputusan atau surat perintah.
Melalui surat niaga, perusahaan dapat memperkenalkan produknya kepada perusahaan lain disertai dengan katalog atau daftar harga terbaru.
Terkadang komunikasi yang dilakukan secara langsung menyebabkan adanya kesalahpahaman. Tetapi melalui surat niaga, pesan bisa disusun secara rapi dan jelas sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.
Pengajuan surat niaga lebih efisien daripada menghubungi seluruh konsumen atau mitra secara langsung.
Ilustrasi Diskusi Masalah Surat Niaga Photo by Gabrielle Henderson on Unsplash
Format yang digunakan untuk menulis surat niaga hampir sama dengan penulisan surat resmi (bisnis) lainnya. Yang sedikit membedakan adalah pada bagian isi dan perihal.
Pada bagian kepala surat berisi nama , alamat jelas, dan nomor telepon perusahaan yang membuat surat niaga.
Untuk tempat dan tanggal bisa terletak di atas atau bawah. Bisa di sebelah kiri maupun kanan sesuai dengan format masing-masing perusahaan.
Pembuatan nomor surat disesuaikan dengan urutan atau formatnya bisa berbeda setiap perusahaan. Kolom hal diisi dengan maksud dari surat niaga tersebut. Sedangkan untuk lampiran diisi apabila dalam surat tersebut dilampirkan beberapa berkas lainnya.
Dalam menulis nama penerima harus diawali dengan ‘Yth’ (Yang Terhormat). Alamat penerima disesuaikan dengan alamat perusahaan yang akan menerima surat niaga tersebut.
Pada umumnya salam pembuka surat niaga adalah ‘Dengan Hormat’.
Isinya bisa disesuaikan dengan tujuannya. Untuk lebih jelasnya bisa melihat contoh surat niaga di bawah ini.
Bagian ini diisi dengan salam penutup dan ucapan terima kasih kepada pihak yang berkenan menerima surat niaga tersebut.
Di baris paling akhir berisi nama, tanda tangan, dan jabatan pembuat surat beserta stempel perusahaan.
Berikut ini beberapa contoh surat bisnis yang bisa dijadikan referensi:
| PT Indah Sejahtera
Jalan Bahtera No. 100 Jakarta Telp. 021-21212321 |
| Nomor : 101/PIS/SNP/2022
Hal : Penawaran Lampiran : 1 Berkas Kepada Yth. PT Bintang Baru Jalan Baru No. 110 Jakarta Dengan Hormat, Dengan surat ini, kami hendak memperkenalkan perusahaan kami PT Indah Sejahtera yang memproduksi barang keperluan rumah tangga yang telah beroperasi selama 10 tahun. Produk-produk kami memiliki harga yang bersaing dan telah banyak digunakan oleh konsumen. Sesuai dengan informasi yang kami peroleh bahwa PT Bintang Baru adalah perusahaan retail yang menjual barang-barang rumah tangga dan telah dipercaya oleh banyak konsumen. Sehubungan dengan hal tersebut, kami hendak memperkenalkan produk kami agar bisa melakukan kerja sama. Sebagai bahan pertimbangan, kami juga akan mengirimkan beberapa contoh barang rumah tangga yang diproduksi oleh perusahaan kami beserta rincian harganya. Demikian surat penawaran kami sampaikan, atas perhatiannya kami mengucapkan banyak terima kasih. Jakarta, 2 November 2022 Hormat Kami, PT Indah Sejahtera Jeje Irawan Direktur Pemasaran |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Baca Juga: 4 Tools Aplikasi Bikin Surat Penawaran
Buatlah surat niaga dengan baik dan benar sesuai contoh surat niaga yang telah dijelaskan tersebut agar ajakan kerjasama dengan perusahaan atau mitra bisa terjalin dengan baik. Hindari membuat surat niaga yang terkesan memaksa.
Membuat surat niaga memang susah-susah gampang apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu. Apalagi jika bisnis Anda bergerak di bidang retail. Yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu.
Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat niaga. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya.
Dan yang paling penting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda. Dan salah satu softaware akuntansi yang sudah dilengkapi dengan surat penawaran penjualan yaitu software akuntansi online Beecloud.
Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/ sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.
Dari pada Anda penasaran langsung saja deh dibuktikan sendiri. Apalagi beecloud juga menyediakan gratis uji coba. Langsung saja klik disini ya untuk mencoba versi gratisnya.
Semoga artikel mengenai surat penawaran ini dapat membantu dalam mengembangkan bisnis Anda. Jika ada yang ingin ditanyakan jangan sungkan-sungkan untuk koment dibawah ya. Sampai jumpa dengan artikel-artikel selanjutnya.
