Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya

Dalam memulai bisnis para pengusaha biasanya membutuhkan contoh SOP Perusahaan untuk dijadikan sebagai panduan dalam menjalankan bisnisnya. Dalam artikel ini kita akan membahas mengenai contoh, komponen hingga cara membuatnya.

Secara pengertian SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure, yang merupakan serangkaian pedoman tertulis yang merinci langkah-langkah dan prosedur yang harus diikuti oleh karyawan atau anggota organisasi dalam menjalankan tugas atau aktivitas tertentu.

Adapun tujuan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi memahami dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan konsistensi dan efisiensi.

Baca Juga: Pentingnya Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Fungsi SOP Perusahan

Berikut adalah lima fungsi utama SOP dalam konteks perusahaan:

1. Konsistensi Operasional

Fungsi SOP pertama adalah  membantu menciptakan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dan proses di perusahaan. SOP memastikan bahwa setiap karyawan atau anggota tim melakukan tugas mereka dengan cara yang sama. Ini mengurangi variabilitas dan meningkatkan prediktabilitas hasil.

2. Keamanan dan Kepatuhan

Kedua adalah keamanan dan kepatuhan, dengan menyediakan instruksi rinci tentang praktik yang aman dan sesuai dengan peraturan, SOP membantu perusahaan mematuhi standar keselamatan kerja, peraturan pemerintah, dan persyaratan industri. Ini penting untuk menghindari potensi risiko hukum dan kecelakaan kerja.

3. Pelatihan Karyawan

Selanjutnya adalah berfungsi sebagai alat pelatihan yang efektif bagi karyawan baru dan yang sudah ada. Dokumen ini memberikan panduan yang jelas tentang cara menjalankan tugas tertentu dan membantu mempercepat kurva pembelajaran.

Karyawan dapat mengacu pada SOP untuk memahami langkah-langkah operasional yang benar dan menghindari kesalahan.

4. Pengelolaan Risiko

Berikutnya membantu dalam pengelolaan risiko dengan menyediakan prosedur yang terstruktur untuk mengatasi situasi darurat atau masalah potensial.

Dengan memiliki langkah-langkah yang telah teruji, perusahaan dapat merespon cepat terhadap perubahan kondisi atau peristiwa yang tidak terduga.

5. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan SOP yang baik, perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi. Proses yang terstandarisasi dan dikelola dengan baik meminimalkan waktu yang terbuang dan meningkatkan produktivitas. SOP juga menciptakan dasar untuk evaluasi dan perbaikan berkelanjutan dalam operasional perusahaan.

Secara keseluruhan, SOP berperan kunci dalam menciptakan lingkungan kerja yang terorganisir, efisien, dan sesuai dengan standar kualitas dan keamanan yang ditetapkan oleh perusahaan.

Komponen SOP Perusahaan (Foto: detik.net.id)

Komponen dalam SOP Perusahan

Ada beberapa hal yang biasanya dibahas dalam SOP perusahaan meliputi

• Tujuan Prosedur: Menjelaskan mengapa prosedur ini ada dan tujuan apa yang ingin dicapai melalui penerapan prosedur tersebut.
• Langkah-langkah Operasional: Rincian langkah-langkah yang harus diikuti untuk menyelesaikan suatu tugas atau aktivitas. Ini dapat mencakup petunjuk langkah demi langkah, daftar periksa, atau diagram alur.
• Tanggung Jawab: Menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menjalankan langkah-langkah tertentu atau bagian tertentu dari prosedur.
• Waktu dan Frekuensi: Menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan langkah-langkah tertentu dan seberapa sering prosedur ini harus diulang.
• Kontrol Kualitas: Menjelaskan cara memastikan bahwa hasil yang diinginkan tercapai dan memberikan petunjuk untuk pengendalian kualitas atau pemeriksaan.
• Pemecahan Masalah: Menyertakan langkah-langkah untuk mengatasi masalah atau kendala yang mungkin timbul selama pelaksanaan prosedur. Referensi atau Dokumentasi Tambahan: Mengacu pada dokumen atau sumber daya lain yang dapat membantu dalam menjalankan prosedur tersebut.

Contoh SOP Perusahaan Makanan

Berikut ini adalah contoh sederhana SOP (Standard Operating Procedure) untuk sebuah perusahaan makanan yang menghasilkan dan menjual kue:

#SOP: Produksi dan Penjualan Kue

#Tujuan

Memastikan produksi dan penjualan kue dilakukan dengan konsistensi, keamanan, dan kebersihan yang tinggi.

#Langkah-Langkah Operasional

a. Bahan Baku

• Pesan bahan baku (tepung, gula, mentega, telur, dll.) dari pemasok terpercaya.
• Periksa kualitas bahan baku saat tiba dan catat di buku catatan penerimaan barang.

b. Persiapan Area Produksi

• Pastikan area produksi bersih dan steril sebelum memulai produksi.
• Pastikan semua peralatan (oven, mixer, timbangan) dalam kondisi baik dan telah dibersihkan.

c. Pembuatan Adonan

• Ikuti resep standar untuk setiap jenis kue.
• Gunakan alat pengukur untuk memastikan proporsi bahan yang benar.
• Catat jumlah dan waktu produksi untuk setiap batch.

d. Proses Pencetakan dan Pembentukan

• Gunakan cetakan dan alat pembentukan yang bersih dan steril.
• Pastikan setiap kue memiliki ukuran dan bentuk yang konsisten.
• Catat setiap tahap produksi untuk pelacakan.

e. Proses Pemasakan

• Panaskan oven sebelum penggunaan.
• Atur suhu dan waktu memasak sesuai dengan resep.
• Periksa kematangan kue sebelum mengeluarkan dari oven.

f. Pendinginan dan Penyimpanan

• Biarkan kue mendingin sebelum dikemas.
• Simpan kue dalam wadah tertutup untuk menjaga kesegaran.
• Catat tanggal produksi untuk manajemen inventaris.

g. Pengepakan

• Gunakan kemasan yang bersih dan sesuai dengan standar perusahaan.
• Pastikan setiap kue dikemas dengan rapi dan aman.
• Cantumkan informasi produk dan tanggal kadaluarsa pada kemasan.

h. Penjualan

• Atur display produk dengan menarik di area penjualan.
• Layani pelanggan dengan ramah dan informatif.
• Rekap penjualan harian dan catat stok yang terjual.

# Kontrol Kualitas

• Lakukan pengujian kualitas secara berkala.
• Amati umpan balik pelanggan untuk perbaikan produk.

#Pemecahan Masalah

• Jika terjadi masalah kualitas atau keluhan pelanggan, laporkan kepada manajemen.
• Identifikasi penyebab masalah dan terapkan tindakan perbaikan.

#Referensi atau Dokumentasi Tambahan

• Simpan semua resep dan catatan produksi.
• Pemeliharaan rutin peralatan produksi.

—----------------- Contoh SOP Perusahaan pdf —------------------

Anda dapat sesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik spesifik dari perusahaan makanan yang bersangkutan. SOP harus selalu diperbarui sesuai dengan perubahan proses atau kebijakan perusahaan.

Ilustrasi HR Menyusun SOP Perusahaan (Foto: Freepik.com)

Cara Menyusun SOP Perusahaan

Berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan dalam menyusun SOP Perusahaan:

1. Identifikasi Proses yang Akan Dijelaskan:

Tahap pertama dalam menyusun SOP perusahaan adalah mengidentifikasi proses atau aktivitas yang akan dicakup oleh SOP. Penting untuk memilih proses yang memiliki relevansi dan dampak signifikan terhadap operasional perusahaan agar SOP memiliki nilai praktis dan memberikan kontribusi yang maksimal.

2. Definisikan Tujuan dan Lingkup SOP

Setelah proses teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan dengan jelas tujuan SOP. Pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin dicapai dengan menerapkan prosedur ini akan membantu dalam menentukan langkah-langkah operasional.

Sertakan juga batasan atau lingkup SOP untuk memberikan pemahaman yang tepat kepada pembaca.

3. Identifikasi Pihak yang Terlibat

Setelah tujuan dan lingkup SOP ditetapkan, identifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut. Siapa yang akan melaksanakan langkah-langkah, siapa yang bertanggung jawab atas tahapan tertentu, dan siapa yang perlu memberikan persetujuan?

Langkah ini membantu memastikan bahwa peran dan tanggung jawab setiap pihak terdefinisi secara jelas.

4. Rinci Langkah-langkah Operasional

Deskripsikan langkah-langkah operasional secara rinci. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari ambiguasi. Sertakan informasi terkait seperti waktu yang dibutuhkan, peralatan yang digunakan, dan standar kualitas yang harus dipenuhi. Rincian ini mendukung pemahaman dan implementasi yang konsisten.

5. Atur Format dan Struktur

Penetapan format dan struktur SOP menjadi tahap selanjutnya. Biasanya, SOP mencakup sejumlah bagian seperti tujuan, tanggung jawab, langkah-langkah operasional, kontrol kualitas, dan referensi tambahan. Pastikan struktur yang dipilih memudahkan pembaca untuk memahami dan mengikuti prosedur dengan jelas.

6. Konsultasi dan Review

Sebelum SOP diimplementasikan, melibatkan pihak-pihak terkait dalam proses konsultasi dan review. Dapatkan umpan balik dari mereka yang terlibat langsung dalam proses, serta pihak-pihak yang memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan operasional. Tinjauan ini memastikan bahwa SOP sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan.

7. Pelatihan dan Implementasi

Setelah SOP disusun dan direview, langkah terakhir adalah pelatihan dan implementasi. Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proses telah mendapatkan pelatihan yang memadai untuk memahami dan menjalankan SOP dengan benar. Pantau pelaksanaan SOP secara berkala dan lakukan pembaruan jika diperlukan untuk menjaga konsistensi dan relevansi.

Baca Juga: Apa itu SOP? Begini Langkah-Langkah Pembuatannya

Kesimpulan

SOP (Standard Operating Procedure) perusahaan adalah panduan tertulis yang memberikan langkah-langkah operasional yang terinci untuk memastikan konsistensi, keamanan, dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas atau aktivitas tertentu.

Dalam contoh SOP untuk perusahaan makanan, langkah-langkah mencakup pengelolaan bahan baku, persiapan area produksi, hingga proses penjualan. Hal ini bertujuan untuk menjaga standar kualitas, memastikan keamanan pangan, dan menciptakan produk yang konsisten.